企業證照怎么管理更安全、便捷？快看這里

企業所擁有的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、用工許可證等，數量成百上千，加上各種經營資格、資質證書以及與資質有關的個人證件，與資產有關的房產證、車船執照、注冊商標證等，更是成千上萬，如何有效地管理好這些證照，為企業的生產經營活動提供及時高效的證照管理服務，已是擺在所有大中型企業面前的一項非常緊迫且重要的工作。

存在的問題：

·公司證照未實現數字化，查閱要專門跑到管理部門，影響效率。

·證照文件一般都會存在有效期，證照很多，很多時候過期都不得而知。

·證照分類不科學，查找都經常花費大量的時間。

·證照借出頻率很高，有時會不知去向，了解借用人員也需要多方溝通。

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會博通證照管理系統針對企業證照管理現狀，建設一套綜合性的證照文件管理系統，實現實體及數字證照文件的集中統一管理，結合標準化的借閱流程管理，提升證照管理效率及規范性。

會博通證照管理系統特色：

1、證照管理：

  公司證照隨著企業的發展越來越多，新舊證照更新換代越來越頻繁，企業證照如何智能化管理？

  會博通證照管理系統為用戶提供和現實一致的證照分類、自定義屬性管理，并快速配置用戶對應權限，以便于員工可按權限，對企業證照實現規范化的再利用，讓企業證照管理更規范。

1）、證照分類與管理授權

·按需要自定義證照分類，并對應依管理層級，實施與現實一致的權限管理

企業可以根據自身需要自定義創建不限層級的證照管理分類（如按證照性質、類型，抑或是管理主體分類）。每一個分類都可以單獨授權，配置某用戶、某部門或整個公司對分類下所管理內容的訪問密級，以及對其的操作權限。

2）、證照屬性的自定義

·用大數據的思路管理企業證照

用戶可以根據所證照的實際情況，給證照賦予自定義的屬性標簽(文本、日期、金額等）。不僅給證照定義了性質，還能讓我們在大量的證照、資質等文件中更快地找到所需，并便于響應未來的分析需求。

3）、物聯網化的證照管理

·使用電子標簽、條碼或二維碼使證照管理物聯網化

支持將條碼、電子標簽以及二維碼，PC與移動端都可以此，實現快速查找、借閱申請等操作。

4）、證照管理事務提醒

·提醒功能讓證照工作永不落單

會博通內嵌提醒功能，每一份證照都可以設置多個提醒事項，適用于證件年檢、換證、延期等提醒，提醒方式以內部郵件或短信方式進行。

小結：按權限對證照進行有序化自定義管理，讓證照管理更快捷、安全，一鍵提醒快速設定，再也不用擔心忘記重要工作事項。

2、證照的應用

  隨著證照種類的增多，劃分也越來越細，如何快速查找、借閱、統計企業證照？

  會博通證照管理通過平臺檢索、在線借閱、可視化統計、痕跡保留、水印等功能，幫助用戶快速解決問題。

1）、搜索平臺

·搜索平臺幫您快速定位企業證照

提供強大的檢索功能，支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且檢索結果是根據工作職能與授權決定的。

2）、證照的借用與歸還流程

·借閱與歸還的可流程化處理，準確記錄證照的利用情況

提供借閱與歸還的流程化，勾選證照放進收納盒中，即可發起借用申請的標準化流程，流程步驟以及表單均可自定義，并可根據證照密級匹配不同層級的審批人員，不僅實現了借還的標準化流程管理，還能實現自動登記借還信息以及歸還提醒等，以便于對證照利用情況進行管控與統計。

3）、證照的借用與歸還登記

·對于無流程化需求的證照借還需求，提供借還登記功能

對于無流程化需求的證照借還需求，提供借還登記功能，和圖書館借、還操作類似，還可實現批量借閱與歸還，同時統計借閱情況相關數據。

4）、證照的利用統計

·全面且可自定義范圍的證照利用統計功能

有權限的用戶可隨時對證照的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義時間、借閱人等范圍的統計。不僅掌握證照資料的利用情況，還能統計證照的使用熱度。

5）、證照的使用記錄

·隨時查看證照使用情況，誰、何時、何地，借還信息一目了然

證照屬性頁面可隨時查看證照的借還情況，亦可通過搜索類，設定常用的檢索條件，我借閱的證照，或區分已歸還或為歸還的列表，應用到常用的信息快速獲取。

6）、證照庫存統計

·可視化的證照庫存統計

證照管理應用模塊帶有專用的統計頁面，可對庫存證照的綜合情況實現可視化的直觀展現。

7）、證照安全管理

·方便組合的安全機制

會博通可由客戶選擇匹配所需要的證照安全機制，讓企業的證照資質得以安全地傳播與利用。