知識學院
陜煤運銷引入檔案管理系統，實行檔案數字化管理
陜煤運銷引入檔案管理系統，實行檔案數字化管理
據會博通檔案管理系統技術顧問指出，陜煤運銷銅川分公司高度重視檔案管理工作，不斷加大加強檔案工作的隊伍建設、設施建設和制度建設，積極推動檔案管理工作引入國內最新進的檔案管理軟件系統，有效推進規范化、標準化、數字化，全面提升檔案管理水平。陜煤運銷通過多種培訓方式不斷提高檔案管理人員的業務素質和專業技能，制定各項有關檔案管理的規章制度，實現檔案工作的規范化管理。
陜煤運銷為加快檔案數字化建設，引進專業管理軟件進行檔案編制，不斷完善檔案管理信息系統。截至目前，檔案室已存錄檔案目錄5000余條，數字化掃描4.8萬余頁，夯實了檔案動態管理基礎，提高了檔案利用效率。
關于會博通綜合檔案管理系統：
過去30余年會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經榮獲經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、合同管理等領域走在世界領先水平。
會博通檔案管理系統產品研發專家指出：檔案是組織內部最為規范的知識，是組織存在的歷史依據，做好檔案管理工作是一個組織健康發展的需要，檔案管理工作是組織管理工作的一部分，是提高組織工作質量和工作效率的基礎條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，是衡量一個組織管理水平的重要尺度。會博通綜合檔案管理系統承載檔案的全生命周期管理。
檔案數字化工作最有效的實施方法：
1、數字化實施過程的管理工作：由辦公室集中統一領導、管理并實施。統一管理可以統一標準，保證質量，協調進度，并可提高效率，降低成本。
2、盡量收集電子文檔：目前，文檔信息的處理大都已實現計算機化，所以，及時和盡可能全面的收集電子文檔，不但可降低檔案資料數字化的成本，提高檔案資料數字化的效率，也可改善檔案資料利用效果。
3、數字化過程的流程管理：隨著數字化技術的改善，以及數字化實施管理經驗的積累，會博通已將數字化處理過程開發成規范化的數字化流程管理計算機程序，使實體檔案資料的數字化工作依程序規范、有序的進行，并且，能像飛機上的黑匣子一樣詳細、具體且無聲無息的記錄整個數字化處理過程，以方便管理、統計與責任劃分。
4、掃描文件通過OCR識別，以方便利用和搜索：會博通內嵌有文件掃描模塊，亦容許采用第三方掃描軟件，容許采用任何第三方OCR軟件。
5、已有實體檔案的數字化處理流程：
1）確定檔案資料分類管理架構并依管理職責授權
2）取卷
3）檔案資料定義（檔案資料著錄）
4）拆卷
5）錄入卷內文件信息
6）掃描、OCR與上傳
7）校對
8）封面、目錄打印，案卷重新裝訂并放回檔案資料柜
9）審核確認等。
6、待歸檔文件的收集與數字化處理流程
對于已處理完畢，但還未歸檔的檔案資料材料，其處理流程如下：
1）歸檔材料收集，如有可能，盡量收集到電子文檔
2）分類
3）檔案定義（檔案著錄）
4）錄入卷內文件信息
5）掃描、OCR與上傳，如有電子文檔，則不一定要掃描紙質原文件
6）校對
7）封面、目錄打印，案卷裝訂并放入檔案資料柜
8）審核確認等。
推薦閱讀：
本文為會博通原創內容，未經允許不得轉載
如需轉載請發送郵件至guangzhou@shaolin.com.cn
引用請聯系編輯：020-87565190
