公司文檔管理如何高效又優(yōu)雅？這幾個(gè)小技巧一定要看！
2022/9/23 0:00:00
來(lái)源：公司資訊
作者：小博
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各位從事公司文檔管理的大佬們，你們?cè)谔幚砉ぷ鞯倪^(guò)程中，是不是經(jīng)常被以下這些問(wèn)題困擾：
1）難以收集，難以收集文件分散，數(shù)據(jù)來(lái)源多個(gè)系統(tǒng)，收集工作繁瑣效率低。
2）難以整理，手動(dòng)整理文檔工作量大。部分文檔容易丟失，造成企業(yè)損失。
3）難以管理，文檔管理分類(lèi)難。文檔信息管理混亂，各自隨意分類(lèi)，整理工作量大。
4）難以使用，文檔利用效率低。文檔搜索難，搜索慢，年份較老的文檔不能重復(fù)使用。
本來(lái)想做個(gè)優(yōu)雅的職場(chǎng)人，沒(méi)曾想?yún)s成了埋頭在各種文檔資料里、看起來(lái)非常勤奮的打工人。有沒(méi)有一種更為科學(xué)、智能的方法幫助我們做好文檔管理，做一個(gè)優(yōu)雅的職場(chǎng)人？別著急，會(huì)博通這就給您支招。
01合格的公司文檔管理是怎樣的？
1）文檔的分類(lèi)要清晰：文檔分類(lèi)要科學(xué)，不應(yīng)該重疊，也不應(yīng)該遺漏，這樣存檔和查找起來(lái)不會(huì)亂。
2）文檔查詢要方便：想要什么文件，就能快速找出那份文件，是文檔利用的前提。
3）文件版本記錄要清楚：不同時(shí)間、不同時(shí)期的不同版本，要分清。
4）文檔借閱要高效：流程審批要及時(shí)，流通記錄要記錄。
5）文檔管理要安全：要確保公司重要機(jī)密不外泄。
02會(huì)博通助您高效管理公司文檔
以上這幾個(gè)問(wèn)題，會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)都可以很好的解決。會(huì)博通立足實(shí)際需求，為公司文檔管理專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了一套符合文檔分類(lèi)要求、文檔便捷查閱、文檔安全管控的應(yīng)用方案。
1）文檔分類(lèi)清晰靈活
會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)，呈現(xiàn)樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)，分級(jí)分類(lèi)管理文檔，可無(wú)限創(chuàng)建自定義文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)，可定義文件體系目錄排序。在實(shí)際的應(yīng)用中，用戶可以根據(jù)實(shí)際需求，靈活創(chuàng)建各種檔案分類(lèi)，以確保公司檔案以及未來(lái)的發(fā)展需求。
這種可控性強(qiáng)的文檔分類(lèi)框架，可以說(shuō)是公司管理當(dāng)中一個(gè)成長(zhǎng)型的工具模式，隨著企業(yè)不斷發(fā)展，檔案分類(lèi)一定會(huì)適時(shí)調(diào)整。使用過(guò)會(huì)博通的用戶朋友，對(duì)這種文檔分類(lèi)模式給予很高的評(píng)價(jià)。
2）文檔查閱高效便捷
手機(jī)、Ipad、電腦，不論在什么時(shí)候，這三個(gè)物件，在你身邊都會(huì)有一個(gè)，擁有它們當(dāng)中的任何一個(gè)，您都可以登錄到會(huì)博通當(dāng)中，查找所需檔案。查找方式類(lèi)似于百度搜索，只要看見(jiàn)搜讀圖標(biāo)，即可輸入關(guān)鍵詞，一鍵查閱。
當(dāng)然，會(huì)博通的功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止于此，除了輸入關(guān)鍵詞查檔之外，會(huì)博通還支持全文檢索、自然語(yǔ)言檢索、二次檢索等多種檢索方式，滿足您的全方位檢索需求。檔案檢索出來(lái)后，無(wú)需安裝任何插件，即可瀏覽文件。比如您從事工程行業(yè)，對(duì)于DWG文件，無(wú)需安裝CAD或CASS一樣可以瀏覽。
3）文檔安全管控要全面
在工作當(dāng)中，有時(shí)候我們不經(jīng)意間，就會(huì)隨手將文件轉(zhuǎn)發(fā)別人。這并不是一個(gè)好的工作習(xí)慣，大家要主要對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，機(jī)密文件隨意保存或者轉(zhuǎn)發(fā)的后果是不可想象的，因?yàn)榇蠖鄶?shù)時(shí)候，當(dāng)我們將文檔發(fā)送給他人之后，我們就失去了對(duì)文檔的控制。
有時(shí)候記不住也沒(méi)關(guān)系，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)配置了 安全機(jī)制，包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書(shū) 、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略、防擴(kuò)散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴(yán)密守護(hù)檔案安全。
文檔是企業(yè)的重要資產(chǎn)，一定要重視起來(lái)，進(jìn)行好的管理，發(fā)揮它的作用。文檔分類(lèi)清晰靈活、文檔查閱高效便捷、文檔安全管控全面。會(huì)博通希望通過(guò)這幾個(gè)方面，能夠祝您優(yōu)雅地做好檔案管理工作。
