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科技檔案管理系統推動科技信息化管理建設
在信息技術及信息產業高速發展的今天，加快科技檔案工作融入信息社會的步伐，大力推動科技檔案信息化建設，迅速、有效地為社會各行各業提供科技檔案信息，充分發揮科技檔案項目服務中的作用，已是各單位、企業、機構刻不容緩的重要任務。因此，會博通科技檔案管理系統的現身一直受到各界的關注與采納使用。
一、科技檔案管理存在的問題
1、保管狀況不佳
隨著時間的過去，很多企業在歷經多年后，發現單位積累與保存了大量珍貴的科技檔案。大多為低質藍圖和手抄本，隨著時間的流逝，藍圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無法正常使用。
2、科技檔案管理人員素質不高
檔案管理工作給人的印象就是幾個工作人在“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，處于“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面，導致檔案室人才配備不合理，人員素質整體不高，長期以往，安于現狀、懶于學習、無法實現科技檔案數字化、信息資源開發能力不足等。
3、 對科技檔案管理工作缺乏重視
領導對科技檔案認識不足、重視度不夠，所以在科技檔案管理人員配備、待遇，工作經費等方面差強人意，導致高素質人才不愿從事科技檔案管理工作。
4、科技檔案信息收集不全
企業、單位的科技檔案是比較分散的，由于各部門的檔案管理意識不強，人工集中收集很難完成。
5、科技檔案信息安全不到位
關于一些涉密的科技檔案，由于不正當渠道泄露出去，對單位經濟利益乃至國家安全造成重大的損失。所以要提高檔案管理人員的安全防范意識，明白檔案流失、泄密的嚴重后果。并且需求加強科技檔案信息安全管理機制體系。
6、工作效率低
由于科技檔案文件較多，分類較多，形式較為多樣復雜，導致檔案管理員人工手動管理慢，查找難，容易混亂文件，也容易造成缺失，損壞等弊端。
二、科技檔案管理需求與改進
1 科技檔案信息化建設的必要性
科技檔案信息化建設就是將現代信息軟件技術及硬件設備，譬如利用計算機、照相機、光盤刻錄機、掃描儀等運用到科技檔案管理工作中，建立一個完善的科技檔案信息系統，可以更快捷、方便、高效地完成對科技資料的接收、鑒定、整理、編目、歸檔、著錄、統計、檢索等，使檔科技案管理方法更具科學性。
2)方便檢查查詢，提升工作效率
傳統的紙質檔案查找很費時間，也容易混亂文件，就像翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫進行查找，確實足夠費時費力，還有可能對檔案造成損壞。單份文案也只能一個人借閱，根本無法滿足現實需求。如果使用了會博通科技檔案管理系統檔案查找問題不再是問題，秒速檢索獲取檔案，受到各界的喜愛，滿足資源多人共享，簡化了借閱流程，提高了檔案管理人員的工作效率。
3) 支撐科研活動，促進開發利用
利用會博通科技檔案管理系統管理科技檔案是手段，開發利用才是目的。隨著時間的推移一個單位科技工作集存的科技檔案將會越來越多，它是科技工作成果的主要表現形式，是國民經濟建設和進一步開展科技工作、科學研究的依據與基礎，具有巨大的商業價值與使用價值。相比傳統的紙質載體檔案，通過掃描技術、光盤技術，一份電子文件可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為科技技術人員提供更為完整、詳細的科研材料，促進科技檔案的充分利用。
4) 改善檔案管理，提高時效性
會博通科技檔案管理系統推動信息化的檔案管理，用戶可提前以管理檔案的形式管理電子檔案文件等有用信息，并且精準的檔案管理數據歸檔統計，分類數據統計、檔案利用數據統計以及系統的提醒功能可以讓檔案管理員及時發現問題以及提出檔案信息中存在的問題，甚至是給出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉變成檔案的信息化服務、管理與采集，進而使檔案資源能實現科學配置，從而為科技工作提供更及時、更高效的服務。
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