企業所擁有的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、用工許可證等,數量成百上千,加上各種經營資格、資質證書以及與資質有關的個人證件,與資產有關的房產證、車船執照、注冊商標證等,更是成千上萬,如何有效地管理好這些證照,為企業的生產經營活動提供及時高效的證照管理服務,已是擺在所有大中型企業面前的一項非常緊迫且重要的工作。
存在的問題:
·公司證照未實現數字化,查閱要專門跑到管理部門,影響效率。
·證照文件一般都會存在有效期,證照很多,很多時候過期都不得而知。
·證照分類不科學,查找都經常花費大量的時間。
·證照借出頻率很高,有時會不知去向,了解借用人員也需要多方溝通。
......
會博通證照管理系統針對企業證照管理現狀,建設一套綜合性的證照文件管理系統,實現實體及數字證照文件的集中統一管理,結合標準化的借閱流程管理,提升證照管理效率及規范性。
會博通證照管理系統特色:
1、證照管理:
公司證照隨著企業的發展越來越多,新舊證照更新換代越來越頻繁,企業證照如何智能化管理?
會博通證照管理系統為用戶提供和現實一致的證照分類、自定義屬性管理,并快速配置用戶對應權限,以便于員工可按權限,對企業證照實現規范化的再利用,讓企業證照管理更規范。
1)、證照分類與管理授權
·按需要自定義證照分類,并對應依管理層級,實施與現實一致的權限管理
企業可以根據自身需要自定義創建不限層級的證照管理分類(如按證照性質、類型,抑或是管理主體分類)。每一個分類都可以單獨授權,配置某用戶、某部門或整個公司對分類下所管理內容的訪問密級,以及對其的操作權限。
2)、證照屬性的自定義
·用大數據的思路管理企業證照
用戶可以根據所證照的實際情況,給證照賦予自定義的屬性標簽(文本、日期、金額等)。不僅給證照定義了性質,還能讓我們在大量的證照、資質等文件中更快地找到所需,并便于響應未來的分析需求。
3)、物聯網化的證照管理
·使用電子標簽、條碼或二維碼使證照管理物聯網化
支持將條碼、電子標簽以及二維碼,PC與移動端都可以此,實現快速查找、借閱申請等操作。
4)、證照管理事務提醒
·提醒功能讓證照工作永不落單
會博通內嵌提醒功能,每一份證照都可以設置多個提醒事項,適用于證件年檢、換證、延期等提醒,提醒方式以內部郵件或短信方式進行。
小結:按權限對證照進行有序化自定義管理,讓證照管理更快捷、安全,一鍵提醒快速設定,再也不用擔心忘記重要工作事項。
2、證照的應用
隨著證照種類的增多,劃分也越來越細,如何快速查找、借閱、統計企業證照?
會博通證照管理通過平臺檢索、在線借閱、可視化統計、痕跡保留、水印等功能,幫助用戶快速解決問題。
1)、搜索平臺
·搜索平臺幫您快速定位企業證照
提供強大的檢索功能,支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式,并且檢索結果是根據工作職能與授權決定的。
2)、證照的借用與歸還流程
·借閱與歸還的可流程化處理,準確記錄證照的利用情況
提供借閱與歸還的流程化,勾選證照放進收納盒中,即可發起借用申請的標準化流程,流程步驟以及表單均可自定義,并可根據證照密級匹配不同層級的審批人員,不僅實現了借還的標準化流程管理,還能實現自動登記借還信息以及歸還提醒等,以便于對證照利用情況進行管控與統計。
3)、證照的借用與歸還登記
·對于無流程化需求的證照借還需求,提供借還登記功能
對于無流程化需求的證照借還需求,提供借還登記功能,和圖書館借、還操作類似,還可實現批量借閱與歸還,同時統計借閱情況相關數據。
4)、證照的利用統計
·全面且可自定義范圍的證照利用統計功能
有權限的用戶可隨時對證照的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義時間、借閱人等范圍的統計。不僅掌握證照資料的利用情況,還能統計證照的使用熱度。
5)、證照的使用記錄
·隨時查看證照使用情況,誰、何時、何地,借還信息一目了然
證照屬性頁面可隨時查看證照的借還情況,亦可通過搜索類,設定常用的檢索條件,我借閱的證照,或區分已歸還或為歸還的列表,應用到常用的信息快速獲取。
6)、證照庫存統計
·可視化的證照庫存統計
證照管理應用模塊帶有專用的統計頁面,可對庫存證照的綜合情況實現可視化的直觀展現。
7)、證照安全管理
·方便組合的安全機制
會博通可由客戶選擇匹配所需要的證照安全機制,讓企業的證照資質得以安全地傳播與利用。