檔案數字化加工核心7大步驟！yyds,趕緊收藏！

2022/8/25 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 753

知識經濟時代，檔案數字化被越來越多的人提起并應用。檔案數字化是隨著計算機技術、掃描線性技CCD技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而生成的一種新型檔案信息形態。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，在提高經濟效益、辦公效率、增加檔案原件保護具有重要作用。

如何做好檔案數字化加工？掌握以下7個步驟，讓你的檔案工作更規范、更嚴謹。

1.前期準備

（1）紙質檔案數字化需要相應的設備和場所，數字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監控等消防系統和安防系統。

（2）數字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、備份設備、數碼相機等則更好。

（3）數字處理工作還需要相應的軟件系統支持，如操作系統、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數字處理工作的安全和保障。

2.掃描操作

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數設置。

掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、膠片掃描儀等。

根據需要和檔案的紙張質量進行選擇。顏色常常又和圖像存儲格式相關聯，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數，通常的規定分辨率在300dpi以上。具體要根據以上參數的確定，再進行亮度、對比度的微調。

3.圖像處理操作

標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門的圖像處理軟件來實現。它要能夠實現圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確。

4.圖像檢查

檢查員必須掌握紙質文件數字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應達到100%。檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規定等。

5.數據對接檢查

使用數字文件的方法基本上是通過目錄搜索數據，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數字復印一一對應，檢查合格率應為100%，發現問題時，必須重新修改完善。

6.數據存儲

將通過檢查的數據可以離線保存。應根據數字檔案管理系統的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并盡可能完整地描述相關文檔。包括人員登記表、數字化處理文件登記表、統計表、質量檢查表、編碼描述文件、數據描述等。

7.數據移交

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規定。交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續。交接手續時經雙方蓋章確認后方才生效。