干貨！超實用性的企業檔案管理規定，包含哪幾個維度細則？
2022/8/23 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博 瀏覽量： 725
為了做好企業檔案管理工作，每個公司都會針對自己的業務情況做了相應的細則規定。這些細則是怎么樣的？如何全方位規范檔案管理工作？筆者拆解了數十份公司細則，為您總結了一些超實用的維度。
01企業檔案管理規定總則
任何的規定或政策，都需要有總則，檔案管理規定自然也不例外。在企業檔案管理總則中需要明確指出，制定本規定的原因、對企業檔案的范圍作出界定、對需要遵守本規范的人員作出界定、對于檔案管理的原則作出解釋。
一般而言，制定本規定的原因，可從維護公司合法利益的角度展開；公司檔案指的是過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄；公司及各部門、員工均有保護檔案的義務；檔案工作一般實行統一領導，分級保管、分級查閱的原則，網絡化的管理機制。
02明確檔案機構及其職責
這部分可圍繞檔案工作的原則、結合公司實際情況分點展開。比如：①檔案工作由公司總經理統一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作；②公司各部門指定專人負責檔案管理工作（即資料員）；③辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。
03明確檔案的管理方式
此外，我們還需要對檔案管理的各個過程與公司各部門的檔案管理職責相匹配起來。
首先，在檔案移交上，屬于公司保管的檔案與屬于部門保管的檔案是不同的。對于屬于公司保管的檔案，需要要求公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據為己有；對于屬于部門保管的檔案，可以這樣規定：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。
其次，我們還需要對檔案的監督、銷毀、公司檔案的分類及編號、借閱、分級查閱等進行規定。比如在借閱方面，您可以這樣規定：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
04明確檔案備份制度
在企業當中，一般會要求公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須數字化備份。備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存等
05明確處罰條例
對于惡意損壞、泄露檔案的行為應該予以處罰、若構成犯罪應依法追究形式責任。這些行為一般包括了以下5種：①毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案；②擅自向外界提供、抄摘企業檔案；③涂改、偽造檔案；④未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；⑤未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者
以上就是制定公司檔案管理規定的幾個重要維度，希望對您有幫助。會博通企業檔案管理系統可對企業各個維度的檔案進行智能化管理，輔助推進企業各項檔案管理制度的施行。
比如在會博通系統當中，我們提供了細粒化的權限管理功能，保障檔案安全每一個分類都可以單獨設置權限，授權對象是組織架構中的組織或具體的用戶，首先是定義授權對象可訪問內容的密級，以及可以進行的操作行為。這種直接通過工具明確職權的方式，對于檔案工作的高效推進卓有成效。
“工具被人使用，反過來也會塑造人”，希望通過本篇文章，您能夠制定出相對全面的檔案管理規范條例，也能夠借助企業檔案管理軟件讓檔案規范化管理的推進更有成效！
01企業檔案管理規定總則
任何的規定或政策，都需要有總則，檔案管理規定自然也不例外。在企業檔案管理總則中需要明確指出，制定本規定的原因、對企業檔案的范圍作出界定、對需要遵守本規范的人員作出界定、對于檔案管理的原則作出解釋。
一般而言，制定本規定的原因，可從維護公司合法利益的角度展開；公司檔案指的是過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄；公司及各部門、員工均有保護檔案的義務；檔案工作一般實行統一領導，分級保管、分級查閱的原則，網絡化的管理機制。
02明確檔案機構及其職責
這部分可圍繞檔案工作的原則、結合公司實際情況分點展開。比如：①檔案工作由公司總經理統一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作；②公司各部門指定專人負責檔案管理工作（即資料員）；③辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。
03明確檔案的管理方式
在檔案管理中，比較通用的方法是以問題特征為主，立小卷，一事一卷。檔案管理的過程分為：收集、整理、分類、立卷4個過程。其中較為復雜的是立卷，立卷要區分不同的保管期限，分別是永久、長期、短期。需要根據實際情況來確定。
此外，我們還需要對檔案管理的各個過程與公司各部門的檔案管理職責相匹配起來。
首先，在檔案移交上，屬于公司保管的檔案與屬于部門保管的檔案是不同的。對于屬于公司保管的檔案，需要要求公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據為己有；對于屬于部門保管的檔案，可以這樣規定：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。
其次，我們還需要對檔案的監督、銷毀、公司檔案的分類及編號、借閱、分級查閱等進行規定。比如在借閱方面，您可以這樣規定：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
04明確檔案備份制度
在企業當中，一般會要求公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須數字化備份。備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存等
05明確處罰條例
對于惡意損壞、泄露檔案的行為應該予以處罰、若構成犯罪應依法追究形式責任。這些行為一般包括了以下5種：①毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案；②擅自向外界提供、抄摘企業檔案；③涂改、偽造檔案；④未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；⑤未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者
以上就是制定公司檔案管理規定的幾個重要維度，希望對您有幫助。會博通企業檔案管理系統可對企業各個維度的檔案進行智能化管理，輔助推進企業各項檔案管理制度的施行。
比如在會博通系統當中，我們提供了細粒化的權限管理功能，保障檔案安全每一個分類都可以單獨設置權限，授權對象是組織架構中的組織或具體的用戶，首先是定義授權對象可訪問內容的密級，以及可以進行的操作行為。這種直接通過工具明確職權的方式，對于檔案工作的高效推進卓有成效。
“工具被人使用，反過來也會塑造人”，希望通過本篇文章，您能夠制定出相對全面的檔案管理規范條例，也能夠借助企業檔案管理軟件讓檔案規范化管理的推進更有成效！
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