檔案管理分類掌握3大底層邏輯，輕松構建檔案框架

2022/8/23 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 532

檔案管理工作當中的一個非常基礎，但同時又非常重要的工作是檔案分類。如果檔案分類不清、歸位不明，文件材料組織混亂、整理編目也會雜亂無序，所以，使每一份文件“適得其所”，使我們開展檔案管理工作的關鍵性步驟。

檔案管理、檔案分類

如何將浩如煙海的檔案進行科學的分類？您需要了解完全窮盡、相互獨立，便捷利用，相對獨立3大底層邏輯。

01完全窮盡、相互獨立

檔案分類的結果，是形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的邏輯系統。即檔案分類在縱向上具有從屬關系，在橫向上具有平行關系。從縱向的從屬關系來說，它表示的是大類和它所展開的各級屬類之間的關系，即上位類和下位類的關系。上位類要包含它所屬的下位類，下位類一定是它的上位類的組成部分。

說起來有點繞，其實就是邏輯學中所說的“金字塔”原理與“MECE”原則的總和。金字塔從上到下，上級內容包含下級內容，屬于從屬關系。平級之間屬于并列管理。“MECE”原則指的是完全窮盡、相互獨立。這一原則套用在檔案分類當中，可以理解為，檔案分類一定要能夠將組織中所有的檔案囊括其中，同時還要做到每一個分類都相互獨立，以免在后續歸類的過程當中出現檔案既可以保存在這里、又可以保存在那里的情況。

02檔案分類需滿足便捷利用需求

檔案劃分方式有很多，如何在眾多方案中選取，需要我們根據實際情況進行選取。選取的標準是使之最大化地滿足檔案科學管理和便捷利用需求。

比如說，在會博通檔案管理系統當中，我們支持不限層級的劃分方式，但在實際劃分檔案的過程中，無論是分類層次、還是分類類目，我們都建議要適中。此外，會博通還內置了常用的默認分類，客戶更可根據實際需求自定義，滿足檔案分類管理的便捷利用需求。

03檔案分類應保持相對穩定

“牽一發而動全身”，這句話可以說的檔案分類的真實寫照了。檔案分類，往往牽動著檔案管理的全局，如果分類發生變化、排架、編號等相關工作也會隨之發生變化，有些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層檔案機構，還是檔案館，都需要盡量保持檔案分類的相對穩定性。

為確保檔案分類的相對穩定，在檔案管理初期確定分類方法和體系時，要經過反復思量、充分論證。當然，檔案管理是一項隨著社會推動而不斷發展的事業，所以當檔案架構與組織發展不匹配時，檔案管理者也需要適時進行變動和完善。

做到以上3點，相信您就可以構建獨屬于本單位的檔案分類架構了。為方便大家做好檔案分類管理，除干貨知識分享外，會博通在檔案管理系統中，也準備了基礎適用的檔案分類框架，用戶朋友們可直接在這一相對規范、標準的框架之下自主調整，使之適合本企業實際應用情況。

比如在某鄉村振興的管理工作中，會博通結合該鄉村工作的實際需求，建立了極具特色的檔案管理框架。該框架在第一層上分為兩部分，分別是鞏固脫貧攻堅成果與鄉村振興有效銜接和鞏固拓展脫貧攻堅成果與鄉村振興。在每一塊大的內容上，再往下分了小的案卷盒：一看銜接政策落實、二看防返貧監測，三看三保障等等。

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