讓檔案搜索更快、更準(zhǔn)的方法！第5種搜索類強(qiáng)烈推薦

大家在查詢檔案時(shí)，常用的是哪種搜索方式？關(guān)鍵詞搜索、全文搜索，亦或有其他的搜索“組合技”？

說(shuō)起來(lái)，要在茫茫數(shù)據(jù)庫(kù)中精準(zhǔn)搜索出所需檔案，說(shuō)簡(jiǎn)單卻也不簡(jiǎn)單，這需要操作用戶對(duì)所需檔案有清晰的認(rèn)知，并且要選對(duì)搜索方式、用準(zhǔn)關(guān)鍵詞，搜索才能更快更準(zhǔn)。

在不同情景下，用哪種搜索方式更高效？今天，小博就以會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理系統(tǒng)為例，分享幾種常用的搜索方法。以下是本文提到的搜索方法及應(yīng)用場(chǎng)景：

1、關(guān)鍵詞搜索

適用于模糊搜索，或通過(guò)組合關(guān)鍵詞精準(zhǔn)搜索

2、二次搜索

在搜索結(jié)果上二次篩選，適用于限定搜索范圍或精準(zhǔn)搜索

3、組合檢索 

適用于多條件組合、精準(zhǔn)搜索，或針對(duì)文件某一特定屬性（如歸檔日期）搜索

4、全文檢索/OCR識(shí)別全文檢索

針對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別，可搜索出包含指定文字內(nèi)容的文件（或圖片）

5、搜索類（會(huì)博通創(chuàng)新搜索技術(shù)） 

適用于常態(tài)化的搜索需求，并支持動(dòng)態(tài)反饋，自動(dòng)將新歸檔且合條件的文件匯總在內(nèi)

（會(huì)博通系統(tǒng)-搜索平臺(tái)界面示例）

1、關(guān)鍵詞搜索

關(guān)鍵詞搜索，可以直接輸入單個(gè)關(guān)鍵詞，也可以組合輸入多個(gè)關(guān)鍵詞，在關(guān)鍵詞與關(guān)鍵詞之間插入空格即可。

假設(shè)，現(xiàn)在需搜索一份通知，主題是關(guān)于吳剛的職位任免。根據(jù)需求，我們可提煉出3個(gè)關(guān)鍵詞“吳剛”、“任免”、“通知”，組合輸入“吳剛空格任免空格通知”搜索，即得出精準(zhǔn)結(jié)果。

一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)用關(guān)鍵詞組合能快速得出精準(zhǔn)結(jié)果，但這需要用戶對(duì)文件有一定了解，并應(yīng)用到恰當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞。

當(dāng)用戶不清楚該用哪些關(guān)鍵詞組合時(shí)，可先輸入單個(gè)關(guān)鍵詞模糊搜索，并通過(guò)二次搜索進(jìn)一步精確篩選。

2、二次搜索

二次搜索，是在已有搜索結(jié)果的基礎(chǔ)上再次搜索，搜索結(jié)果會(huì)更加精準(zhǔn)、直接。

比如，現(xiàn)在需用到一份適用于機(jī)關(guān)單位的案卷目錄，但不清楚文件具體命名。這里我們先輸入關(guān)鍵詞“目錄”搜索，系統(tǒng)反饋了117個(gè)搜索結(jié)果。

接著，輸入“機(jī)關(guān)”并點(diǎn)擊二次搜索，即在已有的117個(gè)結(jié)果上二次篩選，結(jié)果范圍立即大大縮小，可快速定位到所需文件。

3、組合檢索

組合搜索，可設(shè)定的搜索限定條件更細(xì)、更多?？赏ㄟ^(guò)文件的特定屬性，比如責(zé)任人、存放地點(diǎn)、甚至歸檔日期等，快速搜尋某類文件；亦可將關(guān)鍵詞與特定屬性組合檢索，精準(zhǔn)定位到所需文件。

在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)，組合檢索的設(shè)置方法非常靈活。

假設(shè)，現(xiàn)在我們需檢索一份由系統(tǒng)管理員發(fā)布的、保管期限為永久的會(huì)議文件，通過(guò)組合條件來(lái)檢索：

