【案例】公交集團(tuán)檔案管理如何實(shí)施？公交集團(tuán)把信息化落到實(shí)處
2023/1/18 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 845
最近幾年，我們常看到類似“市檔案局檢查評審公交集團(tuán)檔案管理”的內(nèi)容。究竟如何做好公交集團(tuán)檔案管理？我們通過這些資訊可以窺見一二。在這些資訊當(dāng)中，出現(xiàn)頻率比較高的內(nèi)容為：門類完整、整理規(guī)范、計(jì)算機(jī)錄入和掃描、檔案的使用情況、檔案信息化。為管好檔案，廣州公交集團(tuán)與會博通攜手，完成了高標(biāo)準(zhǔn)、高度信息化的檔案管理平臺創(chuàng)建工作。
01客戶簡介
廣州公交集團(tuán)電車有限公司，成立于1982年，公司地址位于廣州市荔灣區(qū)，是會博通超過20年的老用戶。經(jīng)營范圍包括工程技術(shù)服務(wù)（規(guī)劃管理、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理除外）、工程管理服務(wù)、票務(wù)代理服務(wù);旅客票務(wù)代理、廣告設(shè)計(jì)、代理；廣告制作、廣告發(fā)布（非廣播電臺、電視臺、報(bào)刊出版單位）；分布式交流充電樁銷售；電動(dòng)汽車充電基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)營；機(jī)動(dòng)車充電銷售;集中式快速充電站；普通機(jī)械設(shè)備安裝服務(wù)；新能源汽車廢舊動(dòng)力蓄電池回收及梯次利用（不含危險(xiǎn)廢物經(jīng)營）；電氣設(shè)備修理；通用設(shè)備修理；機(jī)動(dòng)車修理和維護(hù)；電工器材制造;電工器材銷售；電工機(jī)械專用設(shè)備制造；專用設(shè)備修理等。
02客戶痛點(diǎn)
1）室藏豐富，但數(shù)字化程度需提升：廣州公交集團(tuán)，可以說是在改革開發(fā)之初就成立的企業(yè)，擁有非常源遠(yuǎn)的歷史，檔案資料不計(jì)其數(shù)。在過去，這些檔案資料以紙質(zhì)的形式保存，要想保護(hù)這些年代久遠(yuǎn)的檔案，并提高其利用率，需進(jìn)行數(shù)字化。
2）保密嚴(yán)格，但檔案安全不夠全面：公交集團(tuán)內(nèi)部檔案，保密性很強(qiáng)，對檔案保存設(shè)施各方面的要求較高。檔案數(shù)字化后，需要著重考慮數(shù)字化后的電子檔案傳閱、瀏覽等安全問題，最大限度保護(hù)檔案安全。
3）利用價(jià)值高，但檔案利用需升級：廣州公交集團(tuán)一直十分注重檔案利用的高效與規(guī)范，不斷完善各種檢索工具和利用效果登記，及時(shí)提供室藏檔案資料。不過，在現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與現(xiàn)代化辦公的要求下，檔案利用還需進(jìn)一步升級。
4）專業(yè)性強(qiáng)，但相關(guān)專業(yè)人才較少：檔案工作，專業(yè)性比較強(qiáng)，需要定期采取多種措施開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，以達(dá)到檔案保管安全、利用方便、管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的工作目標(biāo)，精力財(cái)力投入比較大。
03會博通公交集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)：一個(gè)平臺，管控全局檔案
1）一個(gè)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案全面數(shù)字化：會博通檔案管理平臺，是一個(gè)綜合性的應(yīng)用平臺，可以全局管控公交公司內(nèi)部運(yùn)營、人事、業(yè)務(wù)、工程、服務(wù)等全線內(nèi)容。會博通平臺上線后，企業(yè)內(nèi)部歷史遺留的紙質(zhì)檔案，逐步全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。
2）全方位保密的智能安全管控體系：為了保護(hù)檔案信息安全，公交集團(tuán)通過會博通平臺提供的安全功能配置了符合自身需要的系統(tǒng)應(yīng)用安全機(jī)制，包括錯(cuò)密鎖定、機(jī)器指紋登錄、限定IP地址訪問、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略，以及防擴(kuò)散水印加密等安全體系。
3）便捷檢索服務(wù)，提升檔案利用率：會博通檔案管理系統(tǒng)支持檔案的秒級檢索，用戶在內(nèi)網(wǎng)中訪問檔案管理系統(tǒng)，可快速查閱相關(guān)檔案，大大提高了調(diào)閱檔案的效率。并且，用戶在線閱讀檔案文件時(shí)，系統(tǒng)會自動(dòng)匹配動(dòng)態(tài)水印，可動(dòng)態(tài)獲取當(dāng)前閱讀用戶的用戶名，能有效避免惡意擴(kuò)散等管理風(fēng)險(xiǎn)。
4）專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)服務(wù)和檔案工具：會博通是全國領(lǐng)先的檔案管理解決方案供應(yīng)商，我們不僅可以針對性提供平臺應(yīng)用，也會針對需求對用戶進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，幫助用戶落實(shí)專業(yè)化檔案管理。會博通平臺整體貫徹國家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在軟件引導(dǎo)下操作，可保障專業(yè)性。
