職場上,我們經常會談到一個閉環思維。何為閉環?用《閉環思維》一書的總結就是:凡事有交代、件件有回音。閉環思維在檔案管理工作中其實也適用,只有當你將企業檔案管理工作的每一個環節做的全面而有成效,才會對企業的成長發展產生較大的價值。
整體工作由一條條細分工作組成,為幫助大家切實做好檔案管理,筆者對企業檔案管理8個流程做了梳理。
流程1:檔案編碼
在企業中,檔案編碼一般由辦公室統一編碼。
(1)公司下發的文件按文件編號作為檔案編號。
(2)員工檔案按個人的工號作為檔案編號。
(3)財務檔案由財務部編號。
(4)上級發文的有文件編號的按文件編號作為檔案編號。
(5)業務單位往來的文、函件有編號的按其編號作為檔案編號。
(6)對外合同有編號的按合同編號作為檔案編號。
(7)其它無編號的合同、文件、資料等,按年、按級、按類、按順序編號。 備 注:如遇有新增文件或遺漏文件,各個部門需及時進行預先的統計與整理,最后匯總到辦公室進行統一的編碼(財務部的除外)。
流程2:檔案整理
由辦公室整理出‘范本’,各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。
(1)每年裝訂一次。
(2)同一年、同一保管年限、同一類的裝訂在一起。
(3)按時間順序或入檔順序排列裝訂。
流程3:檔案歸檔
(1)原則上每一項工作一結束,就需將所有的相關資料送至檔案室進行歸檔。
(2)對于正在進行的各項工作所涉及的文件,各部門應作好‘預先歸檔’工作,整理方法與‘范本’雷同。
(3)財務部檔案由本部門裝訂、編號,滿 周年歸檔,檔案室設專柜管理。
流程4:外來文件的收發
由辦公室進行統一接收,并作好登記、存檔,再分發到各個職能部門,各部門在接收到資料時也應作好相應的登記與歸檔。原則上檔案室均保留原稿,如有特殊情況需保留復印件的需在‘文件收發記錄表’的備注欄上注明。
流程5:檔案資料的發行
如因工作上的需要,有些部門需備有相關檔案資料,此時應填寫‘檔案資料發行申請表’并經審核后再由檔案室統一發行。
(1)當有新的檔案資料時,檔案室應及時進行更新、回收、發行等工作。
(2)各種發行檔案資料需蓋有‘檔案發行章’才能生效,嚴禁私自對各種發行的檔案進行復印。
流程6:印章管理
(1)在檔案室存檔的檔案資料需蓋有‘存檔’章 。
(2)發行的檔案資料需蓋有‘發行’章 。
(3)對于過期或失效的檔案應改有‘作廢’章。
(4)檔案的‘存檔’、‘發行’、‘作廢’應做相關的履歷。
流程6:檔案使用審批
(1) 檔案查閱:在檔案室現場查閱,不得帶離。
① 、查閱本部門檔案:查閱人填申請表 → 部門負責人審批 。
②、 查閱非本部門檔案:
a、B級檔案查閱:填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批。
b、A級檔案查閱:填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批(副總→總經理→董事長)(注:證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理或董事長審批,其余只需主管副總審批即可)。
(2)借閱本部門檔案:
① 、程序:借閱人填申請表 → 部門負責人審批。
②、 時間:三天,如續借則需再次填寫申請表。
(3)借閱非本部門檔案:
①、B級檔案借閱:填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批。
②、A級檔案借閱:填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批(副總→總經理→董事長)
(4)復印、摘抄:
①、復印、摘抄本部門檔案:程序:借閱人填申請表 → 部門負責人審批。
②、復印、摘抄非本部門檔案:
a、B級檔案復印、摘抄:填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批。
b、A級檔案復印、摘抄:填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批(副總→總經理→董事長)。
(5)、備注:A級檔案包括機密檔案、證照類檔案、對外合同檔案、財務檔案;B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。
流程8:書籍、技術資料、宣傳資料的使用程序
(1)借閱:只需在登記表上作相關的登記。
(2) 領用:只限于宣傳資料,但也需在‘宣傳資料領用登記表’上登記。
檔案編碼、檔案整理、檔案歸檔、外來文件的收發、檔案資料的發行、印章管理、檔案使用審批、資料使用者8項流程您做得怎么樣?在現在的工作當中,每一項需要花費多少時間?在現代化的檔案管理中,以上8個流程都實現了電子化,可以極大地提高檔案管理效率。
會博通綜合檔案管理系統為企業提供全生命周期檔案管理服務,讓企業輕松實現檔案管理電子化。在檔案編碼上,我們提供了批量性的檔案編碼功能。如下圖所示,可以通過修改檔案號前綴、件號位數,來批量性修改檔案編碼。此外也可以直接修改歸檔號。
在檔案歸檔方面,會博通可隨時將預歸檔庫當中的檔案,一鍵勾選歸入至檔案庫當中,相較于紙質檔案手動歸檔,歸檔效率提升70%。
在檔案使用審批方面,通過會博通檔案管理系統勾選所需審批的檔案,再遞交申請表單,添加所需審批流程,就可以對檔案進行快速審批了。
諸如企業檔案管理信息化管理的功能,會博通還有很多,能夠全面涵蓋企業檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用。如果您有企業檔案管理系統定制化的需求,歡迎與會博通進行深度交流。
推薦閱讀:
檔案數字化加工核心7大步驟!yyds,趕緊收藏!
檔案管理分類掌握3大底層邏輯,輕松構建檔案框架
文檔管理系統這2種借用申請方式,讓文書工作更高效!