知識學(xué)院
傳統(tǒng)人工檔案管理已到瓶頸，推出檔案管理軟件解決方案
檔案是生活歷史與文化遺產(chǎn)記錄的珍貴資料，其管理工作是檔案主要基礎(chǔ)性工作。傳統(tǒng)的檔案管理往往需要大量的人工操作，但是隨著社會的快速發(fā)展和科技的進(jìn)步，人工檔案管理已經(jīng)到達(dá)了瓶頸。在這樣的情況下，推出檔案管理軟件解決方案成為越來越重要的選擇。
一、傳統(tǒng)人工檔案管理的局限性
因?yàn)槿斯n案管理是傳統(tǒng)的管理方式，它存在以下幾個主要的問題。
1.效率低下
由于每份檔案都需要人工操作，因此傳統(tǒng)檔案管理就必然會受到限制。尤其是在檔案數(shù)量增加的情況下，管理工作也不斷增加，而管理人員卻沒有跟上。維護(hù)傳統(tǒng)檔案所需的手工工作，例如上架、下架、查找和歸檔都是非常費(fèi)時費(fèi)力的，工作量大，效率低下。
2. 容易出現(xiàn)檔案錯誤
人工檔案管理容易出現(xiàn)錯誤。這些錯誤包括檔案序列錯誤、檔案歸檔錯誤、檔案亂放、檔案被誤刪等。這些錯誤將會給檔案管理者帶來極大的麻煩，同樣也會給管理對象造成不良影響。
3. 容易丟失檔案
檔案管理人力資源有限，因此在人工管理過程中，輕易地發(fā)生檔案遺失甚至丟失，這導(dǎo)致檔案安全難以保障，對重要檔案來說是一大隱患。如果檔案管理失誤導(dǎo)致檔案的遺失、折損或被毀，將會對后續(xù)的檔案研究提出嚴(yán)重的困難。
4. 不夠安全
傳統(tǒng)的檔案管理依賴工作人員的勞動力，這就容易造成檔案管理的問題，例如文件遺失、文件安全問題、檔案數(shù)據(jù)丟失等。即使是最棒的檔案管理人員，在長時間的管理檔案工作中，也容易出現(xiàn)忽視或疏忽的情況，從而將檔案置于安全的風(fēng)險之中。
二、會博通檔案管理軟件解決方案的優(yōu)勢
1. 提高檔案管理效率
會博通檔案管理軟件可以將傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行數(shù)字化，自動化，并集中化管理。檔案管理人員可以通過檔案管理軟件管理大量檔案，通過電腦操作，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、自動化的檔案管理。由于采用了數(shù)字化的方式，一些管理檔案工作非常枯燥的部分可以自動完成，比如數(shù)據(jù)錄入、檔案分類、數(shù)字化檔案文件管理等等，從而極大提高了檔案管理的效率。
2. 可以避免檔案錯誤和遺失
軟件系統(tǒng)有著更加完善的檔案處理流程、嚴(yán)格的權(quán)限控制分級、及時的糾錯機(jī)制、強(qiáng)大的查找功能等等。例如，如果檔案處理的流程不當(dāng)，安全錯誤、私人信息泄露、檔案遺失有發(fā)生的風(fēng)險，就可以使用檔案管理軟件來有效地避免這種情況的發(fā)生。檔案管理軟件不僅可以降低檔案信息的錯誤率，還能將檔案的處理流程做到完全的可追溯性，便于后期的監(jiān)管和審查，從而保證管理的準(zhǔn)確性、可靠性，充分保護(hù)檔案安全。
3. 檔案信息集中管理，方便查詢
在采用會博通檔案管理軟件之后，用戶可以通過電腦上的網(wǎng)頁瀏覽器來獲得檔案管理的權(quán)限。在這個過程中，檔案信息可以方便地集中管理，每個用戶在檔案管理軟件中都可以找到所需要的信息。而且，軟件系統(tǒng)可以支持模糊查詢和多條件查詢等等，采用更為智能的檢索方式，讓檔案查詢變得更加輕松、便捷、高效。
推薦閱讀：
