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會博通檔案管理系統升級之「智能輔助」

2022/6/21 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 689

什么樣的工具能稱為智能化工具？這是一個比較寬泛的問題，見仁見智，有回答說要包括人工智能、大數據應用；也有回答說，需要具備AR增強現實功能；還有回答說需要實現全流程的自動化。

對于會博通來說，全流程自動化是檔案管理系統智能化升級的重中之重。

會博通用將近兩年的時間，對11559個程序文件進行優化調整，實現了輔助文件編號編制、編號自動查重、身份信息讀取、歸檔工作量統計的自動化操作，再一次提升了檔案管理系統用戶的工作效率。

01輔助文件編號編制

您有沒有注意，政府企業文書下發的紅頭文件，都會帶有一個編號。這個編號是為規范規章、法定制定程度而設的。國務院就曾頒布《規章制定程序條例》，許多部門也制定了本部門的規章制定辦法。

會博通、會博通檔案管理系統

為了更好輔助紅頭文件編制，會博通檔案管理系統為用戶提供“套紅”功能。即：用戶可直接通過系統發起文件審核，若審核通過，可直接利用系統當中的“套紅”功能，一鍵添加紅頭模板。文件編號就包含在紅頭模板當中，編號可自動生成并自動延續。用戶不用擔心漏編或誤編，造成文件混亂。

02檔號自動查重

所謂檔號，指的是檔案的一個編號，包括全宗號、類別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號等。通常來說檔案號具有唯一性，科學編制檔號，有利于檔案的管理和利用。

會博通、會博通檔案管理系統

會博通檔案管理系統為用戶提供了檔號自動查重功能，在實際執行中，只要檔案編號出現重復，系統就會自動跳出提醒框,詢問操作者：檔案重復，是否繼續？用戶可以有效避免因粗心而造成的誤操作。

03身份證信息讀取

與公交卡、公司門卡類似，會博通檔案管理系統，在聯通身份證閱讀器后，可自動將用戶身份證號讀取到系統當中，從而輔助完成線下實體檔案的快速申請、借閱。

會博通、會博通檔案管理系統

這一身份證讀取方式，可以讓檔案管理員告別手輸的繁瑣，快速完成檔案的資料的查找，極大的提高了檔案工作的效率。

04歸檔工作量統計

您知道，您一年歸檔了多少份檔案嗎？在會博通檔案管理系統中，您可以隨時查看，當下的檔案歸檔成果。統計維度涵蓋類型、分布、年度、報表等，豐富多元，滿足不同的業務應用需求。

會博通、會博通檔案管理系統

歸檔工作量統計功能，內置于會博通管理系統軟件當中，您在使用系統的過程當中，只需做好檔案的分類和存儲，系統就會自動統計各類數據，幫助您全方位掌控檔案數據量，有效量化檔案管理工作。

自動化操作更省心！會博通檔案管理系統以輔助文件編號編制、檔號自動查重、身份證信息讀取、歸檔工作量統計4個維度幫助用戶們提升檔案工作效率。目前，全流程自動化在檔案管理系統已融入各企事業單位檔案管理流程應用，成為高效檔案工作重要功能加持。