（1）在基本選項(xiàng)區(qū)，可設(shè)置檢索詞、起始日期、限定類型等。

（2）在組合檢索條件生成區(qū)，檢索條件可多層疊加，錯(cuò)選時(shí)也可一鍵刪除；系統(tǒng)提供的條件選項(xiàng)十分全面，除了包括主題、責(zé)任者、編號(hào)、密級(jí)等10多個(gè)大項(xiàng)外，還有近百項(xiàng)附加屬性可選，如部門、成文日期、檔案類型、檔案狀態(tài)、歸檔日期等等，囊括了多種檔案常見(jiàn)屬性。在這里，我們添加了如圖3個(gè)檢索條件。

（3）組合邏輯可選擇并且（縮小檢索范圍、檢索更精）、或者（擴(kuò)大檢索范圍、檢索更全）、并且不（劃去非檢索范圍、檢索更準(zhǔn)），可幫助快速界定檢索范圍。這里我們3個(gè)條件都應(yīng)用到并且的邏輯，快速定位到了所需文件范圍。

總的來(lái)說(shuō)，組合檢索可更精準(zhǔn)地界定檢索范圍，可選擇的組合方式及檢索條件也更多樣化，可幫助用戶更快、更高效地達(dá)到搜索目的。

4、全文檢索/OCR識(shí)別全文檢索

全文檢索，是針對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行檢索。我們可以通過(guò)一段文字來(lái)檢索對(duì)應(yīng)的文件，比如通過(guò)文章標(biāo)題找到文章文件、通過(guò)會(huì)議主題來(lái)找到會(huì)議記錄文件等等。

如下圖，輸入一段關(guān)鍵詞，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別，并在結(jié)果中反饋出包含該內(nèi)容的相關(guān)文件，及與關(guān)鍵詞相關(guān)的最佳匹配段落。關(guān)鍵詞自動(dòng)高亮，幫助快速定位到所需內(nèi)容。

會(huì)博通系統(tǒng)支持OCR識(shí)別全文檢索，如上圖例子，可直接檢索出包含關(guān)鍵詞內(nèi)容的PDF文件。即便是PDF、JPG等圖片格式，也能通過(guò)OCR智能識(shí)別、快速反饋在結(jié)果中。

如果企業(yè)組織的檔案庫(kù)中包含大量PDF、JPG等格式的文件，配上OCR功能會(huì)非常實(shí)用方便，亦可應(yīng)用在證照、票據(jù)等文件的搜索上，可大大提升搜索效率。

5、搜索類

如果經(jīng)常要搜索某類文件，或常常要重復(fù)設(shè)置特定的組合條件，有一個(gè)快速直達(dá)的搜索方法——搜索類。

搜索類，是會(huì)博通創(chuàng)新的一項(xiàng)信息搜索技術(shù)——它能將用戶常用的搜索需求固化下來(lái)，相當(dāng)于將指定需求“打包”好，再通過(guò)固定分類節(jié)點(diǎn)呈現(xiàn)，更快更直接，免去大量重復(fù)操作。

比如，某部門內(nèi)常常需搜索采購(gòu)合同，那就可建立專門的“采購(gòu)合同”搜索類，有權(quán)限的成員直接點(diǎn)開(kāi)就能找到所需檔案。

并且，搜索類支持分層建立。比如，在上述示例的搜索類下，還可建立如“金額大于10萬(wàn)元”、“金額小于等于10萬(wàn)元”的子搜索類，讓搜索結(jié)果更細(xì)化呈現(xiàn)。

搜索類支持自動(dòng)更新，后續(xù)錄入的歸檔文件，只要符合搜索條件，會(huì)自動(dòng)匯總在對(duì)應(yīng)的搜索類下，搜索結(jié)果還可導(dǎo)出Excel表格，協(xié)作、查用都非常便捷。

會(huì)博通，讓文檔為組織賦能

會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)的搜索與查閱，是與權(quán)限相對(duì)應(yīng)的。用戶需具備相應(yīng)的權(quán)限，才能進(jìn)行搜索或查閱，確保檔案的應(yīng)用與工作職能相符，也能更好保障檔案信息安全。

會(huì)博通在檔案管理行業(yè)專注超30年，技術(shù)積累深厚，系統(tǒng)成熟，功能豐富。接下來(lái)，將會(huì)繼續(xù)深耕技術(shù)研發(fā)，致力推出更多實(shí)用、好用的檔案管理產(chǎn)品和功能，助力企業(yè)組織發(fā)揮檔案管理的更大效能。

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