【案例】貴陽筑水：會博通助力辦公+綜合檔案一體化建設

貴陽筑水水利產業發展有限公司（簡稱：貴陽筑水），是貴州省貴陽市一家從事水利基礎設施項目的投資、建設及管理的大型國有建設企業。

由于企業發展的需要，貴陽筑水于2018年選擇了有30年應用歷史的會博通綜合知識管理軟件，使公司一步到位，實現了包括文件、檔案、知識在內的綜合辦公管理無紙化、數字化，并且，引入了移動辦公概念，員工只要有安卓或蘋果手機，安裝會博通APP，就可與任何人、在任何地點進行溝通與協作。

通過三年的應用實踐，會博通在貴陽筑水的應用，具有以下特點：

一、辦公自動化管理（OA）和檔案管理融為一體

采用會博通系統，實現了全面辦公自動化管理，并與檔案管理連成業務線，從業務流程的發起、審批、形成成果文件、發布到最后歸檔全面實現一體化管理，并且，對于檔案，員工可以按照權限查閱與申請借用，不僅從公司層面全面實現企業專有核心文檔知識的管控，還將企業內部專用知識內容，開放給擁有對應權限的員工查閱，響應其工作與學習需求，為工作提供智力支持。

1.集成協同，建設門戶化辦公管理

會博通為貴陽筑水搭建了統一辦公門戶，解決不在同一地點協同辦公、溝通與共享知識的不便。通過門戶、流程、信息、服務、數據的整合，建造信息相互交流與共享的橋梁，消除“信息孤島”，實現知識集成。采用協同辦公的方式，解決了復雜的手工流程，以及跨部門、跨地域的合作不便，全面實現自動化與數字化，完美實現協同辦公。

會博通OA(綜合知識管理平臺)貫穿了整個辦公知識內容的全生命周期管理，對固有知識進行有序化管理和組織，并提供咨詢臺、微博、論壇中心等工具，促進隱性知識的顯性化，從而推動創新。依托知識搜索和搜索成果發布功能，實現對知識文檔全面把控，對不同主題以及管理需要的知識匯編，讓工作、業務快速上手。

3.便捷高效，打造移動化辦公管理

會博通綜合知識管理平臺，通過移動辦公的方式，助貴陽筑水實現了文檔流轉、業務處理、溝通協作及流程審批等多種方式輕松連接員工與工作。

公司領導通過移動平臺，在辦公室之外就可以進行審批方面的工作，非常方便，大幅提高了辦公效率。

利用移動知識庫，打造協同辦公與知識管理的移動應用，讓連接更為便捷，知識流通更為高效，搜索平臺讓員工隨時“掌”握組織動態與知識。

此外，移動考勤模塊可完美實現日常考勤，并可記錄外勤工作軌跡，提高考勤管理效率。移動閱讀模塊可提供具有手寫、文字批注、語音朗讀以及同步閱讀等閱讀工具，以人為本，享受舒適的閱讀體驗。

二、工程項目檔案的規范化、標準化應用，實現檔案的全面信息化管理

1.工程項目檔案信息化管理業務流程的梳理

貴陽筑水作為一家建筑工程公司，在和會博通合作前，檔案管理資料分散，沒有集中管理，不便查找，且收錄不及時，容易導致檔案丟失或損壞，無法掌握檔案的真實情況，檔案利用率。引入會博通系統后，對貴陽筑水檔案業務流程進行了梳理，使工程項目檔案的管理更加有序與規范。

2.實現了檔案的全生命周期管理

貴陽筑水采用會博通前，檔案采集方式都是通過Excel等手工方式，效率低，工作量大，人工成本高，且耗時長，鑒定工作復雜。
采用會博通軟件后，實現了檔案全生命周期管理，從起草、審批、歸檔到利用的自動化流程管理，并且，實現了分布式的檔案整理和集中式的數字化管理，紙質檔案與數字化電子檔案的集成統一管理。
三年來，會博通軟件科技圍繞貴陽筑水的業務需求，選派專門的技術支持團隊，提供了非常專業的技術支持服務，包括會博通軟件的及時升級服務，及時響應的應用指導與故障排除等，大家都深深體會到，不斷的技術改進與良好的支持服務，是確保應用取得成效的基礎。

3.通過檔案對工程項目進度進行實時監控

工程項目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習慣，讓檔案作為一個工程項目的附屬品，僅僅作為驗收和應付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事后管理方法，在合作會博通前，貴陽筑水工程項目驗收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規范、資料跟蹤收集不及時等問題時有發生，使用會博通后，通過檔案到位情況，實時監控工程項目進度，規范了檔案管理，大幅提高工程項目管理效率。

通過三年的應用實踐，貴陽筑水實現了辦公的移動化、信息化及檔案管理實現了有序化、規范化、標準化、信息化，大幅提高了辦公效率和檔案利用效率，使公司的內部管理上了一個臺階。