數(shù)字化轉型，文檔管理系統(tǒng)也適合中小企業(yè)嗎?

2024/2/5 0:00:00 來源：知識學院作者：小通瀏覽量： 1726

對于中小企業(yè)來說，每個文檔都有其獨特的價值和重要性。文檔可以包含各種信息，如策略文件、合同、業(yè)務文件、培訓材料等。數(shù)字化轉型過程中，需要文檔管理系統(tǒng)對這些文檔進行有效管理，這對中小企業(yè)的順利運營和發(fā)展至關重要。

一、文檔的價值

每個文檔都有自己的價值和作用，下面舉一些常見的例子：

1、策略文件：這些文檔包含中小企業(yè)的發(fā)展計劃、目標和策略。它們幫助企業(yè)明確自己的愿景和使命，并為未來的決策提供指導。

2、合同文件：合同文件對于中小企業(yè)與供應商、客戶和合作伙伴之間的合作關系至關重要。這些文件確保雙方的權益和責任得到保護，并提供了解決糾紛的依據(jù)。

3、業(yè)務文件：業(yè)務文件幫助中小企業(yè)了解其業(yè)務運營的情況和趨勢。這些文件提供了有關銷售、財務、市場和競爭情報等方面的信息，幫助企業(yè)做出明智的決策。

4、培訓文件：中小企業(yè)通常需要培訓員工，使其了解公司的政策、流程和最佳實踐。培訓和教育材料可以幫助員工獲得所需的知識和技能，提高工作效率和績效。

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因此，確保這些文檔的管理、存儲和保護是必要的，文檔管理系統(tǒng)可以提供幫助。

二、文檔管理系統(tǒng)的作用

文檔管理系統(tǒng)適用于各種規(guī)模的企業(yè)，包括中小企業(yè)。中小企業(yè)通常面臨文件散亂、重要文件易外泄、文檔量大難管理、利用安全難管控等文檔管理難題。文檔管理系統(tǒng)可以幫助中小企業(yè)解決這些問題，提高工作效率并節(jié)省時間和資源。文檔管理系統(tǒng)，給中小企業(yè)帶來一種全新的文件管理方式。

1、集中化管理

在中小企業(yè)數(shù)字化轉型過程中，解決文件分散化的問題是破局的關鍵。會博通文檔管理系統(tǒng)，通過收集散亂的文件并將其上傳統(tǒng)一歸檔至系統(tǒng)中，實現(xiàn)了文檔的集中化管理。

員工通過分布于公司各處的掃描機器人，快速把紙質(zhì)文件數(shù)字化，并依設定分類自動上傳到會博通系統(tǒng)中。而員工電腦、各部門存儲設備里的電子辦公文件、資料，則可以一鍵快速上傳，自動同步分類。

此外，還可以和企業(yè)已有業(yè)務系統(tǒng)對接，將系統(tǒng)中散落的文件、圖片、視頻等資料轉存起來。

通過會博通文檔管理系統(tǒng)的文件收集和整理功能，數(shù)據(jù)孤島問題得到解決，從而提高了文檔查找和利用的能力和效率。

2、文檔防擴散

會博通文檔管理系統(tǒng)采用了全面而又靈活的安全策略，SSL網(wǎng)絡加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制、防擴散措施、痕跡管理等，中小企業(yè)可根據(jù)需求打造適合自己需要的安全管理體系。

會博通還可以設置自動添加屏幕水印的功能，即使通過屏幕拷貝、照相、打印等方式獲得文檔，也會因為水印的存在而容易溯源。打印證件辦理相關事務時，還可通過打印水印限定打印件的用途。

3、精細權限管理

會博通文檔管理系統(tǒng)的授權是針對模塊和管理對象來進行，由于管理對象是一個帶層級的知識框架，所以，權限又具有依知識框架的層級向下進行繼承的特性。

授權時，可將權限授予組織、個人甚至職務變量，當將權限授予組織時，權限同時也具有依組織層級向下繼承的特性。為了簡化授權，會博通提供了崗位設計功能，系統(tǒng)預設崗位，包括系統(tǒng)管理員、類型管理員、業(yè)務管理員、全能編輯、編輯、全能作者、作者、投稿人、讀者、目錄讀者等，也可根據(jù)業(yè)務需要重新設計崗位，不同崗位具備不同的操作權限。授權時，還可限制用戶可訪問的密級，密級可根據(jù)客戶的需要自主定義。

4、在線安全閱讀

會博通文檔管理系統(tǒng)提供了具有自主知識產(chǎn)權的文檔服務功能，包含支持多頁tif文件處理的圖片管理器、PDF文件閱讀器以及各種常用格式的文件轉換為PDF等，可非常方便地處理和閱讀各種格式的文件，并且提供了完整的權限控制與防擴散功能。