廣州珠江鋼琴集團有限公司正式啟用會博通綜合知識管理系統

       2017年12月28日下午兩點，廣州珠江鋼琴集團股份有限公司荔灣老廠區迎來了熱鬧。本來，生產人員和設備都已經搬遷到增城新廠區，荔灣老廠區基本半空，但這一天在老廠區會議室舉辦了珠江鋼琴綜合知識管理系統的正式上線培訓，集團組織了包括各職能部門資料員、各分支企業的檔案管理負責人、檔案相關管理人員共60余人共同參與此次系統上線培訓活動。

       檔案是企業內部最為規范的知識，為企業存在留下歷史依據，檔案管理工作不僅能維護歷史真實面貌，還是組織管理工作的一部分，是提高組織工作質量和工作效率的基礎，更是衡量一個組織管理水平的重要尺度。因此，做好檔案管理工作對一個組織的健康發展至關重要。珠江鋼琴深深明白這一點，所以一向非常重視檔案的管理與利用。珠江鋼琴擁有專用的檔案庫房，并配備了相應的檔案管理人員，對實體檔案進行了有序化管理，并嚴格進行檔案的出入口管理，有效實現維護歷史面貌的目的。

       但是，隨著管理與信息技術日新月異，如今僅把檔案有序化地封存在檔案室已不能滿足企業的日常需要。檔案可供日后重復利用，是企業作歷史借鑒及功能改善的重要材料。因此，如何讓檔案更好、更便捷地發揮共享、利用的功能已成為當今成功企業的必修課。

       廣東紹林科技開發有限公司有幸中標成為軟件服務提供商，為珠江鋼琴提供優質的檔案管理解決方案。歷經了接近三個月的系統實施，珠江鋼琴對紹林科技開發的會博通綜合知識管理系統進行了從初步到深入的了解，不僅規劃了綜合檔案的管理，還將證照管理、知識內容管理等方面都納入了系統的管理范疇。

       這一次培訓工作，正是珠江鋼琴實施紹林科技提供的全企業協同化檔案管理解決方案的開端。在會博通綜合知識管理系統下，各職能部門不僅可以在系統中管理部門內的文檔，在需要歸檔時，還可利用系統形成歸檔移交清單，快捷地實現實體檔案在檔案室的歸檔；檔案管理員可根據清單，直接在系統上進行歸檔編輯操作。如此一來，完美地解決了由檔案管理處理習慣導致的檔案資料收集不完全、歸檔工作量突增、歷史資料丟失等情況，實現了關鍵文檔從形成、共享、利用到歸檔的全生命周期管理，聯合整個集團參與文檔管理工作，用最少的成本完美實現檔案的數字化工作。

       培訓會后，紹林科技還演示了系統的新功能——流程化歸檔。珠江鋼琴肯定了這種方式的可行性，表示今后可對科技等類型檔案實施。雙方還對下屬單位啟用檔案管理軟件的具體實施工作進行了探討。未來，珠江鋼琴將建成一套以數據和電子文檔為依托、經集成與處理的數字化檔案管理系統，可實現各類檔案的檢索、查詢，由此實現系統、高效、科學地管理集團公司及其下屬企業所有檔案的目的。