人事檔案如何集中統一、分級負責管理？

會博通綜合檔案管理系統資深產品經理指出：集中統一、分級負責管理人事檔案既是人事檔案的管理原則，也是人事檔案的管理體制。“集中統一”是指人事檔案必須集中由組織、人事、勞動部門統一管理，具體業務工作由直屬的人事檔案部門負責，其他任何部門或個人不得私自保存人事檔案，嚴禁任何個人保存他人的人事檔案材料，違反者要受到追究。

《干部檔案工作條例》指出：干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。《干部檔案工作條例》第30條還明確規定：嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情節輕重，予以嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》的，要依法處理。這就明確規定了公共部門人事檔案材料的所有權屬于國家，并由國家授權由組織、人事、勞動部門統一管理。這一管理原則，便于加強對人事檔案工作的領導，促進這些單位的領導人把人事檔案工作納入議事日程。

“分級管理”是指全國人事檔案工作，由各級組織人事部門根據其管理權限負責某一級人員的人事檔案材料，并對人事檔案工作進行指導、檢查與監督。一般來講，工人檔案由所在單位的勞動（人力資源）部門管理，學生檔案由所在學校的教務或學生工作部門管理，干部檔案是按干部管理權限由各級組織、人事部門分級管理，即管哪級干部，就管哪一級干部檔案，使人員管理與檔案管理的范圍一致。這種管人與管檔案相統一的管理體制，使人事檔案工作與人事工作的關系非常密切，有利于各級組織、人事部門對人事工作的領導，也可以為人事檔案的管理與利用提供組織保障。

在市場經濟條件下，應注意級別不要分得太細。一旦級別分級過細，過分強調管人與管檔完全一致，勢必導致分散多頭管理、管檔單位與兼職人員過多等問題，因而實行適度分級即可。由于黨政機構與企事業單位及其他機構的工作性質、職能任務不同，其人事檔案的管理級別應區別對待。首先，黨政機構人事檔案管理應適度分級。由于我國傳統上把人才人為地分成中央、部委、市屬、部門和民營等幾大塊管理，所以我國人事檔案所在機構和人事檔案形成者歷來存在級別之差，且分得過細。從人事檔案所在行政機構的級別上說，有中央級、省級、市級、縣級、鄉鎮級等；從黨政機構人事檔案形成者的行政級別來說，有一般科員級、副科級、正科級、副處級、正處級、副廳級、正廳級、副省級、正省級、副部級、正部級等。由于各級別的人事檔案形成者所處的地位與身份不同，從事的工作性質不同，對國家所作貢獻有大小之分，其檔案的保存價值、保密范圍也必然存在一定差異，因此，過去人事檔案管理所分的級別很細，不同級別由不同機構保存，這對于重要人物檔案的保管和保密具有有利的一面，但分得過細，則不便保管和利用。特別是社會主義市場經濟條件下，民主化程度提高、透明度增強、各類人員級別變化較大，各類人員工作單位和工作性質不像計劃經濟時期那樣穩定，而是具有較大的靈活性，可以進行合理流動和自由擇業，政府機構人員也面臨著分流、下崗的問題，現有近一半的機關干部將被精簡，被精簡下來的機關干部將向企業集團、監督機構、中介組織、個體企業等領域分流，一些國家公務員可能轉化為企業干部或職工，一些普通干部也有可能被提拔為官員。因此，人事檔案管理的級別不宜像過去那樣實行過細過嚴的等級體制，而采取適度分級較為合理。如省級黨政機構的人事檔案分為兩個級別即可，副廳級以上官員的人事檔案由省委組織部檔案機構管理，副廳級以下官員及國家公務員由人事檔案部門管理。市縣級黨政機構更不宜分級過細。

其次，企事業單位人事檔案管理可以不分級。對于企業事業單位的人事檔案來說，可以不分級別，由各單位人事檔案部門、人力資源部或綜合性檔案機構集中統一管理。因為這類機構的人員中從事黨政領導工作的人數較少，大多從事科研、教學、生產、開發等工作，了解、使用這類人員主要看業績和貢獻，各種級別的人事檔案內容大體相同，其保密程度不存在大的差別，不需要像黨政機關分級別分別保管，完全可以由所在單位人事部門或綜合性檔案機構統一管理，這樣可以防止一個單位的人事檔案分散在幾個部門保管或一個人的檔案分別由不同部門保管。同時，此類機構的“干部本位”觀念將逐漸淡薄，如國有企業同行政級別逐漸脫鉤，企業、廠長經理實行自我推薦民主選舉，企業干部處于動態之中，企業干部級別變動頻繁，企業干部級別不像黨政機構官員和國家公務員相對穩定，企業干部級別有時很難確定，所以企業的人事檔案沒有必要實行嚴格的等級管理。高校的校長、書記及有關領導也大多是專業人才、專家，校長一職并不是終身制，不當校長后仍從事自己的專業教學與科研活動。至于普通教師雖然有講師、副教授、教授等各種等級，但每個人處于變化之中，現在是講師，一段時間后可能是副教授、教授，而且這些職稱在聘任制下也不是終身制，因此，更沒有必要分級別管理其人事檔案。