會博通如何做到文件與檔案一體化管理?
三十年前,會博通的前身,就是一個文檔一體化管理系統(tǒng),可能還是我國第一個商品化的文檔一體化軟件產(chǎn)品。
通過三十余年的不斷改進(jìn)與提升,會博通已由一個文檔一體化軟件變身為綜合知識管理平臺,其最為基礎(chǔ)的、專業(yè)化與通用性極強(qiáng)的文檔一體化管理功能,仍然是其亮點(diǎn)之一。
會博通是如何做到文件檔案一體化管理的呢?
1.文件歸—多種自動化歸檔的方式
會博通提供了一個非常專業(yè)化且功能全面的歸檔編輯界面,所有的歸檔操作,幾乎可在同一界面內(nèi)完成,給用戶提供了便利。
在文件管理階段,會博通提供了多種自動化的方式,將處理完畢的文件自動收集到檔案收集箱中,檔案管理人員可根據(jù)管理需要,及時將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類目中,以形成檔案。
? 對于沒有自動轉(zhuǎn)入檔案收集箱的文件,亦可采用多種方式進(jìn)行歸檔操作。
? 文件的歸檔操作,可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后,再由檔案管理人員予以歸檔,亦可由檔案管理員授權(quán)文件持有的部門或人員直接進(jìn)行歸檔操作,歸檔完成后,經(jīng)檔案管理員驗(yàn)收,再入庫保管。
2.檔案管理—檔案全生命周期管理
會博通所提供的檔案管理功能包括授權(quán)、借閱與歸還、統(tǒng)計(jì)、注冊與取消注冊、檔案注銷、表格打印以及復(fù)制、剪切和刪除等,可滿足日常管理的各種需要。對于借閱與歸還,可實(shí)現(xiàn)全流程化,且還提供了到期提醒功能,可通過內(nèi)部郵件或短信提醒管理者和借閱者按時歸還外借的文檔與資料。