會博通證照管理平臺，解決五類證照管理常見問題

隨著企事單位業務的不斷擴展，對于各大中小型企業，優化現有業務管控模式、強化集團管控，專利、資質、榮譽等證照也在不斷增多。如何妥善存管各類證照,成為亟需解決的問題:如何有序保存證照? 如何避免證照過期失效? 如何方便員工查詢和應用,同時避免惡意擴散?……

所謂“證照”，就是指證件和執照的統稱，如專利、商標、著作權等權力證書，屬于知識產權的法定憑證，但證照管理所涵蓋的范圍更為廣泛，比如，營業執照、經營許可證等經營類執照，質量體系認定證書、高新技術企業認定證書、儀器儀表的檢定證書等資質性證件以及土地證、房產證、車船行駛證等財產性證件，個人的身份證、學歷學位證、駕駛證、技術職稱證書等，這些證件我們都將其統稱為“證照”，它們是企業身份的重要法律依據。

就目前的企業證照管理現狀而言，普遍還存在著管理人才缺失、保存不易、容易丟失、查閱不便等多種問題，主要可以歸類為以下幾個方面：

第一、證照類型多樣，管理部門不統一，需要使用時難以尋找;

第二、許多證照掃描件在商務人員手上都有備份，使用安全難以得到保障;

第三、證照在使用過程中沒有任何記錄，如果出現遺失或損壞的情況難以追究責任;

第四、企業發展過程中的證照文件眾多，關于證照的年審、延期、換證等情況人工難以管理;

第五、證照的申辦、變更、年檢等均無記錄，無法查看證照歷史，追本溯源。

針對以上五類常見的證照管理狀況，如何高效、有序的管理證照成為許多企業所面臨的問題。為了能夠安全保存管理、提高證照的使用效率、實現部門之間的協同辦公，會博通為企業搭建了一個一體化的證照管理平臺，可以實現智能化、有序化、標準化、數字化的管理企業證照文件。

會博通綜合證照管理平臺，讓企業實現各類證照自定義管理分類、自定義證照屬性、證照期限管理、便捷查詢、標準化記錄證照線上線下借還情況、全程跟蹤、安全使用等平臺價值，實現企業證照智能化管理模式。

平臺以證照文件管理系統服務為核心,結合流程管理、物聯網及防擴散等應用體系,為高效、有序的證照文件管理提供信息化支持。

會博通攜新天科技股份打造標桿為案例

客戶案例：連續三年上榜《福布斯中國最具潛力上市公司100強》、電氣行業的領導者——新天科技股份有限公司，與會博通攜手構建證照文件一體化管理平臺，升級信息化水平，為業務高速發展提供有力支撐。

新天科技股份有限公司創建于2000年，是中國智慧能源、智能表及系統行業的先行者。創立以來，新天科技以“掌握核心技術，不斷創新”為核心競爭力，在智慧能源、智能表領域創下多個第一：2001年，研發出了第一只非接觸式IC卡智能表；2004年，研發出第一臺零功耗智能表；2010年，研制出中國領先的基于GIS的智慧能源系統……

新天科技選擇與會博通攜手，打造企業證照文件一體化管理平臺。平臺以證照文件管理系統服務為核心，結合流程管理、物聯網及防擴散等應用體系，為高效、有序的證照文件管理提供信息化支持。

1、自定義+企業需求,實現證照管理系統有序化

(1)自定義管理分類

根據新天科技的管理需求,系統按證照類型劃分為通用類、專用類、員工資質證照三大類,靈活定義,確保與企業管理習慣一致。

(2)自定義證照屬性

存管證照時,新天科技可自由定義證照需附帶什么信息,如該證照的獲得日期、有什么用途、管理者是誰等,清晰記錄,讓證照信息歸檔更規范。

(3)物聯網化管理

系統可為證照生成條形碼、二維碼等唯一編碼,員工掃一掃編碼,即可快速查找到對應證照的屬性信息與存放地點,方便管理與應用。

2、多模塊集成,證照管理系統規范化應用

(1)依權限搜索

當員工需要查找證照時,進入搜索平臺或頁面搜索框,即可依權限搜索;系統支持關鍵詞檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式,方便員工快速查找專利、資質、榮譽等證照。

此外,系統可依權限對搜索信息進行處理,如僅展示條目或展示條目和內容,確保對應權責的員工才能查閱關鍵信息,保障證照的規范化應用。

(2)標準化借還

系統支持線上、線下以及線上線下結合的證照借還管理。員工發起借用流程,即可申請線上或線下取用,免去四處奔波的煩惱。

借用人姓名、部門、用途、歸還時間等信息將全程電子化記錄,信息可追溯;如到期未還,員工會收到流程或短信提醒,大大提高證照借還效率。

(3)防擴散水印

當員工在系統上查閱或打印證照時,屏幕會自動生成水印;水印樣式可按需求靈活設置,并記錄下使用人信息和時間,讓信息泄露有跡可查,更好保障證照的信息安全。

會博通能夠輕松實現證照管理的全面自動化、有序化管理以及證照的規范化應用，降低企業對證照管理人才的需求，實時跟蹤證照動態，簡化證照借閱管理流程，讓企業在改革發展的過程中無后顧之憂，是企業實現智能化發展的一大邁步。