檔案管理【更換正文】功能:隱藏的比較深,但你應(yīng)該會(huì)用到的

2022/3/16 0:00:00       來(lái)源:知識(shí)學(xué)院        作者:小博       瀏覽量:  713

如果說(shuō),把案卷比作一本書(shū),那么我們?cè)跈n案管理工作當(dāng)中所說(shuō)的“條目”,就是這本書(shū)的封面,記錄著案卷的題名、責(zé)任者、文件日期、頁(yè)數(shù)等基本信息;在檔案管理工作當(dāng)中所說(shuō)的“正文”,就是案卷內(nèi)部的具體內(nèi)容。


檔案管理


小編今天跟大家介紹的,是會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的一個(gè)隱藏的比較深,但你一定會(huì)用到的功能——更換正文。之所以說(shuō)隱藏的比較深,是因?yàn)檫@個(gè)功能并不會(huì)直接顯示在主界面上,你只有選定具體的案卷后,才會(huì)看到它的身影。之所以說(shuō)你一定會(huì)用到,是因?yàn)橹挥芯邆鋬?nèi)容的案卷,才具有保存的價(jià)值。

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中,為方便大家管理檔案,具備正文和不具備正文的案卷,分別以彩色和灰色兩種不同的視覺(jué)效果顯示。案卷具備正文之后,你可以通過(guò)點(diǎn)擊案卷?xiàng)l目,預(yù)覽正文首頁(yè)。

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為方便大家上傳正文,會(huì)博通提供了“逐一更換”、“批量更換”兩種更換正文的方式,拱大家靈活選取。

01逐一更換正文


展開(kāi)分類(lèi),點(diǎn)擊分類(lèi)下的案卷,如“2017 年-30 年”,在上方點(diǎn)擊菜單“更換正文” ,在彈出的更換正文對(duì)話框中,根據(jù)操作提示,即可存儲(chǔ)于本地的文件上傳到系統(tǒng)當(dāng)中。

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02批量更換正文


相對(duì)于逐一更換,批量更換的操作步驟會(huì)更多一些,但對(duì)于文件較多的用戶來(lái)說(shuō),使用批量更換,效率會(huì)更高。具體操作步驟如下:

1)點(diǎn)擊分類(lèi)下的案卷,在上方選擇菜單“管理”,點(diǎn)擊“批量更換電子文檔”,在彈出選擇文件命名規(guī)則方式,如“層內(nèi)順序”,點(diǎn)擊下一步。

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2)系統(tǒng)彈出批量更換電子文檔對(duì)話框,依據(jù)對(duì)話框指示,找到本地文件并上傳即可。本地文件名稱需按層內(nèi)順序命名。

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算上此前的新建條目,完成本次更換正文的操作,案卷“這本書(shū)”的電子化過(guò)程就算是完成了。案卷電子化后,通過(guò)會(huì)博通檔案管理系統(tǒng),你可以非常方便地進(jìn)行檔案的借閱、審批、統(tǒng)計(jì)等各種日常應(yīng)用。




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