檔案數字化流程揭秘：檔案目錄數據庫建立的6個步驟
檔案數字化處理，需經過哪些流程？
會博通參考檔案行業標準《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017），及團隊在檔案數字化項目中的實戰經驗，將檔案數字化處理流程總結為以下七大環節：
數字化前處理、目錄數據庫建立、數字化數據采集、數字化數據處理、圖像質量檢查、數字化數據存儲、數字化后處理。流程見圖如下：
針對檔案數字化處理過程中的各項要點，會博通特別推出《檔案數字化流程大揭秘》欄目。本期我們要分享的環節是：目錄數據庫建立。
01目錄數據庫建立
在檔案數字化工作中，目錄數據庫建立是至關重要的一環，它不僅關系到檔案信息的完整性和準確性，還直接影響到檔案的長期保存和利用效率，是實現檔案數字化管理的關鍵。
目錄數據庫建立一般包括以下步驟：
1、 制定規則
2、 數據庫格式選擇
3、 數據庫結構設計
4、 檔案著錄
5、 數據錄入
6、 檢查數據質量
需強調的是，不同組織機構對檔案數據庫的需求不同，數據庫設計和實施的重點也有所差異。比如，企業檔案數據庫可能側重分類架構的可拓展性，以及與職能匹配的權限管理；學校檔案數據庫可能側重多媒體資源儲存與精準檢索。
在構建目錄數據庫前需先進行調研，明確具體管理需求，如用戶包括誰（哪個部門、多少人）、重點關注什么功能（需解決什么問題）、檔案數據來源、是否需集成對接等，數據庫的實施才能更符合實際應用。在這方面，在會博通為客戶進行專業化方案定制前，項目團隊會先進行詳盡的需求調研，再根據組織需求量身定制應用方案。
02目錄數據庫建立要點
制定規則
規范：應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數據庫數據規則的制定應符合DA/T 18對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。
數據庫格式選擇
規范：數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式，以便于數據交換。
說明：所選定的數據庫格式，應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。
數據庫結構設計
規范：數據庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯系，有利于紙質檔案數字化成果的管理和利用。
說明：良好的數據庫結構對于數據的存儲和檢索效率來說至關重要，必須根據業務需求和應用目標來設計，如需包含的數據表及字段、數據表之間的關系等。對此，亦可選擇會博通系統這種成熟穩定的檔案管理系統軟件，可確保數據庫的結構既能滿足當前需求，也能適應未來發展。
檔案著錄
規范：將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。
說明：檔案著錄應當準確、詳細、完整，真實反映檔案的內容和形式特征。在會博通檔案系統中著錄時，可通過自定義功能，精細定義系統中每一份檔案案卷的屬性。如：文書檔案的屬性可定義為文號、題名、文件日期、密級等，合同檔案的屬性為合同編號、合同名稱、簽訂日期等。還可設定及套用屬性模板，減少重復工作，提高著錄效率。
數據錄入
說明：為了確保檔案信息的規范性和一致性，須按照檔案著錄結果，準確錄入檔案信息。同時，在檔案數字化前處理工作中，對于紙質檔案目錄所作的修改或補充的備注，也應錄入到數據庫中，以確保檔案目錄數據的準確性和完整性。
檢查數據質量
規范：可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時進行修改。
目錄數據庫建立之后，在數字化數據采集這一環節有哪些步驟？要注意什么？下期《檔案數字化流程大揭秘》欄目我們將繼續分享，歡迎關注！
會博通，讓文檔為組織賦能
會博通源自1988年，專注于知識管理領域超30年，推出了覆蓋黨政軍、制造、工程/房地產、能源、交通運輸、證券金融、教育科研、信息咨詢、醫藥等十大行業的行業應用解決方案，致力于為客戶提供個性化、專業化的檔案管理服務。歡迎關注會博通官網或公眾號了解更多。
