小貓仔，大應用：會博通檔案管理機器人應用故事分享

近來，有許多客戶朋友咨詢關于貓仔的問題：

“十人/幾十人企業是否適用？”

“一套貓仔是否包括了數字化采集和全流程管理的功能？”

“采集設備龜仔該怎么搭配，一臺夠用嗎？”

……

貓仔是一款靈巧、易用、適用性強的數字化檔案管理解決方案。相信大家想了解的，不僅是貓仔能否解決痛點、滿足應用需求，更關心它能否為企業創造實用價值、助力企業增值提效。

今天小博就和大家分享，關于貓仔助力企業增質提效、賦能業務發展的故事。

（為新朋友們介紹一下：貓仔是會博通備受歡迎的產品[會博通檔案管理機器人解決方案]的別名，龜仔是[會博通掃描機器人]的別名，亦是暫用名。歡迎在文末參與我們的有獎征名活動，征名后會啟用新名稱哦！）

有一家服務行業公司，原先沿用著傳統模式管理公司文檔：電子文件分散儲存在各員工電腦上，重要文件以紙質形式由專人留存保管。

在公司員工總數為20來人的時候，文檔查用雖有不便，但尚能勉強維持。

隨著業務擴張，公司規模擴大，員工也增加到了近50人，涉及財務、行政、業務、技術的相關文檔越來越多，應用需求增多，原模式存在的一系列問題越發顯現，管理升級迫在眉睫。

一方面，文檔采集不規范，阻礙業務推進。

為了方便審核，業務人員以往都是通過手機拍照的形式回傳，后續再將紙質文件郵寄到公司。由于操作不規范，常會出現圖像模糊、內容不全等情況，公司內審人員看不懂、看不全、看不清，反復溝通成本高，給項目推進帶來極大不便。

另一方面，文檔分散，查用困難。

各類型的文件與檔案資料，分散存儲在員工電腦中，查文件主要依賴于來回問詢傳輸，文檔版本更新時亦難以第一時間同步，如請假單、登記表等行政表格出現新舊版本混用，造成重復性工作，極大影響工作效率。

此外，該管理模式存在著許多安全隱患。

重要文檔資料存容易因人員流動造成丟失、損壞或泄露，影響相關工作開展；紙質文檔損壞后難以修復……

經了解后，公司負責人最終采購了一套貓仔、一套龜仔，并作出了相應安排和調整：

公司確立了一位檔案員，主管負責文檔資源的集中統籌。而應用會博通系統，檔案員可完成文件與檔案在收集、整理、儲存、利用等全生命周期的數字化管理。

通過貓仔配備的掃描儀與智能上傳程序，公司全員誰有需歸檔材料，誰可立即掃描上傳，快速完成數字化歸集，打造“一人管理，全員參與”的高效模式。

增配一套龜仔，相當于增加了一個數字化采集入口，在外的業務人員可隨時使用，及時掃描上傳合同等重要文件資料。

有了貓仔作為檔案管理“大腦”輔助，公司快速、規范地構建了數字化檔案管理體系。

重要文檔資源能夠分門別類地規范化留存；員工需查用，也可通過檔案員進行統一對接，文檔借閱、借出等信息皆可通過系統登記在錄，去向可追溯，降低安全風險。

有了2臺高速掃描設備的輔助，專業的數字化采集工作變得快速簡單。

設備自動進行雙面高速掃描、自動圖像調整、自動糾偏、自動生成可供檢索的雙層PDF等，無需繁瑣操作，簡單幾步完成。此外，通過雙層PDF文件，內審人員可以快速檢索定位到所需文件或內容，直接復制相關內容，項目協作效率更高。

應用貓仔與龜仔構建數字化文檔管理體系后，公司的業務推進效率大幅提升，接下來的整體銷量都有了明顯增長，為公司的良性發展增添了動力……

事實上，會博通貓仔和龜仔的應用場景非常廣泛：黨政、各類企事業單位、各類事務所、部門或工作小組、大中小院校等……基于貓仔和龜仔的靈活搭配，可按需組合出個性化的歸檔及管理網絡，為企業組織降本提效、管理升級提供新途徑。

會博通有獎征名

會博通有獎征名活動正在舉辦中：歡迎大家發揮創意與想象，為貓仔和龜仔構思一個更加響亮、更具魅力的名字。征集活動持續至8月30日，掃描下方活動二維碼即可參與！

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