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廣東出臺政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法及標準

2021/7/27 16:15:23 來源：行業動態作者：小博瀏覽量： 174

近日，廣東省檔案局與廣東省政務服務數據管理局聯合印發《廣東省政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）、《廣東數字政府政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理技術規范》（以下簡稱《技術規范》）和《廣東省統一申辦受理平臺與部門檔案管理系統對接規范》（以下簡稱《系統對接規范》）。

據悉，這是為貫徹落實黨中央、國務院關于加快推進“互聯網+政務服務”工作的決策部署和廣東省政府《關于加快數字化發展的意見》要求，進一步提升廣東政務服務質量，推動政務服務便民化的工作內容。廣東相關部門正在積極探索符合地方實際的政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理模式。

《管理辦法》從深化廣東數字政府“一網通辦”、構建“一網統管”制度體系入手，對廣東政務服務網相關系統形成電子文件的歸檔和電子檔案管理進行規范，提出了構建政務服務數據主管部門、檔案主管部門、綜合檔案館、政務服務機構分工協作的工作機制，明確了各級政務服務機構的歸檔主體責任和同一事項涉及多個參與部門時各方的職責，并對政務服務事項電子文件的采集、形成、歸檔、數據交換以及電子檔案的共享利用和移交進館等工作提出了要求。《管理辦法》明確了符合國家有關規定的政務服務事項電子文件應以電子形式歸檔和移交，為正在開展的廣東政務服務網相關系統電子文件單套歸檔試點工作提供了工作依據。

《技術規范》作為廣東數字政府建設檔案基礎數據標準，從功能需求、技術流程、歸檔信息包組織結構以及元數據規范和歸檔范圍等方面為政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理提供了技術規范。

《系統對接規范》為電子檔案管理系統對接廣東省統一申辦受理平臺提供了標準規范，目前，廣東省檔案館建設的集中式數字檔案室系統以及若干省直單位自建的電子檔案管理系統已按照該規范對接廣東省統一申辦受理平臺，為下一階段大規模推廣積累經驗。

兩項標準規范利用廣東數字政府改革建設以來沉淀的統一時間戳、電子印章、OFD版式文件轉換等基礎支撐能力，保障申辦表單、審批材料等政務服務事項辦理全流程電子文件的真實、完整、可用和安全，為廣東探索政務服務類電子文件單套歸檔提供了標準支撐。

據了解，目前一些單位的文件檔案工作還是采用事后管理的模式。檔案管理員在歸檔的時候，集中把檔案掃描、錄入、上傳、整理等工作全做完，對電子文件也是需要重頭整理、分類、入檔，經常被文件檔案收集困難、工作重復、費時費力等問題困擾。

會博通文件檔案知識綜合管理系統，可以實現文件電子文件的實時歸檔，省時高效。

現在大部份的文件，如公文、合同、項目文件等，基本上都是通過OA、企業微信、釘釘等信息系統流轉產生的，通過會博通提供的對應接口，電子文件都可以分門別類移交導入會博通系統中，并根據預先設定的規則，實現輔助或自動歸檔。

對于紙質文件，也可以由部門整理好對應的紙質文件，并上傳到會博通系統中，可采用無紙化、數字化流程辦理移交接收手續，檔案管理員再使用會博通的歸檔編輯工具，將接收到的文件，采用自動或手動歸檔的方式，進行歸檔操作，對于不需要歸檔的文件，則可將其轉入資料庫中。

此外，會博通軟件系統還具有權限自定義、加密、防擴散水印、實時監控操作過程、自動記錄操作痕跡等安全功能，并且，支持OFFICE、PDF、圖片、音視頻等各種常用格式的文件。

廣東省政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法及其相關標準規范的出臺，有效服務了廣東加快數字化轉型發展。期待廣東省政務服務的進一步升級發展，實現電子文件歸檔管理和電子檔案管理的更加有效規范，并精簡事項辦理過程對紙質材料的依賴，實現進一步減輕基層工作人員負擔，群眾辦事也更加便捷。會博通軟件科技希望將自己在文件與檔案管理信息化領域三十余年的經驗，貢獻給社會，讓文檔真正為組織創造價值。