企業檔案現代化管理的重要性

信息化時代，大量的各種新載體、新介質檔案的形式，給檔案工作提出了新問題新挑戰。檔案工作必須適應科技發展和時代要求，轉變觀念，更新管理方式和管理手段，努力實現檔案管理的現代化。檔案現代化順利實現是多方面的，不僅包括硬件設施現代化、軟件現代化的管理，而且還包括管理手段現代化和檔案人員知識、水平的現代化。當前應抓好以下幾個方面的重點。

一、轉變思想觀念，適應社會發展

轉變觀念首先要從進一步提高檔案工作者的社會檔案意識開始，進而提高整個社會的檔案意識。因為只有得到社會的支持和關注，才能有利于檔案工作的開展，有利于檔案事業地位的提高。要提高整個社會的檔案意識，檔案工作者自身是關鍵，要求檔案工作者要進一步樹立起社會意識。檔案工作者由于長期處于封閉、半封閉的工作環境，雖然普遍具有勤勤懇懇、不怕苦、不怕累、不求名利、默默奉獻的敬業精神，但不少人觀念陳舊，思想保守，與社會接觸少，社會活動能力和社會協調能力不足。

改變這些現象，一是要改變檔案工作長期無聲無息的封閉局面，面向社會，積極參與社會活動，加強協調能力，為檔案工作的開展創造良好的社會環境，為整個社會服好務。二是要創新用人機制，提高工作人員的積極性，把檔案的作用充分發揮出來，千方百計擴大服務領域，只有這樣才能打開檔案工作的新局面，帶動檔案事業全面發展。三是強化訓練，對檔案工作者分層次進行基礎教育、高級理論培訓及檔案專業教育，培養一支具有一定數量和質量的年輕檔案生力軍。培養和選拔優秀人才，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識，這是提高檔案工作水平的一項帶有戰略性的措施。只有這樣，才能提高檔案工作者的社會意識，立足本職，更好地服務于社會。

二、強化檔案業務基礎，加大現代化管理力度

制約檔案現代化管理的因素有很多，如資金、人才等。在做好檔案的收集、整理、利用、保管等工作基礎上，進一步強化檔案管理的標準化、規范化、科學化，才能切實加強現代管理。首先，應投入大量的精力關心和支持檔案事業，應想方設法創造條件投入資金，應千方百計配備先進設備，應積極培養、選拔高素質的專業人才，把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位的重要達標內容進行考核。其次，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，要經常過問檔案工作。每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項、重要問題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中的實際存在的困難和問題。再次，要有宏觀指導的總體思路，實現發展戰略上的創新，微觀行動上管理內涵和技術手段的創新。可以建立創新制度，研究創新方向，調配創新力量，組織創新活動等激勵機制，實現理論創新和實際工作創新的有機結合，這對檔案事業無疑具有重要意義。

三、強化人才隊伍建設，適應現代化管理的需求

要建設一支政治合格、業務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優質的檔案干部隊伍奠定檔案事業長足進步，是持續發展的根基。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應有，即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學會利用現代代管理手段——檔案計算機管理及電子文件歸檔與管理的知識與技能，必須及時適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則就難以勝任工作。檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護。

四、提高認識，加快檔案現代化管理進程

檔案工作被看成是一項知識管理工作，知識管理是信息管理的延伸和發展。知識不是一般的信息，而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。知識管理要求把信息與信息、信息與活動、信息與人連接起來，實現知識的共享和社會化。把檔案管理從信息管理看成知識管理，這是認識的又一深化，無疑也提升了檔案工作的社會地位。信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟發展的重要保證。在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的各個領域中發揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案現代化管理進程。