1）難以收集，難以收集文件分散，數(shù)據(jù)來(lái)源多個(gè)系統(tǒng)，收集工作繁瑣效率低。
2）難以整理，手動(dòng)整理文檔工作量大。部分文檔容易丟失，造成企業(yè)損失。
3）難以管理，文檔管理分類(lèi)難。文檔信息管理混亂，各自隨意分類(lèi)，整理工作量大。
4）難以使用，文檔利用效率低。文檔搜索難，搜索慢，年份較老的文檔不能重復(fù)使用。
本來(lái)想做個(gè)優(yōu)雅的職場(chǎng)人，沒(méi)曾想?yún)s成了埋頭在各種文檔資料里、看起來(lái)非常勤奮的打工人。有沒(méi)有一種更為科學(xué)、智能的方法幫助我們做好文檔管理，做一個(gè)優(yōu)雅的職場(chǎng)人？別著急，會(huì)博通這就給您支招。
01合格的公司文檔管理是怎樣的？
1）文檔的分類(lèi)要清晰：文檔分類(lèi)要科學(xué)，不應(yīng)該重疊，也不應(yīng)該遺漏，這樣存檔和查找起來(lái)不會(huì)亂。
2）文檔查詢要方便：想要什么文件，就能快速找出那份文件，是文檔利用的前提。
3）文件版本記錄要清楚：不同時(shí)間、不同時(shí)期的不同版本，要分清。
4）文檔借閱要高效：流程審批要及時(shí)，流通記錄要記錄。
5）文檔管理要安全：要確保公司重要機(jī)密不外泄。
02會(huì)博通助您高效管理公司文檔
以上這幾個(gè)問(wèn)題，會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)都可以很好的解決。會(huì)博通立足實(shí)際需求，為公司文檔管理專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了一套符合文檔分類(lèi)要求、文檔便捷查閱、文檔安全管控的應(yīng)用方案。
1）文檔分類(lèi)清晰靈活
會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)，呈現(xiàn)樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)，分級(jí)分類(lèi)管理文檔，可無(wú)限創(chuàng)建自定義文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)，可定義文件體系目錄排序。在實(shí)際的應(yīng)用中，用戶可以根據(jù)實(shí)際需求，靈活創(chuàng)建各種檔案分類(lèi)，以確保公司檔案以及未來(lái)的發(fā)展需求。
這種可控性強(qiáng)的文檔分類(lèi)框架，可以說(shuō)是公司管理當(dāng)中一個(gè)成長(zhǎng)型的工具模式，隨著企業(yè)不斷發(fā)展，檔案分類(lèi)一定會(huì)適時(shí)調(diào)整。使用過(guò)會(huì)博通的用戶朋友，對(duì)這種文檔分類(lèi)模式給予很高的評(píng)價(jià)。
2）文檔查閱高效便捷
手機(jī)、Ipad、電腦，不論在什么時(shí)候，這三個(gè)物件，在你身邊都會(huì)有一個(gè)，擁有它們當(dāng)中的任何一個(gè)，您都可以登錄到會(huì)博通當(dāng)中，查找所需檔案。查找方式類(lèi)似于百度搜索，只要看見(jiàn)搜讀圖標(biāo)，即可輸入關(guān)鍵詞，一鍵查閱。
當(dāng)然，會(huì)博通的功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止于此，除了輸入關(guān)鍵詞查檔之外，會(huì)博通還支持全文檢索、自然語(yǔ)言檢索、二次檢索等多種檢索方式，滿足您的全方位檢索需求。檔案檢索出來(lái)后，無(wú)需安裝任何插件，即可瀏覽文件。比如您從事工程行業(yè)，對(duì)于DWG文件，無(wú)需安裝CAD或CASS一樣可以瀏覽。
3）文檔安全管控要全面
在工作當(dāng)中，有時(shí)候我們不經(jīng)意間，就會(huì)隨手將文件轉(zhuǎn)發(fā)別人。這并不是一個(gè)好的工作習(xí)慣，大家要主要對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，機(jī)密文件隨意保存或者轉(zhuǎn)發(fā)的后果是不可想象的，因?yàn)榇蠖鄶?shù)時(shí)候，當(dāng)我們將文檔發(fā)送給他人之后，我們就失去了對(duì)文檔的控制。
有時(shí)候記不住也沒(méi)關(guān)系，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)配置了 安全機(jī)制，包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書(shū) 、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略、防擴(kuò)散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴(yán)密守護(hù)檔案安全。
文檔是企業(yè)的重要資產(chǎn)，一定要重視起來(lái)，進(jìn)行好的管理，發(fā)揮它的作用。文檔分類(lèi)清晰靈活、文檔查閱高效便捷、文檔安全管控全面。會(huì)博通希望通過(guò)這幾個(gè)方面，能夠祝您優(yōu)雅地做好檔案管理工作。
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