面對新型肺炎,企業家如何保證在家辦公的工作效率?
為了貫徹國家關于新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作,企業紛紛定下了2月10日正式復工的決定。在全民抗擊抵御新型肺炎的大環境下,這個年,大多數老板過得可謂是五味雜陳。
為老板的您,是不是有點:
對于一家養著100位員工的公司來說,如果一個月沒活干,就意味著得準備至少上百萬的現金流。但是,現觀疫情,其影響并不是一兩個月的事情。因此,企業家應該考慮在非常時期采取非常手段——在家辦公。
只是,一旦提及“在家辦公”,企業家們總能指出很多問題和弊端。在家辦公到底存在什么問題呢?又該如何解決這些問題,從而實現高效率的在家辦公?
1. 不在固定辦公場所工作,工作時間難以定義
在彈性的時間分配下,由于缺少“上班”“下班”這種有儀式感的行為,工作時間的概念較模糊,員工易把公事和私事混淆在一起,工作效率降低,工作與生活也失去平衡。
對于這一點,會博通的時間管理模塊提供了解決方案。
管理者只需要在會博通的時間管理模塊中設定好上下班時段,在家的員工可以拍照打卡,使用這個有儀式感的動作進入上班時間,進入工作狀態。一旦打卡,系統還會記錄員工的位置軌跡。除此之外,員工可以在會博通中報送工作日志,系統將自動匯總,發送給管理者。如此一來,管理者即可輕松掌握員工在家的工作情況與進度。
2. 不在固定場所辦公,難以實現即時且方便追溯的在線溝通
在家辦公,無法與同事進行面對面的交流,即使使用即時溝通工具,也存在安全性以及文件、聊天記錄等資料過期難以追溯的問題。
會博通的在線交流平臺便可解決這一問題。
與QQ等其他溝通工具不同,在會博通的“在線交流平臺”中,所有的聊天記錄、收發過的文件都會全部保存于企業獨享的服務器中,方便隨時找回、追溯,非常適合移動辦公的需要。在家辦公的員工可以不受設備的限制,在任何地方,與企業內部的任何人溝通、共享信息,并且重要的溝通痕跡也得以永久保存。
3. 不在固定場所辦公,難以有效協作
員工突然轉換在家辦公,難免無所適從:先做什么,如何制定優先級?同事不在身邊,該如何協作?
會博通的流程管理模塊,可為解決這問題提供良策。利用流程管理的機制,會博通能將公司內部業務串聯起來,在家辦公的員工可隨時查看其待辦事宜,快速開展工作。
會博通的流程管理模塊提供了一套整體的管理流程的方案。既可發起自由流程,自由定義協作對象與內容,亦可創建流程模板,為同類型的業務辦理建立標準,減少不必要的重復工作。
如此一來,在家辦公的員工可根據協作需要,發起或參與到流程協作中。同事即使不碰面,也能高效協作。
更重要的是,根據流程產生的如合同、方案等成果內容,包括管理痕跡(整個流程處理過程產生的記錄)均可通過歸檔步驟,一并歸檔到對應的管理分類中。
公司內部人員可以會博通內的搜索平臺,按其職責所對應的權限查看成果內容,以響應管理的追溯需要及員工的學習需求。企業日常管理中沉淀下來的專有知識,由此可以有序保留,方便再利用,驅動創新。
在家辦公利用的是在線渠道,會博通幫助企業把考勤、溝通、協同方法、響應時間、信息匯報等工作都集成到一個平臺上處理,讓員工工作不受時間、地點限制,能與任何人溝通協作。
同時,會博通還是創新中心,它提供論壇中心、咨詢臺(類似百度知道)、微博等工具,既能促進內部溝通交流,也能驅動知識共享。
會博通功能涵蓋辦公管理(OA)、綜合檔案管理、內容管理、證照管理、客戶關系管理、會議文件管理、人大政協履職管理以及知識資源整合等各種綜合性知識管理,通過跨平臺技術、組織架構虛擬化、用戶集中認證以及應用模塊化等技術手段,真正實現了任何時候、任何地點與任何人溝通、協作和共享信息與知識的理想。