21世紀,是信息化爆炸時代,巨量的信息及各個環節形成的檔案資料,給各單位的檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰和壓力。如何實現高效的工作方式是行業熱議的話題。本文介紹可以直接影響檔案管理工作效率的工具:“檔案管理系統”。看完本文我們會知道,原來我們要實現高效工作方式,其實只差一步之遙。本文也是自己實際工作中經驗與體會的分享,希望可以讓大家少走彎路,進入嶄新的工作模式,享受工作的樂趣;話不多說,進入主題。
什么是檔案管理系統?
檔案管理系統是新時代科技創新的產物,同樣你也可以把它當作一個新型的管理方式。檔案管理系統主要是為檔案部門設計的,用來減少檔案部門繁重的工作量。
檔案管理系統“高效”的原因
檔案管理系統可以帶來高效工作的原因其實是來自本身的特點,管理系統的工作原理就是統一眾多檔案的標準、建立規范的檔案管理制度、構建無障礙的信息共享平臺。
這樣就可以將檔案工作的效率大大提高,不僅節省了時間,還提高了檔案的利用程度,提高信息價值,為企業帶來持續性發展。
檔案管理系統的三大特點:
現在的檔案工作多數都還停留在傳統的手法上,這樣已經趕不上時代的發展了,而檔案管理系統的特點,真的要比傳統手法的效率高的太多了。
(一)開放性
在使用了“檔案管理系統”以后,檔案信息都會存儲在一個大大的數據庫里,而這些四處采集來的信息,會根據系統的規范,存儲起來。這樣對于以后的數據交換,就非常方便。
就像是現在使用的金錢一樣,到什么地方用錢都可交換到自己想要的東西,數據也是一樣的。如果不想轉換數據的格式,在條件允許下,也可以保持原來的格式。這點就要比傳統的方法,輕松了很多。
(二)容錯性
系統有很人性化的流程指引,在你使用它的時候,如果輸入錯誤信息、操作不當,系統會給予你提示,幫助你完成正確的操作。
這個就像我們去醫院或者超市,都會有一個咨詢臺,里面的人員會一步一步告訴你,你想要的物品在哪里,而系統就自帶了這樣一個角色,不用在擔心自己因為不會操作,而產生錯誤了。
(三)系統安全性
這個是我在使用時,覺得超級好的特點了,真的就是全方位保證了系統內信息的安全,不止是內部,甚至連外部的硬件都會有安全的設置。真的讓人用起來特別的踏實。
有一次我就是因為錯誤的操作,導致了一些數據丟失,那個時候我都覺得要完蛋了,數據沒了去哪里找啊。
但是系統居然給我發送了提示,說發現了一次錯誤操作,是否選擇恢復數據,我當即選擇了恢復,最后數據都還原了,不得不說系統給用戶的安全感是真的高。
這就是“檔案管理系統”高效辦公三大特點,也是我自己工作中體驗出的真感覺,辛苦與幸福是可以選擇的,如果想要體驗或嘗試,也可以聯系我找到“會博通”。最后問大家一下,關于系統的其他功能你還知道哪些?
不知道也沒關系,下期文章告訴你。