醫(yī)院電子文件歸檔應(yīng)關(guān)注的十大問題

一．醫(yī)院電子文件的分類

醫(yī)院產(chǎn)生的電子文件包括:職能活動中產(chǎn)生的電子公文、電子圖像、數(shù)碼照片;醫(yī)療活動中產(chǎn)生的電子醫(yī)療文書如:電子病歷、診斷圖像（CT、MRI、超聲檢查數(shù)據(jù)及圖像）、大型儀器設(shè)備運(yùn)行的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（檢測、檢查結(jié)果報(bào)告）;醫(yī)院運(yùn)營過程中財(cái)務(wù)的收入、支出、結(jié)算數(shù)據(jù)文件、醫(yī)院計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)自身活動產(chǎn)生和必備的程序文件、數(shù)據(jù)庫文件等。由于醫(yī)院歸檔電子文件的種類繁多，因此，準(zhǔn)確科學(xué)地分類對于電子文件的整理與保管至關(guān)重要。在電子文件的分類、整理與保管等項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，應(yīng)注意以下幾個(gè)問題。

二．醫(yī)院電子文件歸檔應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1、應(yīng)根據(jù)國家的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》

制定本單位電子文件分類方案在制定分類方案時(shí)要盡可能考慮到方案的科學(xué)延伸，以保證分類方案的穩(wěn)定。從而減少因頻繁修改方案造成不必要的勞動和修改過程中出現(xiàn)失誤。

2、分類中應(yīng)盡量照顧電子文件的不同格式

 電子文件有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、視頻文件、多媒體鏈接文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件等多種文件格式，對物理歸檔的電子文件分類時(shí)應(yīng)注意將同一類型的文件劃為一類，不同類別的電子文件入相應(yīng)類別后形成獨(dú)立的編號（流水號），同一類別的電子文件的編號（流水號）不能重復(fù)。

3.電子文件整理歸檔后，應(yīng)按本單位電子文件分類方案對電子文件進(jìn)行整理。

整理過程包括按電子文件類別代碼相對集中存儲載體;參照DA/T18進(jìn)行電子文件著錄;按照文件形成單位的項(xiàng)目對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行鑒定，同時(shí)根據(jù)電子文件的背景信息和原數(shù)據(jù)的保管期限確定其密級及保管期限。對保證電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的技術(shù)方法和相關(guān)軟件一并歸檔。

4.應(yīng)對電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測

檢測內(nèi)容包括硬件環(huán)境的有效性;軟件環(huán)境的有效性、信息記錄格式是否符合歸檔要求，有無病毒感染等。

5.對電子文件載體進(jìn)行檢驗(yàn)。

對歸檔電子文件載體必須進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，對每一套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測，合格率100%時(shí)方可接收。技術(shù)檢測的內(nèi)容包括:載體有無劃痕，是否清潔;有無病毒，登記表、軟件、說明資料等是否齊全;特殊格式的電子文件其相關(guān)軟件、版本、操作手冊是否完整等。

6.歸檔的電子文件保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)注意:

①歸檔載體應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

②單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。

③電子文件最好存放在防磁柜中，如果沒有防磁柜應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源并與有害氣體隔離。

④環(huán)境溫度應(yīng)保持在17℃～20℃;相對濕度應(yīng)保持在35%～45%的范圍。

7.歸檔的電子文件每年均應(yīng)進(jìn)行讀取檢驗(yàn)

對設(shè)備更新情況進(jìn)行檢查、登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不能兼容，應(yīng)進(jìn)行電子文件的載體轉(zhuǎn)換，原載體保留時(shí)間不得少于3年。

8.磁性載體每滿2年

光盤每滿4年必須進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不得低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

9.磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存1次，原載體保留時(shí)間不少于4年。

10.歸檔電子文件應(yīng)備份保存，一般同一份電子文件應(yīng)備份3件，一份庫存保管、另一份異地保管，第3份用于提供利用。 

三．會博通專業(yè)、智能的電子文件歸檔功能

專業(yè)、智能的電子文件歸檔功能是知識管理專家會博通的特色功能之一。會博通提供了一個(gè)非常專業(yè)化且功能全面的歸檔編輯界面，所有的歸檔操作，幾乎可在同一界面內(nèi)完成，給用戶提供了便利。

 在文件管理階段，會博通提供了多種自動化的方式，將處理完畢的文件自動收集到檔案收集箱中，檔案管理人員可根據(jù)管理需要，及時(shí)將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類目中，以形成檔案。

? 對于沒有自動轉(zhuǎn)入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進(jìn)行歸檔操作。

? 文件的歸檔操作，可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸檔，亦可由檔案管理員授權(quán)文件持有的部門或人員直接進(jìn)行歸檔操作，歸檔完成后，經(jīng)檔案管理員驗(yàn)收，再入庫保管。