您當前位置：會博通軟件科技 >> >> >>

檔案數字化是什么？如何實現數字化檔案管理？

2022/9/30 0:00:00 來源：行業動態作者：小博瀏覽量： 752

隨著新檔案法的頒布，大家都在談論檔案數字化，積極同推進檔案數字化建設。你了解檔案數字化的真正含義嗎？是否清晰檔案數字化如何構建？本期內容，小編從就從這兩個方面，跟大家分享檔案數字化的干貨知識。

01什么是檔案數字化？

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

02如何實現檔案數字化？

1）檔案數字化管理：數字化檔案管理系統是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業務工作流程，經過系統管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統全面運行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務的水平和質量，實現檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。

2）檔案數字化采集：從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

3）檔案數字化查閱：以組織系統專用資源網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權;閱檔過程進行詳細的日志記錄;信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

03會博通數字化檔案管理系統

1）數字化檔案全生命周期管理：會博通系統打通了檔案從收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、鑒賞的全過程，確保檔案在任何環節都能完整記錄，有效流通。通過一個系統，實現實體紙質檔案及數字化電子檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫、編研、借還到銷毀的全生命周期管理，不同類型、不同性質的檔案都能按照需求有序歸檔，清晰分類，檔案管理的效率大幅提升。

2）多端登錄，檔案快速采集：會博通檔案管理系統同時支持PC端、安卓、ios等多端口接入，只要擁有網絡條件，不論什么時間、在哪里，都可以非常方便地進入到系統中，執行系統提供的一切操作。此外，會博通為實現檔案的100%歸檔，利用多種專用接口，實現了會博通與OA、ERP、財務等各種業務系統，以及微信、釘釘、云之家等即時通訊工具的連接，很好地將第三方存儲在以上這些應用中的文件進行歸檔存儲。

3）面向對象的數字化檔案借閱：會博通數字化檔案管理系統，根據國家檔案管理規范、金融檔案管理標準，提供不限層級的檔案管理分類，每一個分類可單獨授權訪問密級，及對其的操作權限。設置完成后，系統用戶不用專門與檔案管理員直接對接，就可以根據業務需求，自主借閱、調用所需檔案。同時，為方便檔案分享、傳遞，會博通數字化檔案管理系統，對文檔、物品、資產自動配置了二維碼、電子標簽，通過分享電子條碼，可實現檔案的快速查找、發起借用等操作，檔案的流通效率更高。