如何做好企業電子檔案層級劃分？
2022/1/28 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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企業電子檔案包括什么內容？細數下來，還真的非常多，既涉及品牌宣傳、合作榮譽、大事件等對外資料，也包括戰略規劃、投資運營、業務評估等對內材料。此外，文書規范、離任審計、監察資料、無形資產等管理性質資料，制度流程、企業文化等宣傳材料，都屬于企業電子檔案的范疇。
舉個非常簡單的例子，例如我們按照不同的年齡對人員進行分類：①小孩（0-11歲），②少年（12-19歲），③青年（20-29歲），④中年（30-59歲），⑤退休人士。這樣的分類就不符合“不重疊”的原則，因為退休人士可能包括某些早退休的中年人，而如果把退休人士去掉，則不符合“不遺漏”的原則，這里應該加上一個老年人（60歲以上）才更完整一些。
這有點像我們的電腦文件夾、筆記類軟件目錄，只有清晰、合理、有序的分類，才能準確地知道什么文件該放進什么文件夾，什么文件夾該到什么地方去查找。
當然，檔案分類也并非固定死的模式，它需要根據企業的發展情況進行動態調整，不過頻繁調整層級、分類調整不利于檔案的管理，相應地也會耗費大量的人力、物力，所以我們提倡檔案分類保持一定的穩定性。關于如何保持分類的相對穩定，大家可以借鑒先進企業的檔案劃分框架，畢竟在實踐中打磨的體系，才是最耐用的體系。
要管理好如此大體量的企業電子檔案，做好檔案分類是關鍵。針對不同的檔案，有不同的分類方式。一般而言，分類標準大都按照來源、內容、時間、形式四大類劃分，之后再將其劃分為若干小類別。
比如，對于文書檔案，常見的分類方法有：年度分類法、組織機構分類法、問題分類法等；對于工程檔案，常見的分類方法有：程序和階段分類法、專業分類法、載體分類法、時間分類法、責任者分類法等。對于會計檔案，常見的分類方法有：年度分類、文件形式分類、保管期限分類等；對于產品檔案，可以按產品型號進行分類；對于科研檔案，一般按照課題分類……
舉個非常簡單的例子，例如我們按照不同的年齡對人員進行分類：①小孩（0-11歲），②少年（12-19歲），③青年（20-29歲），④中年（30-59歲），⑤退休人士。這樣的分類就不符合“不重疊”的原則，因為退休人士可能包括某些早退休的中年人，而如果把退休人士去掉，則不符合“不遺漏”的原則，這里應該加上一個老年人（60歲以上）才更完整一些。
這有點像我們的電腦文件夾、筆記類軟件目錄，只有清晰、合理、有序的分類，才能準確地知道什么文件該放進什么文件夾，什么文件夾該到什么地方去查找。
當然，檔案分類也并非固定死的模式，它需要根據企業的發展情況進行動態調整，不過頻繁調整層級、分類調整不利于檔案的管理，相應地也會耗費大量的人力、物力，所以我們提倡檔案分類保持一定的穩定性。關于如何保持分類的相對穩定，大家可以借鑒先進企業的檔案劃分框架，畢竟在實踐中打磨的體系，才是最耐用的體系。
如果您對企業電子檔案層級分類感興趣，歡迎隨時跟我們交流。
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