文檔管理系統這2種借用申請方式，讓文書工作更高效！

2022/7/1 0:00:00 來源：作者：小博瀏覽量： 698

會博通文檔管理系統，提供了兩種方式的借用申請。

一種是在信息列表區選擇一條信息后，功能工具條上的發送–借用申請菜單，以及屬性頁面中導航條上的發送-借用申請菜單。這種方式，不但適合于文件、資料、圖書等文檔類信息的借用，也適合于資產、物品的借用。

另一種方法是，在列表顯示區選擇一條或多條信息，然后，再點擊收納盒，可一次借用多份文件，這種方式，一次可以借用一批文件資料，即批量借用申請。

另外，系統還提供了一個專門用于文檔管理部門的借閱與歸還模塊，供文檔管理人員辦理借閱與歸還手續。

01單條目借用申請

對于文檔信息，在以下兩種情況下可使用借用申請功能：

1)當只有條目閱讀權，但需要查看信息的內容時，可發起借閱申請流程，申請借閱電子文檔或紙質原文。

2)當需要借閱信息的原文時，可在網上申請并預約借閱時間。

3)需要借用的信息對象是文檔以外的實物時，如資產、物品等，可以采用此方法提前申請預約辦理借用手續的時間。

借用申請實際上是一種特殊的流程郵件。在信息的列表顯示區，將光標移到準備借用條目的多選框上，點擊左鍵使多選框處于選中狀態，然后，選擇功能工具條上的發送–借用申請菜單項，即出現以下窗口：

文檔管理系統

確定好申請內容后，按提交按鈕，即可將借用申請發出。

02批量借用申請

批量借用申請，是通過收納盒來實現的。通過復選框，選中一條以上的信息，即會在右下角出現收納盒：

收納盒可跨頁和跨類目收納信息。點擊收納盒圖標，即會列表顯示收納盒中的信息：

可點擊移出按鈕，將不需要借用的條目從收納盒中移除，選中要借用的條目，然后，點擊借用申請按鈕，即列出借用列表：

此時，仍可根據需要對借用內容進行選擇，然后，點擊發起申請，則進入流程郵件處理單。批量借用的流程郵件處理單，除了借用文件清單會列出多份文件外，其它的內容，與單條目借用是一致的。

借用申請流程的相關說明

1. 每一種信息種類的借用申請都可指定一個流程模板供套用，當指定了流程模板時，發送借用申請時就會自動套用該模板。

2. 當信息種類沒有設定借用申請的流程模板時，該信息種類可以通過系統參數指定批準人。

3. 如果借用的是文檔類信息，還可以按文檔的密級設定不同的批準人。

4. 以上設置都是通過系統參數設定來實現的，當沒有設置相應的系統參數時，將自動形成借閱申請流程，其流程為：申請（提交申請）-復核（申請人的主管）-審核（對應的信息對象的業務管理員的直接主管）-批準（指定的批準人，或類型管理員，或系統管理員，對于文檔類信息，可根據密級設定批準人）-承辦（業務管理員）-閱讀（申請人）。

5. 復核、審核人收到借閱申請后，根據相關管理制度，審查核對借閱申請的合規性，并提出審核意見，供批準人審批時參考。

6. 批準人根據管理需要，批示同意或不同意。

7. 承辦人根據批準人的批復，對借閱申請進行相應處理，辦理借用手續。

點擊確認提交，將自動登記借用情況，辦理借用手續。

8. 如果是同意借閱電子文檔，文件將作為郵件的附件發出。

9. 如果是借閱原件或打印（復印），承辦人可與申請人預約時間辦理手續，亦可在郵件中明確約定辦理手續的時間。

10. 如果申請借用的是非文檔類，如物品、資產等，借用申請流程中不會出現借閱電子文檔、原件、復印（打印）等選項，但步驟是相似的。

11. 借用申請人應按時歸還，并輸入借用目的與利用效果，如果因業務需要，可辦理一次續借手續。