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大學檔案管理系統——大學電子數字化檔案管理解決方案
傳統大學檔案管理存在的問題：
1、由于工作變化或工作人員的習慣，文件檔案改動頻繁，將會造成版本混亂
在部門平時辦公過程中，由于工作的變化或人員的變動，針對資料文件的變更較為頻繁容易造成版本混亂，長此以往，這是特別不利后期的工作。
2、文件檔案集中統一管理困難
大部分黨政、企業、學校、團體等產生的各種檔案、文檔、文件散落在各個系統或職員電腦中時常態，一旦人員流失，可能會造成部分的文件或檔案丟失，因此，都缺乏檔案全面性的集中統一管理。
3、文件檔案查閱費時費力，工作效率低
一個學校經過長時間的積累，學校相關檔案歷史數據必然時不少的，不斷更新替換，數量是相當巨大的，傳統共享盤文件檢索速度緩慢且不方便，紙質管理調用時尋找更是麻煩。
4、無法滿足移動辦公需求
很多傳統文件檔案管理工具是沒法做到可以手機移動端訪問功能，員工在外出差需要及時查閱文件需要時間漫長，容易耽誤工作。
5、文件檔案無法實現高效、安全互聯互通
大學學校內部各個部門、各領導、學員余者成員之間，在辦公過程中會涉及重要性文件交互難，成本高，并且容易丟失，泄露風險。
6、檔案統計分析需求
根據大學問學校的檔案管理實際需求，幾秒便獲得準確并且可視化的數據模式，對眾多學校檔案的統計分析做到了準確、快捷、方便，傳統人工檔案管理模式很難快速實現的。
一、主要功能點：
檔案管理：檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環管理。
基礎資料設置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺賬，檔案類別設置，數據字典參數設置，公司資料設置等。
檔案檢索管理：按照學院，院系導航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性,自定義檢索條件。
提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。
系統管理：用戶管理，權限設置，權限組設置，系統初始化，系統日志資料等。
自定義功能點：自定義磁鐵界面顯示，自定義錄入表單設置，自定義屬性、自定義權限設置、自定義設置Excel模板打印，自定義設置檢索條件，自定義設置提醒... ...
二、使會博通大學檔案管理系統的原因：
1、簡化檔案管理過程：
很明顯提升了檔案管理者的工作效率，把繁雜的檔案管理工作簡單化，讓檔案管理不再雜亂、低效。
2、實現檔案網格化管理：
通過會博通學校檔案管理系統進行信息化建設，將有效有序改變檔案收集、歸檔立卷、整理編目、檔案利用、檔案檢索、數據統計等傳統模式，解決檔案整理耗時費力、利用檢索效率低等問題，形成檔案網上接收、適時監控、遠程共享的工作體系。
3．加強檔案業務流程：
可以說檔案管理工作是所有成員參與的一項工作，不單純屬于某個檔案管理人員的任務，也非檔案業務都得在檔案館（室）完成的，進行檔案管理的目的就是方便快捷地讓每位領導與人員在自己的崗位能夠查找到所需的檔案資料又能安全利用。
4．實現檔案資源信息庫共享。
作為學校價值檔案信息，創建檔案資源信息庫將為檔案的開發利用創造更加優越的條件，可分為公開庫、網站內容管理庫、文件資料庫、資料庫、人事檔案庫、綜合檔案庫、視頻庫、圖片庫等。讓利用者方便快捷，及時高效獲得各類信息資源，使檔案信息利用時效加快，辦理時間縮短，建立信息化的檔案資源信息庫是有必要的，并且支持多終端訪問共享。
5、檔案原件得以保護：
