檔案數字化流程揭秘：檔案數字化前處理要注意什么？有哪些步驟？

檔案數字化處理，需經過哪些流程？

會博通參考檔案行業標準《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017），及團隊在檔案數字化項目中的實戰經驗，將檔案數字化處理流程總結為以下七大環節：

數字化前處理、數字化數據采集、數字化數據處理、圖像質量檢查、數字化數據存儲、數字化后處理、目標數據庫建立。流程見圖如下：

檔案數字化，是一項細致而環環相扣的工作。在每個環節的處理過程中，都有許多細節難點，如：

檔案數字化前處理，是要先拆卷還是先編頁？檔案用膠水粘貼或縫紉機壓線時，該如何處理？檔案破損如頁腳翻卷、輕微裂痕要怎么處理？……

針對檔案數字化處理過程中的各項要點，會博通特別推出《檔案數字化流程大揭秘》欄目，將逐一為大家介紹每個環節的要點和注意事項。

本期我們介紹的環節是：檔案數字化前處理。

01檔案數字化前處理流程

檔案數字化前處理，是檔案數字化工作的重要環節，‌它涉及到對檔案進行全面的檢查和準備，‌以確保數字化過程的順利進行和保證數字化成果的質量。‌

檔案在數字化前處理階段，即從檔案庫房出庫后，至進行數字化數據采集前，一般經過以下處理流程：

1、檔案出庫

2、檔案清點

3、檔案交接

4、確定掃描頁

5、編制頁號

6、目錄數據準備

7、拆除裝訂

8、技術修復

02檔案數字化前處理要點

檔案出庫

檔案調出庫房，應由雙方共同清點案卷數量，仔細查看每個案卷，對于案卷有否破損、殘缺、漏頁、缺頁、有無卷內目錄、頁碼是否連續，裝訂是否牢固，有否破損等情況均記錄備案，并作為檔案再入庫驗收的依據。

完成檔案調取清點、登記等前期工作后，可提交檔案出庫申請。經相關負責人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規范，辦理出庫相關手續。并與數字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。

編制頁號

檔案拆卷前先檢查卷內文件頁碼，如有頁碼缺失或錯誤，需重新編制頁碼。

編制時，用鉛筆編寫在當面材料的右上角；編制雙面書寫的文字材料時，正面編寫在右上角，反面編寫在左上角。

如發現卷內目錄和卷內實際分頁不符，整理人員校核后，應用鉛筆修改錯誤的頁碼。如出現破損頁面、缺頁等特殊情況，要進行登記。

拆除裝訂

應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。拆除裝訂時，要注意保護檔案不受損害，不得損壞檔案包裝原件，并對排列順序不準確的檔案進行重排。

對于拆卷后難以復原的珍貴原件，應先請示檔案所屬單位，決定是否拆卷。拆卷時，要先去掉金屬物。對于特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，拆除時應拍照記錄，以便恢復檔案原貌。

檔案裁頁

對于必須裁頁才能掃描的文件，應經過檔案所屬單位同意后，方可用裁紙刀沿文件原有折痕細心裁切，不得徒手撕裁。

更多檔案數字化環節的介紹，歡迎關注會博通（官網或公眾號），我們將持續為大家分享介紹。

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