河南特大洪災示警：檔案信息化建設刻不容緩

7月下旬以來，全國人民的目光被河南發生的特大洪澇災害所吸引。302人遇難，50人失蹤深深的刺痛著全國人民的心，因為這意味著至少有352個家庭失去了血脈相連的親人。

這一次災情再一次讓人們意識到，天災來臨時，做好充分的防汛準備是多么重要的事情。小會了解到在此次鄭州洪災發生時，南水北調中線建管局檔案館（下稱：檔案館）聞“汛”而動，積極響應，迅速組織防汛準備，第一時間傳達局黨組有關防汛抗災會議精神，通過檔案館全體人員的努力，最終在此次洪災中檔案庫房無一受損，全部檔案安然無恙。

然而，經過此次災情的考驗，讓很多檔案管理工作從業者意識到電子檔案的重要性，一旦實體檔案如果受到洪災的影響，電子檔案就能夠保障所有檔案資料的完整性，加強檔案信息化建設成了檔案管理工作者的共識。

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一、系統層面把控企業專有知識內容的創建，不再散落在個人手中

文檔是承載企業經營管理行為以及成果的重要載體，每個企業員工都可以在系統中，套用文件模板、上傳本地文件、或者直接新建超文本、Word、PPT、Excel等各種格式文件。如：記事、方案、合同、報價、策劃案等。

二、全面信息的可流程化處理，標準化與自定義并行，實現企業流程管控與內外協作

文檔創建后，既可保存，亦可發起流程，實現內部以及內外配合的工作協作，支持套用流程模板進行審批或協同工作，或自由設定流轉步驟，結合外部鏈接或企業郵件網關打通內外協作壁壘，實現更為個性化的工作協作需要。

三、管理痕跡與成果內容一并歸檔，從日常的工作和管理中積累企業專有知識

當文檔完成創建，或通過流程協作成為成果文件后，即可按需要，把審批表單（管理痕跡）、流程批注以及成果文檔歸檔到自定義的管理分類中，真真正正地把管理痕跡與成果文件實現了沉淀，提高員工知識水平以及企業記性。

四、優秀的成果內容重復使用，讓企業從歷史借鑒中收獲能量，進行創新

企業參與的專有知識內容可依職責與權限取用，并可根據需要發起流程，滿足如業務審批、借用、變更、分享等需求，并全面記錄應用痕跡：誰，在什么時候，怎么協作流程，對什么文件進行了什么操作行為，實現企業成果內容與專有知識形成后，可追溯、可管控的全面管理。

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