如何打通文檔全生命周期管理的“任督二脈”，讓管理效率加倍？

文檔全生命周期是什么？

文檔全生命周期，指的是文檔從“生”——創建，經“存”——存用，到“終”——銷毀的全過程。不同類型（如紙質文檔和數字文檔）、不同用途（如報告文檔、技術文檔）的文檔，其所經歷的生命周期也會有所不同。常見的文檔全生命周期，主要包括文檔的創建/采集、整理、歸檔、利用和銷毀等環節。

在這個信息爆炸的時代，企事業組織中每天都會產生大量的信息和文檔。這些文檔資源由不同的人員產生，又散布在不同的終端上，在各類系統和溝通軟件中流轉。

如果不對其全生命周期實施統一、規范化管理，不僅容易導致有價值的知識資源流失，不利于發揮文檔的最佳效用，更可能會引發信息泄露等安全問題。從這個角度來看，實施文檔全生命周期管理，同時也是在實施知識全生命周期的運行、讓知識資源價值更大化的過程。

那么，文檔的全生命周期管理該如何實現呢？下面我們就以會博通綜合文檔管理系統為例，探究其中奧妙。

綜合文檔管理專家，智能化、系統化管理文檔全生命周期

創建/采集：會博通支持多種采集渠道與采集方法，可通過新建、掃描、上傳、導入等方式，對電子文檔與實體文檔進行創建與采集。

分類/整理：通過會博通獨有的自定義功能，用戶可根據需求，對各層級文檔的分類架構、目錄、屬性等進行自定義預設。文件需按什么分類歸檔、各層級有什么目錄、需錄入哪些信息等，完全可根據用戶的需求而定。

較為常見的應用方式是：為電子文檔預設與實體文檔存放情況一致的分類架構。這樣一來，不僅可通過系統查看各類文檔，還可通過存放位置地圖功能，快速定位實體文檔位置，實施同步管理。

歸檔：會博通提供了多種歸檔方式，除了可針對文件發起專門的歸檔流程，實現自動化歸檔外，還可以讓業務流程與歸檔流程形成閉環，將業務所產生的成果文件與審批痕跡一并歸檔。實現文檔從創建到歸檔的全流程自動化。

搜索：會博通提供了方便好用的搜索功能，不僅支持組合搜索、關鍵詞搜索、二次搜索等，還可根據搜索者權限展示搜索結果，讓文檔在安全的基礎上快速呈現在所需的人面前。

借還：如何讓文檔像借、還書一樣，經審批快速流轉？會博通通過借還流程即可輕松實現。在會博通系統內，借還流程的步驟、表單、審批人皆可按照用戶需求自定義設置。系統還會自動登記借還信息，并支持歸還提醒。即實現了對文檔的利用管控，也促進了知識的靈活流動。

注銷：針對過期、需要銷毀的文檔，通過會博通專門的銷毀流程，即可完成單獨或批量文檔的銷毀。同時，還可創建銷毀庫保存已注銷的電子文檔，以便后續進行復原、查詢。

會博通以流程化體系，串聯起文檔全生命周期

在上文中可以發現，會博通對于各生命周期的管理，都可通過規范化的流程來實現。這也是會博通系統的一大特色：流程化的文檔全生命周期管理。

文檔、知識內容等資源，不僅能隨流程發起而產生，比如在業務流程中，應用系統模板快速創建報價單等；也可以通過流程進行協作、共享，比如通過借用流程查閱文檔，或將業務所需文檔通過流程發起流轉等；還能通過流程沉淀企業知識資產，比如通過歸檔流程，將審批痕跡與成果文件一并歸檔等。這樣一來，組織內部的知識資源真正實現了“從業務中來，應用到業務中去”，從而更好地發揮其知識效用。

會博通以多維安全管控，為文檔全生命周期提供安全防護

為了保護組織的知識資產安全，會博通綜合文檔管理系統中配置了多重安全管控措施：

細粒化權限體系：可針對模塊、人員、操作行為、信息等進行操作授權；文檔的查閱、利用等均需依權限而行，規范文檔管理和應用的各個環節。

“黑匣子”記錄：文檔操作與變更全程，都會在系統留下痕跡，便于管控與追溯。

安全策略：配備了SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略，多維度為信息安全把好關。

文檔全生命周期管理的價值

借助會博通綜合文檔管理系統的例子可以看出，通過文檔全生命周期管理，組織可以將不同來源、不同性質、不同用途的文檔資源整合起來，進行統一化、規范化管理。在此基礎上，文檔所承載的知識內容，通過分享、整合、存儲、更新等知識生命周期的過程，可以更好地發揮其效用價值。這不僅有利于文檔等知識資源的整合與沉淀，更利于其在循環應用中實現創新，為組織的知識生態鏈提供源源不斷的動力，促進團隊組織打造更強的核心競爭力。