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【航天檔案管理系統(tǒng)案例】航天科技集團(tuán)嫦娥四號(hào)項(xiàng)目檔案管理紀(jì)實(shí)
2018年12月8日，由中國(guó)航天科技集團(tuán)有限公司五院負(fù)責(zé)研制的嫦娥四號(hào)探測(cè)器在西昌衛(wèi)星發(fā)射中心成功發(fā)射升空。
2019年1月3日，嫦娥四號(hào)自主軟著陸在月球背面南極——艾特肯盆地內(nèi)的馮·卡門(mén)撞擊坑內(nèi)。同日，巡視器完成與著陸器分離，踏上了月球表面。
2019年1月11日，巡視器、著陸器完成兩器互拍，五星紅旗閃亮月背，標(biāo)志著嫦娥四號(hào)任務(wù)圓滿成功。
至此，舉世矚目的探月工程取得“五戰(zhàn)五捷，連戰(zhàn)連捷”。成功的背后，是無(wú)數(shù)航天人的無(wú)悔付出，也蘊(yùn)含著五院全體檔案人的默默耕耘。
無(wú)懼挑戰(zhàn) 檔案人勇挑重?fù)?dān)
嫦娥四號(hào)任務(wù)作為我國(guó)探月工程四期的首次任務(wù)，承擔(dān)著人類(lèi)首次探索月背的重任，任務(wù)目標(biāo)新、設(shè)計(jì)理念新、技術(shù)工藝新，研制難度大、技術(shù)難點(diǎn)多。正因如此，確保任務(wù)圓滿完成，航天人義不容辭；做好項(xiàng)目文件歸檔工作，檔案人責(zé)無(wú)旁貸。
嫦娥四號(hào)探測(cè)器分為著陸器、巡視器兩部分，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，包含大量的單機(jī)產(chǎn)品和軟件，整個(gè)任務(wù)歷經(jīng)預(yù)先研究、立項(xiàng)論證、型號(hào)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造、專(zhuān)項(xiàng)試驗(yàn)、總裝測(cè)試、型號(hào)出廠、發(fā)射及在軌等復(fù)雜的過(guò)程，其間產(chǎn)生的文件數(shù)量多、類(lèi)型多、來(lái)源分散、內(nèi)容龐雜，涉及的文件管理單位和人員眾多。同時(shí)，探測(cè)器與中繼星、探測(cè)器與火箭、總體與各分系統(tǒng)、各分系統(tǒng)之間、分系統(tǒng)與單機(jī)產(chǎn)品之間等均存在著復(fù)雜的接口關(guān)系，致使項(xiàng)目文件管理體系復(fù)雜，邏輯關(guān)系縱橫交錯(cuò)。該任務(wù)實(shí)施歷時(shí)33個(gè)月，文件形成周期長(zhǎng)，給預(yù)立卷、歸檔工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。
嫦娥四號(hào)任務(wù)使命重大，長(zhǎng)期受到社會(huì)各界的高度關(guān)注，檔案管理工作也面臨較大挑戰(zhàn)，必須同樣高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，將“嚴(yán)慎細(xì)實(shí)”的工作作風(fēng)貫穿到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與項(xiàng)目工作“同時(shí)啟動(dòng)、同時(shí)整理、同時(shí)檢查、同時(shí)驗(yàn)收”，達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效的工作目標(biāo)。
勇于創(chuàng)新 檔案人鑄就精品
為適應(yīng)嫦娥四號(hào)任務(wù)實(shí)施要求，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、有效性，航天檔案人深入一線、主動(dòng)服務(wù)，積極謀劃、大膽創(chuàng)新，在嫦娥四號(hào)檔案管理工作中形成了一系列經(jīng)驗(yàn)及成果。
新理念，完善檔案管理模式。總體部領(lǐng)導(dǎo)高度重視嫦娥四號(hào)檔案管理工作，將項(xiàng)目檔案工作納入型號(hào)任務(wù)研制體系，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的工作模式，在任務(wù)立項(xiàng)之初即成立檔案管理團(tuán)隊(duì)，由型號(hào)項(xiàng)目辦領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任文件管理負(fù)責(zé)人，并配置專(zhuān)職的計(jì)劃助理、產(chǎn)品保證助理、文件助理、檔案助理。各部門(mén)設(shè)置兼職檔案管理員，明確職責(zé)分工，形成“項(xiàng)目辦綜合統(tǒng)籌，各分系統(tǒng)獨(dú)立負(fù)責(zé)”的檔案管理模式。