醫院檔案管理系統:某人民醫院檔案管理制度

2023/3/31 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  973

   市面上醫院不僅針對醫院檔案管理系統會用心的選購,針對好的醫院檔案管理制度也會深入了解與收集參照,今天就來盤點一點某人民醫院檔案管理制度

 

檔案管理制度

   1、醫院的檔案工作需與本部門的各項工作緊密結合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結、驗收各項工作時應同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

   2、認真執行檔案工作法律、法規,健全完善的檔案管理制度。統一管理本單位的檔案,并按規定及時向檔案室移交檔案。

   3、院內各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應于六月底前完成立卷、歸檔工作。

   4、每年形成的會計檔案由財務部門負責整理立卷裝訂成冊,并按規定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保。基建檔案在每一項目竣工后2個月內,負責基建人員應及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。

   5、設備檔案應由綜合檔案室統一管理,確因工作需要的,設備科可采取借用形式保管使用,新設備開箱前,應有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續。

   6、科研檔案在項目完成后,由項目負責人及時收集整理后交綜合檔案室。

   7、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。

檔案保密制度

   1、需要求嚴格遵守《中華人民共和國國保守國家秘密法》與有關保密制度,應向查檔人中進行保密宣傳。

   2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應嚴格查閱手續,必要時使用閱檔案保密夾。

   3、經鑒定確認無保存價值的檔案,需造冊登記,按有相關的規定手續辦理,避免失密。

   4、會計檔案、科技檔案除直接責任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經責任人同意,并由檔案人員陪同查閱。檔案材料需要復制時,須領導批準,不得擅自轉借及復制。

 

檔案修改補充制度

   1、歸檔案后的文件材料發現重要的原始材料遺漏歸檔,或發現歸檔文件有誤,表達不確切,應予修改補充。

   2、文件材料修改、補充后在卷內備考表中注明更改情況。

   3、修改前應填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關科室同意,分管領導的批準

 

檔案保管制度

   1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好

   2、利用現有的設備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。

   3、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。

   4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性.5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。

   5、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠)“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)

   6、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。

 

借閱制度

   1、本院保管的檔案原則上只供內部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見.經辦公室負責人同意,方可查閱。

   2、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復查其完整度,辦理注銷手續。

   3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經分管領導批準。

   4、一般情況下查閱檔案,應在閱文室或指定地點。欲外借者,需經辦公室負責人批準,借期不得超過一周(設備資料除外),特殊情況需辦理續借手續。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。

   5、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉借。不得短少和丟失,違者必究。

 

檔案的鑒定制度

   1、成立醫院檔案鑒定小組,負責對醫院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調整檔案密級,決定檔案存毀

   2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案

   3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經批準后,指派專人負責監銷,監銷人員在銷毀清冊上簽名

   4、做好檔案鑒定情況的統計,包括保存、剔出、銷毀數

 

檔案利用制度

   1、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。

   2、檔案人員要有責任心,熟悉業務、熟悉室藏。

   3、利用者按規定辦理利用手續。

   4、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、千部任免、離退休等索。

 

財務檔案管理制度

   1、會計檔案是指會計憑證,會計賬薄和會計報表等會計核算材料。

   2、每年形成的會計檔案由財務部門按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務科保管一年,期滿后,由財務科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。

   3、保存期限按財政部,國家檔案局(84)85號關于制發《會計檔案管理辦法》的通知執行

   4、會計檔案資料是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據,必須專人負責保管

   5、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領導等內容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經院領導批準并辦理登記手續

   6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存

   7、月報、季報保存期為五年。

   8、涉及外事的會計憑證、預算、決算工資冊保存期限為永久。

 

科研課題鑒定、工程竣工驗收、設備開箱制度

   1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設備儀器開箱,經辦人必須通知綜合檔案室,2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。

   2、資料收集產全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。

   3、科研課題、專題調查項目待調查、研究結束或告一段落時做出總結和成果鑒定后歸檔。

   4、儀器、設備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔.

 

檔案庫房管理制度

   1、進入庫房的檔案應放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發現問題及時處理,在適當時候進行自然通風。

   2、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內的檔案按永久、長期、短期安放、排列。

   3、庫房內經常保持清潔衛生,非檔案人員末經允許,不得入內,與檔案無關的物品不得存放庫房內。未經鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。

   4、檔案架內放置樟腦丸,室內存放滅火器及溫度計,對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內做到防火、防蟲、防潮等六防措施。

 

照片與聲像檔案管理制度

   1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應及時交院綜合檔案室集中統一管理,任何部門與個人不得占為已有。

   2、向綜合檔案室移交的聲像檔案應是原片,并貼有文字說明。

   3、向綜合檔案室移交的照片檔案應包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。

   4、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據目錄清點核對,并履行簽字手續。

   5、存放照片與聲像檔案的庫房應采取防止高溫、高濕和強化的措施,應定期檢查,以防損壞。

 

科室預立卷制度

   1、各業務科室在開展疾病防治、教學、健康教育、科研培訓及其它業務活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。

   2、院的發文及上級來文由文書收發人員做好平時的分發工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。

 

統計制度

   1、做好檔案的接收、移交登記工作

   2、做好檔案的利用情況統計,包括利用人次、利用效果的登記工作

   3、準確及時填報檔案工作情況報表

   4、做好檔案的鑒定情況統計,包括保存、剔出、銷毀數

   總結:以上就是某人民醫院檔案管理制度,希望對大家有所幫助,另外推薦會博通醫院檔案管理系統,這是一個符合國家檔案管理要求,符合當下醫院專用的檔案管理工具,三十多年的沉淀,三十多年的實戰經驗,三十多年的總結優化,系統成熟,是眾多醫院檔案管理首選的系統。

 

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