適合物業(yè)公司的文檔管理系統(tǒng)：不僅解決收、管難題，還有這項優(yōu)勢！

新任物業(yè)公司主管張三，發(fā)現(xiàn)所負(fù)責(zé)小區(qū)的物業(yè)文檔資料管理混亂，隱患重重：

文檔資料存放不規(guī)范，有什么文件、存放在哪里都不清楚，遇到消防安全問題要耗費一整天天才能對應(yīng)工程圖紙，安全隱患大；物業(yè)資料沒有及時歸檔管理，部分基礎(chǔ)資料丟失，導(dǎo)致線路維保、電梯年檢等事項難以開展；重要資料無備份，遺失資料補全難、耗時耗力，一旦導(dǎo)致業(yè)主或所服務(wù)小區(qū)的經(jīng)濟損失、事故發(fā)生，物業(yè)還要面臨法律責(zé)任……

這些問題，不僅影響物業(yè)管理工作推進，還存在相當(dāng)高的法律風(fēng)險！

解決物業(yè)文檔管理難題，建立科學(xué)、規(guī)范的文檔管理體系是關(guān)鍵。下面我們通過會博通檔案管理機器人“貓仔”與掃描機器人“龜仔”，看如何全面攻破管理難點。

1、數(shù)字化“文檔柜”，集中管理

物業(yè)管理涉及的文件資料繁多，用會博通檔案管機器人“貓仔”，物業(yè)公司可以化“亂”為“整”，對海量文檔資料實現(xiàn)統(tǒng)一集中的數(shù)字化管理。

“貓仔”相當(dāng)于是組織專屬的數(shù)字化“文檔柜”，物業(yè)公司可按需自定義分類架構(gòu)，將成千上萬的文檔資料規(guī)范分類儲存；可用來管理文件、檔案、合同、證照、人事信息等，還可用于實體與電子檔案的同步管理。有哪些文件、文件在哪里，在系統(tǒng)一查便知。

2、數(shù)字化上傳入口，及時收集

物業(yè)工作事項繁雜，文件歸檔工作容易被忽視耽擱。但應(yīng)用了會博通掃描機器人“龜仔”，有授權(quán)人員可隨時將紙質(zhì)文件數(shù)字化上傳，文檔數(shù)字化收集分分鐘搞定。

比如，消防安全資料更新了，當(dāng)值工作人員可立即用“龜仔”，將文件數(shù)字化掃描上傳。掃描上傳步驟簡單，還可OCR識別形成雙層PDF。文件直傳系統(tǒng)指定路徑、不留存在本地，由管理員在“貓仔”上集中管理，省心且安全。

3、靈活布設(shè)，滿足不同管理需求

物業(yè)公司的項目多，辦公點往往分散各地，靈活搭配應(yīng)用“貓仔”與“龜仔”，可以用更少的人力物力，發(fā)揮更高的管理效能。

比如，可將“貓仔”設(shè)在物業(yè)公司總部，將“龜仔”分布設(shè)在物業(yè)各項目點或小區(qū)。各點人員有重要文件資料產(chǎn)生時，可立即掃描上傳，由總部文檔管理員在系統(tǒng)上進一步管理，如批量導(dǎo)出、移交、歸檔等，還可進行各項專業(yè)統(tǒng)計，精準(zhǔn)把握各物業(yè)項目的運營情況。

再如，對于較大的小區(qū)或物業(yè)項目，也可將“貓仔”設(shè)在文檔管理員辦公室，將“龜仔”分布設(shè)在前臺、財務(wù)部等。有查用需求時，管理員可通過搜索平臺高效檢索、通過借閱登記進行詳細(xì)記錄，方便文件與檔案資料的高效、安全查用。 

最后，您可能會想知道，這套方案部署需要多久？

會博通負(fù)責(zé)任地告訴您：即插即用！

“貓仔”與“龜仔”是軟硬件兼?zhèn)涞某商资浇鉀Q方案，我們會將設(shè)備全部預(yù)裝好，您只需連接設(shè)備并接上電源，立即可將其投入使用，部署“0時差”，助您高效管理！

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