同時(shí)，嚴(yán)格計(jì)劃管理，由型號(hào)項(xiàng)目辦牽頭進(jìn)行計(jì)劃統(tǒng)籌，根據(jù)任務(wù)研制進(jìn)度安排文件預(yù)立卷、整理、歸檔計(jì)劃，并細(xì)化每一步的工作內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求，關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)行日?qǐng)?bào)、周報(bào)制度，明確責(zé)任落實(shí)，杜絕工作積壓，有效提高了檔案工作的執(zhí)行力度，確保檔案管理及時(shí)有效。此外，總體部將項(xiàng)目檔案管理工作納入單位績(jī)效考核體系，以月計(jì)劃的形式對(duì)各部門(mén)的文件生成、歸檔完成情況進(jìn)行考核，以驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)完成情況對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行考核，確保檔案管理工作得到全員高度重視。
新謀劃，引進(jìn)全程控制方法。檔案人員全程參與嫦娥四號(hào)任務(wù)實(shí)施，項(xiàng)目立項(xiàng)伊始即由型號(hào)項(xiàng)目辦牽頭搭建文件體系框架，編制《嫦娥四號(hào)探測(cè)器系統(tǒng)產(chǎn)品及技術(shù)文件編號(hào)規(guī)定》、項(xiàng)目文件配套表等依據(jù)性文件。任務(wù)實(shí)施過(guò)程中，確保文件完整性是基礎(chǔ)，在及時(shí)掌握嫦娥四號(hào)任務(wù)工作內(nèi)容及進(jìn)展的前提下，相關(guān)部門(mén)緊盯文件形成與傳遞全過(guò)程，重點(diǎn)關(guān)注歸檔文件是否齊全、內(nèi)容是否完整、歸檔手續(xù)是否完備，尤其注意光盤(pán)、照片等特殊載體類(lèi)文件的收集。嫦娥四號(hào)作為大型航天器研制任務(wù)，實(shí)施過(guò)程中文件具有較大的動(dòng)態(tài)性，因此，保證文件準(zhǔn)確性是核心。檔案人員在前期文件審查過(guò)程中充分重視文件更改、借用、沿用等情況，對(duì)文件質(zhì)量進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤管理，認(rèn)真開(kāi)展文件審查、預(yù)立卷工作，確保文件內(nèi)容和各項(xiàng)指標(biāo)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，把握文件系統(tǒng)性是關(guān)鍵，檔案人員在遵守集團(tuán)檔案管理規(guī)范的前提下，針對(duì)嫦娥四號(hào)文件數(shù)量多、文件體系復(fù)雜等特點(diǎn)，量身定制了文件管理體系，把握每類(lèi)文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，并確保不同文件之間邏輯關(guān)系清晰。此外，檔案人員全程參與產(chǎn)品驗(yàn)收，全面核查隨機(jī)文件，如實(shí)記錄驗(yàn)收情況，現(xiàn)場(chǎng)提出審查意見(jiàn)，明確后續(xù)待辦事項(xiàng)，確保整個(gè)驗(yàn)收過(guò)程有據(jù)可查。任務(wù)成功完成后，檔案人員注重收集發(fā)射場(chǎng)及在軌文件，及時(shí)啟動(dòng)檔案整理工作，為航天科研成果的安全保管、有效利用奠定了良好基礎(chǔ)。
新要求，健全標(biāo)準(zhǔn)制度體系。嫦娥四號(hào)檔案管理工作嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案局、航天科技集團(tuán)公司等上級(jí)單位制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合嫦娥四號(hào)任務(wù)情況，形成與之相配套的專(zhuān)項(xiàng)管理辦法及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確歸檔要求、歸檔范圍、保管期限、賬表格式等，并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，不斷完善管理制度，改進(jìn)工作方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作流程有序化、規(guī)范化，全面落實(shí)“做事有依據(jù)、做事按依據(jù)、做事留記錄”的指導(dǎo)思想。
