天娛廣場攜手會博通共建綜合檔案自動化管理平臺

項目概述：

        天娛廣場集百貨商城、娛樂中心、辦公樓于一體，配套設施完善，是全城年輕人喜愛的潮飾玩物集中地。天娛廣場采用了會博通綜合知識管理系統，作為企業內部綜合性檔案的管理平臺，實現了規范化、模塊化以及流程化的檔案管理，有效提升了企業的管理效率與管理水平。

項目需求：

      天娛廣場管理著不同的商業物業，因為管理的廣度與深度，傳統的管理手法，經常會導致管理效率難提升、工作失誤難把控的情況，盡管采用了一些桌面式軟件實現了部份信息化的運用，但是，行政部的管理人員，還是擔心會出現以下管理隱患：

      1、紙質檔案因為維修、報審等管理與運營需要，常常需要把原件或復印件進行外借，經常使用的人員，難免存有公司證照電子版，原件借出不知所蹤的情況會可能出現。

      2、文檔資料借出后，用途難以把控，公司有些文檔、證照，不管是復印件還是電子版，用途不明的風險較高。

      3、各部門分散保存工作相關的文檔資料，公司沒有集中管理，可能有什么，在哪里都不清楚，導致文檔無從找起。

      4、涉及到樓層裝修或維修工程時，經常要翻查施工圖紙，紙質圖紙找起來特別不方便，電子圖紙只存在少數人的電腦里，使用不便捷，而且沒有任何利用痕跡，難以管控。

      5、紙質資料的長期使用，會導致資料折舊，甚至損壞，使用復印件代替，也會出現難以管控的問題。

      6、物業合同眾多，存在很多周期性發生的合同，實際工作中常常會發生忘記續租的情況。

      7、以往證照、檔案等資料的保存與應用均有各種規范，但是實施起來時，經常因為繁瑣的原因，有可能得不到員工的擁護，制度名存實亡。

      8、證照資質眾多，年審、延期、變更等工作繁多，會出現過了時間節點不得而知，到了使用時卻派不上用場的風險。

      ……

項目價值：

會博通主要為天娛廣場旗下的物業、寫字樓、酒店、店面等提供了涵蓋企業檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計等全生命周期的檔案自動化管理平臺。天娛廣場根據自身管理需要，以物業管理主體為單位將檔案分為以下幾類，即：文書檔案、合同檔案、圖紙檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案、榮譽檔案等，幫助企業實現分布于不同辦公地點的各部門、各下屬公司的檔案集中管理與利用，提供專門的檔案搜索平臺，多種方式的檔案檢索，并由行政部檔案室統一監控，確保檔案數據的安全性，解決了傳統文件與檔案資料管理的弊端。

系統亮點：

1、會博通能全面適應天娛廣場對檔案的分類需求，自定義建立不同類型的檔案管理門類，并對應配置相關的檔案著錄屬性，記錄檔案正文與附件、檔案屬性（包括編碼、二維碼、時間等）以及檔案存放位置等，從而實現對實體檔案與電子檔案的有序化管理。

2、根據天娛廣場企業內部的管理習慣及需求，會博通提供了覆蓋面廣，且功能豐富的檔案采集功能，幫助企業快速采集原有實體檔案和電子檔案。

3、會博通根據天娛廣場的內部組織結構，為客戶提供了可接觸密級以及操作行為的二維權限管理解決方案，員工可隨時根據需要，按權限取用文檔資料，保障檔案應用安全同時，又能將公司內部檔案價值最大化。

4、會博通為天娛廣場提供了檔案借閱、歸還與發放功能，及其可流程化處理，幫助企業管理所有檔案的借閱，包括證照、圖紙等紙質及電子檔案文件,實現有序化的借閱流程和管理。

5、會博通內嵌提醒功能，如合同執行提醒、證件年檢時間提醒、借閱歸還提醒等，采用內部郵件或短信的方式，幫助公司員工實現續簽合同到期提醒、行政人員營業執照到期提醒等。

6、通過會博通系統，可以清晰查看企業內部工作人員的操作痕跡，包括借閱痕跡和利用情況等，并進行匯總與統計，隨時追溯和管控。

7、天娛廣場采用了會博通提供的多項安全配置：

      1）全面實現了強密碼登錄；

      2）某些關鍵管理員用戶，只能使用指定的設備登錄；

      3）用戶密碼以年為周期提醒更換；

      4）輸錯3次密碼即鎖定賬號；

      5）文檔資料在預覽狀態下的防擴散水印