知識學院
@企業檔管人：檔案數字化耗時耗力！用這個辦法解放人力，效率飆升
負責企業檔案管理的伙伴們，可能會對這樣的場景感到熟悉：
從各部門交收過來的紙質文檔，壘滿幾個文件箱，甚至鋪滿一桌面；
集中操作重復性的掃描、錄入歸檔動作，要耗費一上午甚至數天；
可能還有同事催要電子文檔，連環信息急call襲來，打亂原錄入節奏……
繁瑣、繁重的錄入工作，仿佛是影響企業檔案管理人員工作效率的笨重“秤砣”。如何利用信息化工具，優化流程，解放人力？今天小博分享的會博通檔案管理機器人應用案例，或許可以提供借鑒。
優化思路：擴大收集主體，全員參與歸檔
合作客戶：廣東華南鼎盛建設有限公司
廣東華南鼎盛建設有限公司，是一家以房屋建筑業為主、擁有建筑總承包一級資質的建筑行業全產業鏈綜合服務商。公司在經營發展的過程中，產生了數量龐大的紙質文檔，包括建筑相關的資質證照、工程方案、標書文件、合同文件等，亟需實施數字化、規范化管理。
經過咨詢了解，客戶選擇了會博通解決方案型產品——會博通檔案管理機器人。一套配齊檔案管理所需的軟件（會博通文件檔案知識一體化管理系統）、硬件（掃描儀、電腦），到手即可快速部署使用。在應用過程中，客戶主要通過以下幾點提升管理效能。
● 全員可參與：文檔數量龐大，檔案員掃描錄入的工作量很大。通過會博通掃描機器人，相關成員均可參與文檔資料的掃描、上傳錄入。誰形成了文檔，誰即可立即掃描上傳，最大可支持200人參與掃描上傳。這不僅大大減輕了檔案員的工作量，亦保證了檔案錄入的及時性。
● 簡單易上手：檔案錄入、歸檔有一定的規范性要求，因此往往需集中由檔案員來操作。但通過會博通開發的上傳程序，簡單幾步，非檔案管理專業人員也能完成掃描上傳。上傳后，文檔即會自動歸集至預設路徑，供檔案員統一管理。
● 便利化功能：基于讓知識流動起來的理念，會博通提供了檔案檢索、檔案借還、檔案數據統計等便于檔案利用的功能，方便公司按需查用。并且，還貼心內嵌了提醒功能，管理人可以使用它，對證照到期時間、檔案借用到期時間等進行提醒，滿足公司更多維的管理需求。
優化思路：簡化流程，重復性工作交給“機器人”去辦
合作客戶：佛山市三水日明電子有限公司
佛山市三水日明電子有限公司，是專業于軍、民用鋁電解電容器設計、生產和服務的企業，是國家高新技術企業。由于公司內需歸檔文件的類型繁多，工作量大，容易產生歸檔不及時、不完整的問題，從而導致相關風險。
在客戶應用過程中，會博通檔案管理機器人通過以下特色，為客戶解決檔案管理難題：
● 自動化：會博通檔案管理機器人配置的愛普生掃描儀，提供了自動雙面高速掃描、自動圖像處理、自動糾偏功能，掃描后即在系統內自動生成雙層PDF文件，省去了操作人員掃描反面、手動校正等諸多步驟。同時，管理員先預設好保存路徑，操作人員將文檔掃描上傳后，文件就會自動歸集至指定路徑內，直截了當，省去一次次、一層層翻目錄的繁瑣操作。
● 批量化：針對文件數量多、工作量大的問題，會博通開發了多種批量處理功能。比如，使用“通過Excel表批量導入”，上傳含有檔案信息的Excel表，就可快速完成目錄構建。還有如目錄屬性批量修改、批量打印紙質檔案封面等，助管理人員批量完成采集整理工作，大大提升工作效率。
● 規范化：會博通系統，提供了符合相關規范要求的行業分類模板，并提供檔案歸檔編輯、編號管理、注冊注銷、檔案表格套打（如封面、目錄等）等多樣化功能，能滿足檔案在收集、整理、存儲、利用的生命周期管理所需。使用一個系統，即可統一管理全公司檔案。
寫在最后
會博通檔案管理機器人，擁有非常豐富的功能，可應用于各行業、各類檔案的管理場景中：企業文書、工程檔案、基建檔案、教學檔案、科研檔案、經營管理檔案、合同檔案、干部人事檔案等等。
由于其適用性強、靈活度高、“打包式”軟硬件兼備的特點，目前已獲得非常多合作伙伴的青睞，應用在各行各業中，助力各類組織的檔案管理工作提質增效。歡迎各行業的企業組織伙伴們咨詢了解，共同探討檔案管理機器人更大的應用效能。
推薦閱讀：
分公司文件如何快速上傳？會博通檔案管理機器人:低成本，高效率！
