【分享】新檔案法下，如何讓檔案管理制度更“接地”？

當我們在推進檔案管理工作時，首要做什么？

會博通認為，在推動檔案管理工作時，先行的必須是管理——也就是全面、明確的檔案管理制度。

檔案管理制度建設，關系到檔案管理成果的優劣，與檔案管理工作的成效高度關聯。一個完善的檔案管理制度，不僅能夠確保信息的準確性和安全性，還能提高檢索效率，促進組織知識的共享與傳承。

一般來說，檔案綜合管理制度由檔案管理工作規章制度和檔案工作規范組成。

檔案管理工作規章制度，指導著檔案整體管理的目的與依據，明確了體系、機構與職責，細化了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、新技術應用與監督管理以及應急管理等規章規定。

檔案工作規范，明確了具體檔案數字化整理工作的內容，如鑒別分類、文件材料整理、檔案數字化、裝訂入盒上架等的操作流程。

這樣看下來好像很清晰簡明，實際上制度建設的關鍵與難點是“落地”，真正具有落地意義的制度條款尤為關鍵，這要求我們不僅需遵循標準法規，更需結合管理目的、組織結構、技術應用等多方維度綜合考量。

在新檔案法下，建設檔案管理制度時，可以重點從這5個方面來考慮，確保制度的有效性和合規性：

1、 明確管理目的

組織希望通過檔案管理實現什么目標、預期達到什么效果，這個是需要明確的，這將指導檔案管理的具體實施和資源分配。對于企業而言，如果關鍵是要管理經營類檔案、支撐業務開展，那么可以聚焦于經營類檔案的管理以及相關的制度支撐，確保檔案管理工作按照既定目標有效推進。

2、 明確管理機構與職責

無論管理制度多么完善，最終都需要由人員來執行。因此，建立一個分工明細、職責權限明確的工作組織至關重要。如組建檔案管理部門、配備熟悉檔案業務的專業人員、明確人員安排及職責權限等。其中還包括對檔案管理人員的任命、培訓、監督和評估等。

3、 兼顧管理現狀與合規化

隨著新檔案法及其實施條例的出臺，2024年9月新發布《電子檔案管理辦法》等，國家對檔案管理的規范要求日益細化、越趨完善。

對于許多組織來說，全面跟進實施是有一定難度的。建議可以在遵循國家關于檔案管理的法律法規及《國家檔案局令》的基礎上，結合自身實際情況，如技術能力、資源配置等，制定合理的檔案管理策略。如尚未具備電子檔案單套制管理條件的組織，可以考慮采用雙套制管理作為過渡。

4、 明確各類檔案的歸檔范圍與來源

檔案其實就是組織內部具有反復利用價值、能提供歷史借鑒意義以及需要長期保存的文件材料。值得留意的是，隨著法律法規更新、組織發展、技術進步等因素，歸檔范圍也需要定期評估和更新。

要明確歸檔范圍，首先需遵循《檔案法》等法律法規的要求，參照相關標準規范；其次，要根據組織的業務需求和運營特點，確定哪些文件對組織的運營、管理和決策具有重要價值；還可考慮文件的利用頻率，頻繁使用的重要文件通常需要歸檔，以便于快速檢索和利用；此外，還可以結合風險管理、知識管理等角度去綜合考慮，確定合理的歸檔范圍及來源，確保檔案管理工作的有效性。

5、 集中管理實體與電子檔案

隨著數字化轉型深入，越來越多的文件以電子形式存在。電子檔案管理不僅能夠延長文件的保管期限，還更便于利用。因此，檔案管理制度應包括對電子檔案的有效管理，確保電子文件的安全存儲、快速檢索和規范使用。

檔案管理制度并非一成不變的，而應根據組織的發展和外部環境的變化，進行定期評估和適時調整。如此，才能為檔案以及知識的保存、利用和傳承提供堅實基礎，為組織運營效率和決策質量的提升提供有力支撐。

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