新舉措，建立多方協(xié)調(diào)機(jī)制。嫦娥四號(hào)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，參研單位和部門(mén)眾多，需要妥善處理多方關(guān)系，以系統(tǒng)性思維聚力檔案管理團(tuán)隊(duì)。型號(hào)項(xiàng)目辦作為責(zé)任單位，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作按計(jì)劃實(shí)施，并開(kāi)展驗(yàn)收；各外協(xié)單位負(fù)責(zé)所承擔(dān)任務(wù)的檔案管理工作；管理機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)綜合管理類(lèi)檔案管理工作；檔案管理部門(mén)是檔案工作的具體實(shí)施主體，負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一管理、集中保存、開(kāi)發(fā)利用。在整個(gè)檔案管理工作中，檔案人員重視對(duì)內(nèi)、對(duì)外關(guān)系處理，多方通力配合，積極開(kāi)展培訓(xùn)交流，形成良好的溝通機(jī)制，充分體現(xiàn)出極強(qiáng)的協(xié)作意識(shí)、大局意識(shí)，以高度負(fù)責(zé)的精神，全面保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。
新手段，構(gòu)建智能管理工具。嫦娥四號(hào)采用數(shù)字化研制模式，產(chǎn)生大量電子文件和測(cè)試數(shù)據(jù)。為保證電子文件完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、有效，檔案管理團(tuán)隊(duì)全程利用企業(yè)協(xié)同產(chǎn)品研制管理平臺(tái)、IDS接口數(shù)據(jù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等，開(kāi)展文件生成、審查、審批、流轉(zhuǎn)、預(yù)立卷、歸檔等全流程一體化管理工作，可實(shí)時(shí)在線監(jiān)控文件產(chǎn)生及流轉(zhuǎn)情況，為研制人員提供便捷高效的文件查詢利用服務(wù)；構(gòu)建多媒體資源管理系統(tǒng)，對(duì)嫦娥四號(hào)任務(wù)實(shí)施過(guò)程產(chǎn)生的照片、視頻、動(dòng)畫(huà)等多媒體資料進(jìn)行收集、歸檔，豐富檔案載體形式，使檔案成為展示成就的重要窗口；積極推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)，以成功獲評(píng)國(guó)家首批企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)為契機(jī)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案智能化管理和知識(shí)化服務(wù)，促進(jìn)檔案管理與本單位科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理的一體化融合，進(jìn)一步滿足航天器數(shù)字化研制對(duì)檔案工作的新要求。
月背圓夢(mèng)，世界首創(chuàng)，檔案無(wú)言，助力航天。我國(guó)探月和深空探測(cè)工程將走得更遠(yuǎn)、水平更高，在建設(shè)世界航天強(qiáng)國(guó)的征程中，檔案工作將發(fā)揮更積極的作用。
原載于《中國(guó)檔案報(bào)》2019年1月18日 總第3329期 第一版，如有侵權(quán)可以聯(lián)系刪除，本網(wǎng)站不承擔(dān)任何責(zé)任。
拓展知識(shí)：
會(huì)博通航天檔案管理系統(tǒng)超過(guò)30年心研發(fā)成果，1000+行業(yè)場(chǎng)景應(yīng)用，數(shù)萬(wàn)企業(yè)的共同選擇。航天檔案信息包含了航天科技工業(yè)各單位在研究、設(shè)計(jì)、研制、數(shù)據(jù)表、試驗(yàn)和鑒定等的科技文件，也就是航天科研和生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，具有一定的保存、科普、傳承、研究、編研、再開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值。在航天行業(yè)，會(huì)博通航天檔案管理系統(tǒng)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)文件、文檔、檔案的收集、入庫(kù)、整理、歸檔、查詢、借閱、銷(xiāo)毀等全生命周期管理。
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