分公司文件如何快速上傳？會博通檔案管理機(jī)器人:低成本，高效率！

企業(yè)成立分公司，重要文件、證照等，一張張掃描傳回總部，耗時耗力；

子公司分布各地，各類文件、材料、圖紙等數(shù)量大，難以及時上傳；

部門職能跨度大，各種檔案、項目資料類型多，收集難度大……

針對這類文檔多點(diǎn)分布、難以及時上傳、統(tǒng)一管理的情形，是為各分/子公司或部門單獨(dú)配備專職檔案管理人員負(fù)責(zé)掃描歸檔，還是讓成員自行安排掃描，再發(fā)回專職人員？

小博給您一個更加低成本、易上手、高效率的方案：會博通檔案管理機(jī)器人

會博通檔案管理機(jī)器人，是會博通與愛普生聯(lián)合開發(fā)的一體化檔案管理解決方案。它將會博通文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)、電腦及愛普生掃描儀進(jìn)行了優(yōu)勢整合，助用戶做到一鍵掃描快速上傳、一人管理全員參與，為企業(yè)組織降本增效提供了新思路。

一、會博通檔案管理機(jī)器人如何實現(xiàn)快速上傳？

會博通檔案管理機(jī)器人，包括：會博通文件檔案知識一體化管理軟件（單用戶版）+電腦+愛普生掃描儀。部署完成后，3步即可快速掃描上傳。

1、管理員先在會博通系統(tǒng)內(nèi)，預(yù)設(shè)好文件的保存路徑；

2、成員使用掃描儀掃描文件，支持自動雙面高速掃描、自動糾偏、自動圖像處理；

3、系統(tǒng)自動生成可被檢索的雙層PDF文件，上傳后，即按預(yù)設(shè)路徑自動歸集。

值得一提的是，愛普生掃描儀提供了自動雙面高速掃描、自動糾偏、自動圖像處理功能，并在系統(tǒng)內(nèi)自動形成雙層PDF，避免了掃描文件時需手動翻面、手動調(diào)整糾偏、手動生成PDF等繁瑣工序，上傳錄入更加便捷。

二、會博通檔案管理機(jī)器人如何降本提效？

● 對于中小微企業(yè)、集中辦公的組織

配置1套檔案管理機(jī)器人，1人即可對全公司檔案進(jìn)行管理。

組織可將檔案管理機(jī)器人配置在辦公區(qū)域內(nèi)，當(dāng)成員在工作中生成了檔案、資料等需要錄入時，可及時使用掃描機(jī)器人，掃描上傳；管理員通過會博通系統(tǒng)，即可將檔案歸類儲存、統(tǒng)一管理；需查用時，通過檢索功能可快速查閱。

推薦：中小微企業(yè)、各類事務(wù)所、商業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、個人工作室等。

√某商業(yè)公司案例

某商業(yè)公司內(nèi)部有大量紙質(zhì)項目資料，亟需數(shù)字化歸檔。配置會博通檔案管理機(jī)器人后，項目人員通過掃描機(jī)器人，即可及時將合同文件、項目資料、票據(jù)憑證等快速掃描錄入；管理員在預(yù)設(shè)的保存目錄下，就可以查看所有上傳文件，并進(jìn)行統(tǒng)籌管理。

● 對于大中型企業(yè)、分部門、多點(diǎn)辦公的組織

可使用“1+N”模式配置，即1套檔案管理機(jī)器人+多個掃描機(jī)器人，構(gòu)建自動化歸檔網(wǎng)。

組織可將檔案管理機(jī)器人，部署在總部檔案部門，由管理員統(tǒng)一管理；并在所需區(qū)域，如各部門、辦公室等配置掃描機(jī)器人。當(dāng)成員有文件產(chǎn)生時，即時可以掃描上傳。

重點(diǎn)是，組織可以根據(jù)分類架構(gòu)，為各掃描機(jī)器人預(yù)設(shè)對應(yīng)的保存路徑，構(gòu)建自上而下、靈活覆蓋的自動化歸檔網(wǎng)絡(luò)，將各區(qū)域形成的文檔、資料及時數(shù)字化，統(tǒng)一規(guī)范管理。

系統(tǒng)最多可容納200人參與掃描上傳，并支持電子文件本地上傳、自動歸檔。

推薦：大中型企業(yè)、企業(yè)子/分公司、企業(yè)各部門、異地辦公工作組等

√某制造企業(yè)案例

某大型制造企業(yè)，各部門內(nèi)形成的文件包括經(jīng)營資料、合同文件、技術(shù)文件等，數(shù)量多工作量大，影響了歸檔的及時度、完整度。經(jīng)了解后配置了會博通檔案管理機(jī)器人+多個掃描機(jī)器人，將檔案管理機(jī)器人配置由檔案員管理，并在相關(guān)部門內(nèi)設(shè)置掃描機(jī)器人。

布設(shè)完畢后，員工使用部門內(nèi)的掃描機(jī)器人，即可快速上傳，文件自動存儲至預(yù)設(shè)路徑內(nèi)。管理員查看對應(yīng)類目，即可分門別類細(xì)化管理，大大減少了檔案管理員的歸檔工作量，提高檔案數(shù)字化管理的效率。

三、會博通檔案管理機(jī)器人功能特色

會博通檔案管理機(jī)器人的核心，在于會博通文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)，它提供文檔從收集、整理、存儲到利用的生命周期管理功能，能解決各種檔案管理難題。

標(biāo)準(zhǔn)化檔案架構(gòu)：會博通支持紙質(zhì)與電子檔案、涵蓋圖片、音頻、視頻等格式文件的綜合管理，提供了符合國家規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化檔案結(jié)構(gòu)和行業(yè)分類模板。在開始搭建檔案結(jié)構(gòu)時，可直接應(yīng)用系統(tǒng)提供的行業(yè)分類模板，該模板下的著錄屬性及檔案表格等會一并繼承。

批量處理功能：會博通提供了多種批量處理功能，如支持通過Excel表批量導(dǎo)入目錄、目錄屬性批量修改、將掃描形成的文件批量上傳到指定位置、批量打印紙質(zhì)檔案封面等。各類批量處理功能，幫助管理人員快速完成檔案整理工作。

可視化數(shù)據(jù)統(tǒng)計：會博通內(nèi)嵌的統(tǒng)計功能，可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限等不同維度進(jìn)行統(tǒng)計，并能對庫存檔案的綜合情況進(jìn)行可視化展示，各檔案在庫情況一目了然。

最后的話

會博通檔案管理機(jī)器人的功能非常豐富，上述只是其中一覽。目前，會博通檔案管理機(jī)器人已在全國各地、各行各業(yè)的多家組織機(jī)構(gòu)上成功實施。如您對會博通檔案管理機(jī)器人有疑問，歡迎聯(lián)系會博通技術(shù)客服咨詢。期待和更多合作伙伴們遇見，攜手開拓檔案管理新效能。

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