會博通文檔管理系統：項目實施文檔管理信息化策略

      會博通綜合文檔管理系統資深產品經理指出，建筑工程項目文檔資料管理信息化既要面對項目管理制度上的問題，同時還要面對項目管理方法層面的問題。項目實施文檔管理信息化策略如何執行，下面小編就從五個方面給大家簡單介紹一下，供大家參考！

明確項目文檔管理需求：

施工企業管理信息化水平普遍不高的情況下，項目文檔資料管理可與專業有實力并熟悉該行業運作規則的文檔管理供應商一起梳理需求、提煉工作，以此來彌補企業內部人員對管理信息化的理解的不足。

明確項目文檔資料分類體系：

針對工程項目文檔資料種類較多的特點，會博通文檔管理系統將建議建筑行業采取“多維依據、逐級劃分”的策略，可按照面向主題、面向應用、面向共享的思路，建立項目文檔分類體系。比如一份文檔可以從記錄內容上劃分類別，也可以從項目進展階段劃分其所屬類別，甚至可以考慮分類依據的組合應用，從而產生不同的子類。只有項目文檔分類規則明確了，才便于被人理解，同時也容易為后續統一編碼工作提供實用依據，利于計算機分類處理。

明確各類文檔資料管理分工與權限管理：

會博通文檔管理系統支持對項目人員權限的管理。一份文檔資料由哪個項目小組的人員產生并提交至哪個小組的文件夾下，而其它小組人員是否有權限對其進行查看、編輯、下載等，均可以靈活設置。對于需要上級審批的文檔，在線發起流程，上級領導可以快速查看審批。這樣，從工作習慣逐漸促使項目文檔資料中間管理環節的規范，同時確保項目文檔資料準確及時地收集整理。

項目文檔資料標準化管理：

工程項目文檔資料實施標準化可以提高管理效率。會博通文檔管理系統通過對業務流程的梳理與優化，促進各管理環節記錄文檔與實際管理活動的有效融合。項目不同階層的管理人員需要關注不同項目同類文檔記錄格式的統一。文檔的標準化與結構化程度不同，對實施文檔信息化管理的策略會產生影響。對于標準化與結構化程度都比較高的項目文檔資料，一般可考慮優先實施信息化管理。

關注項目文檔記錄規范化：

項目文檔實施信息化管理的過程中，如果對于細節問題考慮不周全，可能會對整個項目文檔資料管理的規范性與有效性產生影響，所以，密切關注文檔內容、過程、記錄的規范顯得尤為重要。

關注項目文檔集成化管理：

項目管理中除了文檔管理外，通常也會對引入其它的諸如ERP、OA等管理系統，但現在這些系統之間的數據是孤立的，它們之間未能很好地集成，給一個具體項目文檔資料的查找帶來一定困難。因此，建筑工程項目人員應選購項目文檔管理集成化應用技術成熟的方案，以提高整個信息系統的應用效率。