如何認識工程檔案管理系統重要性？有效提升項目管理效率

建筑工程企業具有工程量大、材料品種繁多、項目工期長、生產的流動性高等特點，還經常伴有露天和高空作業等特殊情況，受自然氣候影響大，采取技術措施多，安全生產要求高等。建筑工程行業包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、園林工程、環保工程、電力工程、道路工程等細分行業。

行業痛點

1、成本高居不下：工程項目周期長、過程中各項成本投入復雜，需要從事前、事中、事后多個環節進行管理控制；

2、工程質量難把控：工地分散、現場情況復雜、企業通過定期不定期的巡檢，仍然難以完全避免瞞報、漏報、補報的現象，經常致使工期和工程質量無法保障；

3、財務管理難度大：企業多個項目并行，從預算到結算的財務數據難以及時分析統計；

4、項目溝通成本高：項目周期長、資料多，線下審批與大量的信息核查不清，經常致使很多業務協同浮于表面，無法形成高效協同；

5、公司老板最辛苦：高層抓項目、搞協調、把關財務，諸多難事瑣事都離不開老板決策，老板本已超負荷的工作量也隨著公司規模的增加而逐步加重。

工程檔案為什么這么重要?

一方面，工程檔案是項目竣工驗收的必備依據。如果工程檔案資料在建設過程中發生了遺失、損毀等情況，將會導致工程驗收不能順利進行。另一方面，工程檔案是已完工項目進行維護、維修、改造的重要依據，如果沒有妥善管理，工程后續工作將難以推進。從長遠來說，工程檔案還是工程質量的重要憑證，是儲備工程技術、工程經驗的重要載體，具有重復利用、提供借鑒以及促進創新的重要價值。

工程檔案管理的難點在哪?

管理難度大、檢查強度大：為了保障工程的正常進行，工程檔案資料必須確保真實、準確、完整，與工程實際相符合。此外，工程資料的歸檔、立卷等步驟需按照嚴格而細致的要求來執行，這些在《建設工程文件歸檔整理規范》都有相關規定。

時間周期長、工作量大：無論是新建、改建、擴建等建筑工程，工程檔案管理需覆蓋工程項目前期、工程建設期和竣工驗收期等階段，時間可能長達數年，工作量大，耗費人力大。

標準化難度高：工程項目中包括有建設、勘察、設計、施工、監理等單位的參與，涉及組織及環節多，管控難度高。

綜上所述，企業在工程檔案管理的推進過程中，往往面臨著諸多挑戰。采用會博通工程檔案管理系統，即可針對工程檔案管理工作中遇到的難點，作出以下部署：

1、統一平臺管理，工程檔案系統全把控

會博通為其構建了一個一站式工程檔案管理平臺。企業通過一個平臺，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對實體與電子檔案實施同步管理。

應用會博通后，無論是工程實施過程中的過程文件，還是項目結束后的成果文件，都能集中統一實現規范化歸檔。保障了歸檔及時性的同時，中船北部灣也能通過檔案到位情況，實時對工程項目進度進行監控，推動了工程管理效率的提高。

2、有序化分類，滿足規范管理需求

通過會博通自定義分類及屬性的功能，按不同工程項目對檔案進行了分類，并根據管理需求在對應分類下進行檔案立卷，規范收錄從工程項目從招投標階段、立項階段、建設階段到竣工驗收階段的各類報告、設計圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續的統計、分析也有了支撐。

3、依權限利用，兼顧安全與高效

在項目工程的推進過程中，員工常常需要進行檔案的查詢、借用等。這時候，通過會博通受權限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實現檔案的高效協作與利用。

檢索功能：應用搜索平臺，員工可隨時隨地在PC或移動端上，通過組合關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準找到所需檔案。搜索結果將會依權限展示，僅擁有對應權限的用戶才能查看。

借還功能：員工通過借閱流程，即可申請以線上、線下或線上線下結合的方式借用檔案。借還過程通過流程化處理，申請人、借閱用途、歸還日期都會一一自動登記，便于追溯。此外，管理人員可通過統計功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。

在新的發展趨勢下，建筑工程企業的檔案工作者需要不斷創新改進檔案管理模式，對檔案管理進行科學的、系統的規劃，不斷提升檔案管理水平。另一方面，建筑工程企業的檔案管理人員要不斷提高專業素養，采取積極有效的保護措施和開發方案，推進建筑工程檔案科學化信息化管理，以更好地記錄城市發展、服務城市建設。