建筑企業證照管理系統選擇需要注意哪些問題

2021/2/1 17:34:08       來源:        作者:小會       瀏覽量:  1

對于建筑企業證件管理當中存以下常見問題:

1、有些軟件的證照管理,所有類型的證書都是同一個模板,死板難用;

2、部分OA系統功能多,能用得上功能往往不足30%,成本高昂,不劃算;

3、沒有預警、借還、調證等功能

4、公司有在用的OA系統和項目管理系統,但都沒有專門的證件管理功能,有的雖然有,但是過于簡單,不適用。

 

那么,應該是怎么樣的一款證照管理系統能滿足建筑企業證照管理需求呢?

 

很多建筑公司在證書不多的情況下,大多都沒有專門的證書證件管理人員,在方式上多采用電子表格粗略記錄證書信息,而對于擁有發展起來有一定規模的建筑企業,證書數量成百上千,這種方式則顯得效率低下,非常原始,他們更愿意采用專業的證照管理系統管理輔助管理,以確保證書證件的信息準確、去向明確、處理及時、查看方便。

 

建筑企業選擇證照管理系統需要主要有以下幾點:

 

1、證書信息的準確性:

這一點對于建筑企業來說是前提也是基礎,不用多說。

 

2、關于證書的期限:

與證書相關的期限,不只包括證書本身的有效期,還包括證書的年審期限,人員證書的繼續教育期限等等,因證書過期無法使用造成項目投標、資質申報中的麻煩數不勝數,因此證書管理人員必須緊密關注證書的到期情況,及時進行處理。

 

3、證件借出歸還的登記:

建筑公司各部門、各項目、各分公司,經常因工作需要借用各類證書,如果沒有嚴格的借用登記管理,一來二去證書不知所蹤時長發生,遺失補辦又是件非常麻煩的事。

 

4、證件的準確調用:

報項目、報資質,需要調用各類證書,如果使用了已押證的證書,可能造成廢標、申報無效等后果。因此證書調用必須準確無誤。

 

5、證件準確的分類統計:

作為證書管理崗位,必須對企業證書的總體情況心中有數,隨時掌握證書的動向,為企業管理層的重要決策提供參考。

 

6、證件的費用清算:

工程項目多、分支機構多,都有證書使用需求,都要承擔相應費用,但是費用的計算涉及到證書類型、用證時間、分攤比例等數據,結算起來很不方便,容易出錯。

 

會博通證照管理系統可以滿足以上幾個特點,建筑企業對于證件管理需求基本上有這些功能已經足夠。

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