檔案管理神器，你的檔案管理軟件可以與OA系統對接嗎？

一個好用的檔案管理軟件，必不可缺的一點是什么？小編認為，是兼容性。

信息化時代，企事業組織在運營過程中，少不了應用各種系統：OA辦公系統、合同管理系統、ERP系統……這些系統就像江湖六大門派一樣，各自獨立運行。儲存在其中的檔案和知識內容，就像各門派獨立管轄的武功秘籍，難以進行整合與共享，形成了一個個的信息孤島。

這樣的信息孤島會帶來很多問題，以某企業的情況為例：國內某大型電力企業，擁有超過150個分支機構。其內部啟用了獨立運行的OA辦公系統、合同管理系統、設備臺賬系統、文書檔案管理系統等。而一個完整的業務閉環往往需要涉及到合同、客戶資料、訂單等模塊，在系統互相獨立的情況下，許多問題隨之而來：信息需要重復輸入，造成額外工作量；信息共享不便，增加溝通成本；信息不對稱，影響業務推進效率……

那么，企事業組織該如何解決這類痛點，將獨立存在于各系統中的文檔、檔案和知識資源，整合利用起來呢？下面我們就以會博通綜合檔案管理軟件為例，看看檔案管理軟件該如何通過與OA等系統的對接，實現資源的高效整合。

STEP 1：實時轉入，系統化管理

會博通可提供與OA辦公系統、ERP、釘釘、企業微信等的開放接口，進行實時數據與信息對接。各系統中產生的合同、圖紙、技術資料、產品資料、客戶資料等文件，甚至記錄著組織管理經驗的審批痕跡，都可以實時同步到會博通系統中，以便進一步進行管理。

STEP 2：資源整合，知識化管理

各類文件與知識內容轉入會博通后，通過會博通獨有的“歸檔編輯”平臺，即可完成文件的引入、編輯、歸檔等操作。從而將原本分散的知識內容，統一歸檔為檔案。

同時，通過會博通的自定義功能，組織可以自由設定檔案的管理分類與屬性，如：按照合同、人事、制度等檔案模塊進行管理，靈活適應管理工作的需要。

會博通綜合檔案管理軟件就像是各大系統“門派”間統一的“藏經閣”，將各系統中的知識內容匯聚到了一個系統中，即實現了知識資源的規范整合與儲存，亦為后續的查找與利用提供了便利。

STEP 3：規范化知識查找與應用

基于前面兩步，各系統中的知識內容實現了規范化的歸檔與整合。當業務需要查找或應用時，通過會博通的搜索平臺，即可快速進行搜索。并且，搜索結果會根據操作者的職能權限自動進行處理，讓檔案和知識資源的應用更加規范。

同時，會博通提供了專門的檔案借還功能。通過流程，即可依審批授權，對所需檔案進行借閱與歸還。系統還提供了檔案利用統計、歸還提醒等功能，為知識的共享與管理提供了便利。

企業案例：檔案管理軟件與OA系統對接

某大型跨國企業在華機構，在企業內部部署了OA、PDM、ERP、財務管理等專業化系統。但由于各系統間各自獨立，積累下的大量知識與信息內容難以進行共享與協作。企業經過多方對比后，引入了會博通，實現與OA系統的對接，并集中統一管理文件、合同、資料、檔案等所有知識內容。通過建立面向全企業的工作搜索平臺，全國各地的員工都可依權限和工作需要進行搜索。從企業層面實現了知識的整合與共享，提高了知識應用的效率。

小結

你的檔案管理軟件可以與OA系統對接嗎？小編認為，一個好用的檔案管理軟件，應該具有高度的靈活性和兼容性，這樣才能滿足實際工作中復雜的環境以及多變的需求。通過應用會博通綜合檔案管理軟件，企事業組織可以輕松實現“OA辦公系統+檔案管理”、“企業微信+檔案管理”、“釘釘+檔案管理”等模式，從而打通知識資源從生成、管理到再應用的全鏈路，促進知識資產的沉淀和增值。