檔案收集、掃描到移交，這流程怎么捋才順？

2024/12/18 16:46:46 來源：作者：小博瀏覽量： 1629

繁忙的企業辦公室里，似乎總會有那么幾堆“無處安放”的文件：這份是收集起來等掃描的，那份是掃描后準備交檔案員的……一看如亂麻，一翻如山崩，太！亂！了！

且慢，讓我們重啟一下，來捋順——檔案從收集、數字化上傳到移交的流程！

首先，應用會博通掃描機器人“龜仔”，公司可以無需設置專人進行掃描，員工自行登錄“龜仔”程序，就可以快速掃描紙質文件，將文件數字化上傳到系統中。

員工上傳的電子文件，會直接傳輸到會博通系統，儲存至管理員預設的目錄內。除了員工本人和管理員，其他人都無法查看，避免了公用電腦的泄密風險。

對于掃描后的紙質文件，我們可以在“龜仔”旁放一個文件盒，員工掃描后將紙質文件放入盒子內保存即可。如果是涉密文件，可以設置專門的保密柜來存放。

同時，管理員可以每周或每隔固定時間，就到辦公室收走已掃描的紙質文件資料，移交到公司的檔案室。這樣無論是管理員，還是員工，都無需為了交收文件而頻繁跑腿。

由于所有文件都已通過“龜仔”數字化上傳，管理員可以在會博通系統上，集中對收集的文件進行管理，如批量下載或導出，或進行歸檔、鑒定等流程。

有了“龜仔”，全員參與收集、集中進行管理，文檔數字化管理更高效了！

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