物流檔案管理系統解決方案，助力物流企業檔案信息化建設

物流企業隨著業務不斷擴大，產生的檔案資料越來越多，紙質檔案占用空間大，成本越來越高，查找、借閱的效率降低。面對這種情況，物流公司如何進行檔案信息化建設呢？看完本篇物流檔案管理系統解決方案，大家或許會有答案。

一、物流檔案有哪些？

1、 物流運輸檔案：記錄物流運輸過程中的各類信息，包括貨物運輸合同、托運單、運輸計劃、運輸路線、配載單、運輸成本記錄等。這些檔案主要用于追蹤貨物的運輸情況、管理物流運輸成本和優化運輸方案。

2、 物流倉儲檔案：包括倉庫管理的各類文件和記錄，如倉庫租賃合同、入庫單、出庫單、庫存清單、盤點記錄等。這些檔案用于管理和監控倉儲操作、庫存管理和貨物流轉。

3、 供應商檔案：記錄供應商的基本信息、合作協議、價格協議、產品質量報告等。這些檔案用于管理和評估供應商的能力和信譽，以確保物流供應鏈的穩定和質量。

4、 客戶檔案：包括客戶的基本信息、銷售合同、訂單記錄、付款記錄等。這些檔案用于管理和跟蹤客戶需求、訂單處理和付款情況，以確保及時交付和客戶滿意度。

5、 物流合規檔案：包括物流運輸過程中的合規性文件和記錄，如運輸許可證、保險單據、海關報關單、危險品運輸證書等。這些檔案用于確保物流運輸過程的合法性、安全性和合規性。

6、 質量管理檔案：記錄物流過程中的質量管理活動和質量檢測報告，如產品抽樣檢驗記錄、質量整改措施、客戶投訴處理記錄等。這些檔案用于追蹤和管理物流過程中的質量問題和改進措施。

7、 運營績效檔案：包括物流運營的績效評價和分析報告，如物流成本分析、運輸效率評估、倉儲利用率報告等。這些檔案用于評估物流運營的效果和效率，為決策提供參考。

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還有其他的物流檔案，不一一列舉了。

二、物流企業哪些檔案管理問題比較突出呢？

1、紙質檔案存放時間長，易出現霉變、蟲蛀蟻害、丟失等情況；

2、紙質檔案存儲空間占用量大，紙張重復印刷，成本高；

3、檔案得不到規范化管理，利用不方便，效率低；

4、檔案資料管理分散，歸檔不及時、不完整，導致檔案失真，容易造成經濟損失。

三、會博通物流檔案管理系統解決方案

針對物流公司在檔案管理上的突出問題，會博通推出了行之有效的物流檔案管理系統解決方案。

1、集中管理：建設統一歸檔平臺，檔案管理員可根據不同部門、員工以及不同檔案類型等來預設不同的歸檔路徑，可實現檔案一鍵掃描上傳，上傳文件自動分類存儲，由專人管理。涵蓋檔案的收集、整理、存儲、利用等全生命周期管理。

2、歸檔全員化：多套掃描機器人，分散歸置于企業內不同部門，輻射所有成員，每個人均可依授權，快速掃描上傳文檔，大幅提升工作效率。

3、規范化管理：提供符合國標的檔案分類方案、分類號表、保管期限表、檔案表格等，全面實現檔案的合規化、規范化管理。

4、安全管控：員工快速移交手中的文件，及時將個人保管的文檔移交到組織集中保管。用戶行為實時監控、痕跡可查，依權限管理、利用檔案，嚴密地防擴散機制。

5、全文檢索+借閱管理：結合掃描儀，通過文檔上傳程序一鍵掃描，自動形成雙層PDF、自動分類上傳到檔案管理系統中，提供全面檢索服務，方便查找利用。系統提供借閱與歸還管理功能，管理人員直接登記文檔的借閱、領取、續借、 歸還，并自動形成登記與統計表，到期未歸還系統會自動提醒，防止檔案借出去向不明等問題。

通過會博通物流檔案數字化管理系統，對物流企業日常經營中產生的大量檔案資料進行合理、有效的收集、整理、上傳存儲、歸類、共享利用等，提高物流企業的運轉效率與經濟效益。