用檔案管理軟件進行檔案著錄，如何確保準確、完整？

關于用檔案管理軟件進行檔案著錄，許多朋友會咨詢道： 

檔案數據著錄時，能確保著錄項完整、準確嗎？

如何為不同類型檔案設定著錄項？是否支持自定義設置？

如何快速設置著錄項？可以批量編輯嗎？……

不同組織的檔案類型多樣，檔案資料的屬性也不盡相同。在進行檔案著錄時，標準的著錄項模板往往無法涵蓋所有細節，這時，自定義檔案著錄項的功能就顯得尤為重要。

今天，我們就通過會博通檔案管理系統的自定義屬性功能，來介紹如何進行著錄項的精細化、個性化設置。

依管理需求自定義檔案屬性

會博通系統支持自定義屬性，通過標準屬性與附加屬性的組合，用戶可根據管理邏輯，來設定和實施個性化的檔案著錄方案，從而確保檔案著錄數據的完整、準確。

并且，對于常用但無法通過標準屬性全面描述特征的檔案類型，如合同檔案、會計檔案等，還可通過設定和套用附加屬性模板，來減少重復定義屬性的工作量，提高檔案工作效率。

接下來，我們就從新建文件/案卷等場景入手，來看看如何進行檔案屬性設置。

1、新建文件/案卷

會博通系統提供了多種新建文件的方式，支持實體與電子檔案的錄入。在文件夾最底層，點擊菜單欄[新建]-[文件]，即會彈出多種新建方式。

以較常用的批量新建為例，在新建頁面即可快速新增并錄入文件的基本信息，勾選“新增時自動繼承”選項，還可自動繼承上一條屬性內容，省卻了重復手工錄入。

新增條目完成后，如需修改檔案屬性，選中檔案條目并點擊菜單欄的[屬性]工具，即可進入屬性設置界面。

屬性界面展示了標準屬性與附加屬性，下面我們將逐一來看看。

標準屬性

參照《檔案著錄規則》（DA/T18-2022）以及相關標準規范，會博通為不同檔案類型預設了各自的通用標準屬性。應用標準化分類模板時，系統會一并繼承檔案屬性設置，相當于部署完直接即可用，可以非常高效地開展標準化管理。

比如，文書檔案的標準屬性包括件號、文號、責任者、題名、文件日期、頁數、密級等；合同檔案的標準屬性包括序號、合同編號、責任者、題名、合同簽訂日期、合同金額等。

通過右上角工具欄的調整屬性顯示功能，可按照使用習慣調整顯示方式，如將標準屬性和附加屬性合并顯示、設置屬性顯示名稱、排列順序、對齊方式等。

附加屬性

當標準信息無法全面、準確地描述檔案內容與形式特征時，通過系統強大而靈活的附加屬性，可以靈活補足。在會博通檔案系統中，每一條信息/文檔都可以有獨立的附加屬性。

附加屬性的調整非常方便。在屬性界面，可直接調整本條目的附加屬性，進行屬性信息的增刪、修改信息、拖動調整順序等；也可直接套用已有的附加屬性模板。

管理人員或技術工程師在[綜合知識管理]模塊中，可對附加屬性模板進行預設和修改，以供檔案人員套用，滿足規范化管理需求。 

2、設置文件夾屬性

工作中常常需要批量處理，那么如何對多份文件，如整個文件夾、整個分類層級的文件進行屬性設置？

應用會博通系統，不僅可對單份文件進行屬性設置，還可針對各層級文件夾進行屬性設置。選中所需文件夾，在左側菜單欄中選擇[屬性]，即可進入屬性設置界面。

一般來說，文件夾屬性涉及到多個層級或多份文件，更適合在新增或構建新分類層級時進行調整，在設定完成后即不宜大幅改動。

通過標準屬性、附加屬性及附加屬性模板的靈活應用，無需二次開發，不同組織可靈活打造符合管理習慣、著錄項完整的檔案信息，以實現規范化、精細化的檔案管理。

除了以上介紹的屬性自定義，會博通檔案管理系統中還具有分類架構自定義、檔案表格自定義、權限體系自定義等特色，歡迎關注會博通，小博將持續為大家分享！

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