檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用：檔案著錄項(xiàng)太多，哪些必須錄？干貨來了！

隨著電子檔案管理的推行，檔案著錄的重要性日益凸顯。檔案著錄是否完整、準(zhǔn)確，將直接決定了檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，影響著檔案檢索與利用的有效性。

那么問題來了：檔案著錄項(xiàng)那么多，全部錄完太耗時(shí)耗力，哪些著錄項(xiàng)是必要的？哪些著錄項(xiàng)更“有用”？關(guān)于檔案著錄項(xiàng)的干貨來了，趕緊來看看！

1、哪些是必要著錄項(xiàng)？

對(duì)于一般單位組織、涵蓋各檔案門類而言，最關(guān)鍵的檔案著錄項(xiàng)一般是：

題名、日期、責(zé)任者、保管期限、頁數(shù)

為了檢索能順利進(jìn)行，需要完整、準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入。

其次，根據(jù)不同管理需求，不同檔案門類的文件，可以確定不同的必要著錄項(xiàng)。

比如，有些企業(yè)中“合同檔案”被劃分為獨(dú)立大類，那么對(duì)于合同檔案至關(guān)重要的合同編號(hào)、合同名稱、合同簽訂日期、合同金額、頁數(shù)這些關(guān)鍵信息，就可以定為必要著錄項(xiàng)。

同時(shí)，我們可以參考法規(guī)對(duì)于檔案館(室)的著錄項(xiàng)要求。

根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—2022），檔案著錄項(xiàng)目分為標(biāo)識(shí)、背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)、查閱與利用控制、相關(guān)檔案材料、附注、著錄控制，共7大項(xiàng)，35小項(xiàng)。

其中：

必著有9項(xiàng)：檔案館代碼（全宗級(jí)）、著錄層級(jí)、檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、檔案保管沿革（全宗級(jí)）、保管期限、開放標(biāo)識(shí)；

有則必著有5項(xiàng)：文件編號(hào)、載體形態(tài)（文件級(jí)）、銷毀情況、密級(jí)、公開屬性。

2、哪些著錄更“有用”？

檔案著錄，最主要還是為了更好地管理與利用檔案。那么，哪些著錄項(xiàng)更“有用”？錄入后有什么效果？下面，我們通過會(huì)博通系統(tǒng)來演示看看。

●自定義著錄項(xiàng)

首先，在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)，您可按需靈活、完整地設(shè)置著錄項(xiàng)。

會(huì)博通系統(tǒng)提供了不同檔案門類的、符合《檔案著錄規(guī)則》的標(biāo)準(zhǔn)屬性。應(yīng)用分類模版時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)屬性會(huì)直接繼承，如合同檔案的標(biāo)準(zhǔn)屬性包括序號(hào)、合同編號(hào)、責(zé)任者、題名等。

同時(shí)，您可通過附加屬性，來設(shè)置個(gè)性化著錄項(xiàng)，如合同檔案的附加屬性，可以設(shè)置為合同類型等。系統(tǒng)還提供調(diào)整屬性顯示功能，您可設(shè)置必填項(xiàng)、屬性顯示名稱、排列順序等。

●檔案著錄

您可在新建條目時(shí)，直接錄入檔案屬性著錄；亦可批量新建、批量著錄。新增條目完成后，可以通過“屬性”功能，進(jìn)入檔案屬性界面，進(jìn)行修改或補(bǔ)充。

如果您使用的是會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”上傳，還可掃描后自動(dòng)OCR形成雙層PDF，可直接復(fù)制文檔內(nèi)容進(jìn)行著錄。

●檔案檢索

哪些著錄項(xiàng)錄入后更“有用”？毫無疑問，檔案題名是最常用、最關(guān)鍵的。還可通過會(huì)博通的組合檢索、二次檢索等功能，組合日期、保管期限、責(zé)任者等信息，快速定位所需檔案。

此外，在會(huì)博通系統(tǒng)中，還有一項(xiàng)著錄項(xiàng)非常“有用”——存放地點(diǎn)。您可錄入實(shí)體檔案的存放地點(diǎn)，檢索檔案就能快速查詢存放位置，也可進(jìn)行實(shí)體與電子檔案的同步管理。

最后，檔案著錄不完整、不準(zhǔn)確，將會(huì)導(dǎo)致檔案檢索困難，影響檔案信息的利用。例如，合同檔案如果沒有錄入合同金額、責(zé)任者，遇到同名合同時(shí)，需花費(fèi)更多時(shí)間去分辨；如果保管期限著錄錯(cuò)誤，可能會(huì)導(dǎo)致檔案過早銷毀或過晚處理，影響檔案的正常效用。因此，著錄必須確保完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，確保關(guān)鍵信息都能準(zhǔn)確無誤地記錄和保存，才能更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理與利用。

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