針對重要性的檔案原件，原件妥善保存好，不損壞不丟失也是重點工作之一，在采用系統管理檔案之后，檔案只需經過一次掃描，便能實現多次線上線下查看與利用，有效保護檔案原件，從而降低原件損壞、遺失、篡改風險。
三、選擇會博通大學檔案管理系統管理范圍有什么？
（1）管理范圍：大學生檔案管理、人事管理、成績管理、作業管理、課程管理、教師管理、設備管理管理等。
（2）手機短信支持：系統可與手機集成，可運用系統中的數據生成各種重要通知、周末作業提示、考試成績等信息，用手機短信的形式發送給老師、學生或家長，及時、主動地進行信息溝通。
（3）自動提醒功能：可預設提醒時機、收信人、提醒內容、提醒頻度，自動發送提醒郵件或短信。例如：對某教師定期任務提示等。
（4）與學生及家長高效互動：系統采用先進的B/S結構，使用IE瀏覽器即可訪問，除了教師使用本系統外，您完全可以讓學生家長也登錄使用，查閱學生成績、課外作業安排等，增強相互間的溝通。
（5）完善的權限控制：可控制每個登錄用戶的權限，查看權、錄入權、修改權、刪除權均可設定，且細化到每一個字段。
（6）票據套打：利用表單模板，可精確定位數據的坐標位置，可充分利用Excel、Word中的字體、顏色，因此可設計出各種格式的套表，例如：各種單據、錄取通知書、畢業證書等，實現專業套打軟件的功能，支持市面上的各種打印機。
（7）統計功能：利用精心設計的報表定制功能，您只需幾個簡單步驟就可設計出漂亮實用的報表，包括分類明細表、分類統計表。例如，各班學生成績明細、各科成績明細，學生的性別、年齡段統計，各科成績、總分成績的分數段統計等。
（8）靈活設置基本信息：用戶可以自定義考試類別、課程、課節等選項字典，支持多層次結構，并據此作查詢、統計、分析。
（9）可擴展性強：采用通用信息平臺為基礎，系統的通用性保持不變。無需編程知識，能隨時擴展其它管理模塊，適用性強；能根據業務變化隨時調整，靈活性強。
四、選擇會博通高校檔案管理系統的理由：
1、久經考驗，系統成熟穩定：
會博通大學檔案軟件功能成熟完善：至今已有30余年匠心研發，經過了長時間的實戰運用打磨不斷的改進優化，已經被全國眾多小學、中學、初中、高中、大學、高校、技校，目前會博通大學檔案管理軟件功能已經非常完善，非常適合大學檔案管理。
2、軟件的平臺多樣性說：
根據大學學院的檔案管理工作人員的使用習慣與便利性，該大學檔案系統開放了平板端訪問，手機端APP，支持PC端安裝版等，能夠多平臺同時使用。
3、完善的銷售服務：
公司提供了完整的售前、售中、售后整套服務，隨時為用戶余客戶排憂解難，確保您有問必有答，并且售前提供系統演示余產品介紹，售中對接好每一個環節，讓客戶合作流程不迷路，售后當用戶余客戶遇到難點隨時協助，讓用戶用得順手順心。
4、從靈活拓展性強來說：
系統設計了靈活性強的自定義功能：自定義功能強大，囊括了桌面模塊自定義顯示、屬性自定義、分類自定義、權限自定義等，管理員還能夠自定義字段、自定義表單及報表。
檔案管理軟件的拓展性：系統預留了多種接口及數據結構，根據用戶需求，就如多種接口實現組織內部OA系統及檔案管理系統有機連接，不論是在企業微信通信系統、OA系統、CRM系統、ERP系統、還是財務系統等其它辦公系統。
5、超高的性價比優勢：
除了完善的整套軟件服務外，會博通檔案管理系統處于動態優化中，結合現實的場景需求，我們將持續更新最新的產品應用，提供不限次數的免費升級服務。進行使用培訓、系統升級等服務。
五、金典案例
蘭州大學、哈爾濱師范大學、廣東工業大學、合肥建設大學、東北電力大學、廣東省交通運輸大學、廣東社會大學... ...
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