01客戶簡介
廣州公交集團(tuán)電車有限公司，成立于1982年，公司地址位于廣州市荔灣區(qū)，是會博通超過20年的老用戶。經(jīng)營范圍包括工程技術(shù)服務(wù)（規(guī)劃管理、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理除外）、工程管理服務(wù)、票務(wù)代理服務(wù);旅客票務(wù)代理、廣告設(shè)計(jì)、代理；廣告制作、廣告發(fā)布（非廣播電臺、電視臺、報(bào)刊出版單位）；分布式交流充電樁銷售；電動(dòng)汽車充電基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)營；機(jī)動(dòng)車充電銷售;集中式快速充電站；普通機(jī)械設(shè)備安裝服務(wù)；新能源汽車廢舊動(dòng)力蓄電池回收及梯次利用（不含危險(xiǎn)廢物經(jīng)營）；電氣設(shè)備修理；通用設(shè)備修理；機(jī)動(dòng)車修理和維護(hù)；電工器材制造;電工器材銷售；電工機(jī)械專用設(shè)備制造；專用設(shè)備修理等。
02客戶痛點(diǎn)
1）室藏豐富，但數(shù)字化程度需提升：廣州公交集團(tuán)，可以說是在改革開發(fā)之初就成立的企業(yè)，擁有非常源遠(yuǎn)的歷史，檔案資料不計(jì)其數(shù)。在過去，這些檔案資料以紙質(zhì)的形式保存，要想保護(hù)這些年代久遠(yuǎn)的檔案，并提高其利用率，需進(jìn)行數(shù)字化。
2）保密嚴(yán)格，但檔案安全不夠全面：公交集團(tuán)內(nèi)部檔案，保密性很強(qiáng)，對檔案保存設(shè)施各方面的要求較高。檔案數(shù)字化后，需要著重考慮數(shù)字化后的電子檔案傳閱、瀏覽等安全問題，最大限度保護(hù)檔案安全。
3）利用價(jià)值高，但檔案利用需升級：廣州公交集團(tuán)一直十分注重檔案利用的高效與規(guī)范，不斷完善各種檢索工具和利用效果登記，及時(shí)提供室藏檔案資料。不過，在現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與現(xiàn)代化辦公的要求下，檔案利用還需進(jìn)一步升級。
4）專業(yè)性強(qiáng)，但相關(guān)專業(yè)人才較少：檔案工作，專業(yè)性比較強(qiáng)，需要定期采取多種措施開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，以達(dá)到檔案保管安全、利用方便、管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的工作目標(biāo)，精力財(cái)力投入比較大。
03會博通公交集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)：一個(gè)平臺，管控全局檔案
1）一個(gè)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案全面數(shù)字化：會博通檔案管理平臺，是一個(gè)綜合性的應(yīng)用平臺，可以全局管控公交公司內(nèi)部運(yùn)營、人事、業(yè)務(wù)、工程、服務(wù)等全線內(nèi)容。會博通平臺上線后，企業(yè)內(nèi)部歷史遺留的紙質(zhì)檔案，逐步全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。
2）全方位保密的智能安全管控體系：為了保護(hù)檔案信息安全，公交集團(tuán)通過會博通平臺提供的安全功能配置了符合自身需要的系統(tǒng)應(yīng)用安全機(jī)制，包括錯(cuò)密鎖定、機(jī)器指紋登錄、限定IP地址訪問、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略，以及防擴(kuò)散水印加密等安全體系。
3）便捷檢索服務(wù)，提升檔案利用率：會博通檔案管理系統(tǒng)支持檔案的秒級檢索，用戶在內(nèi)網(wǎng)中訪問檔案管理系統(tǒng)，可快速查閱相關(guān)檔案，大大提高了調(diào)閱檔案的效率。并且，用戶在線閱讀檔案文件時(shí)，系統(tǒng)會自動(dòng)匹配動(dòng)態(tài)水印，可動(dòng)態(tài)獲取當(dāng)前閱讀用戶的用戶名，能有效避免惡意擴(kuò)散等管理風(fēng)險(xiǎn)。
4）專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)服務(wù)和檔案工具：會博通是全國領(lǐng)先的檔案管理解決方案供應(yīng)商，我們不僅可以針對性提供平臺應(yīng)用，也會針對需求對用戶進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，幫助用戶落實(shí)專業(yè)化檔案管理。會博通平臺整體貫徹國家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在軟件引導(dǎo)下操作，可保障專業(yè)性。
從1982到2023，廣州公交集團(tuán)電車有限公司已經(jīng)有四十多年的歷史。公交集團(tuán)檔案是公交集團(tuán)四十多年輝煌發(fā)展史的縮影，是公交行業(yè)寶貴的精神與物質(zhì)財(cái)富。后續(xù)，會博通將繼續(xù)保持與廣州公交集團(tuán)密切合作，深入挖掘檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作再上新臺階。
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