如何進(jìn)行有效的文檔管理？這三點(diǎn)很重要

企業(yè)文檔管理，如果管理鏈路割裂，很容易帶來(lái)額外工作量：A員工負(fù)責(zé)紙質(zhì)文檔收集與核對(duì)，B員工負(fù)責(zé)歸檔，C員工把控文檔利用……文檔管理缺少全鏈路把控，文檔流轉(zhuǎn)到哪一步，得一個(gè)個(gè)節(jié)點(diǎn)詢問；一旦相關(guān)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人離職，還得花時(shí)間查詢和追溯，令人煩惱。

如何進(jìn)行有效的文檔管理？小編結(jié)合文檔信息化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)一下三條經(jīng)驗(yàn)：

1. 建設(shè)一站式文檔管理平臺(tái)，統(tǒng)一管理文檔

通過(guò)一站式文檔管理平臺(tái)，可輕松解決上述問題。

負(fù)責(zé)各環(huán)節(jié)的文檔管理人員，通過(guò)相應(yīng)的系統(tǒng)流程，即可完成企業(yè)文檔從采集、錄入、整理、歸檔到再利用等工作，跨部門、跨地域地實(shí)現(xiàn)文檔的全生命周期管理。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)清晰記錄文檔流轉(zhuǎn)痕跡、流程審批結(jié)果等，文檔流轉(zhuǎn)的每一步都“安排”得明明白白。

2. 加強(qiáng)文檔的利用，提高工作效率

專業(yè)的文檔一體化管理平臺(tái)，配置完善的文檔搜索和借還功能，讓文檔應(yīng)用變得更簡(jiǎn)單。

海量文檔，一鍵搜索：員工可通過(guò)組合搜索、全文搜索、二次搜索、類自然語(yǔ)言搜索等多種搜索功能，一鍵快速查找到所需信息。

通過(guò)流程借還：通過(guò)企業(yè)文檔借還功能，員工通過(guò)流程申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)線上審批后，可線上或線下進(jìn)行取用，擺脫紙質(zhì)審批的低效桎梏；同時(shí)，借用人、用途、借用時(shí)間等都會(huì)一一記錄，以便后續(xù)追蹤。更完善的是，系統(tǒng)還會(huì)提供歸還提醒功能、文檔利用統(tǒng)計(jì)功能，助力企業(yè)文檔應(yīng)用更加規(guī)范。

3. 建設(shè)權(quán)限管理體系，保障文檔安全

首先，系統(tǒng)內(nèi)的每一個(gè)分類都要單獨(dú)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置；并且，授權(quán)對(duì)象、權(quán)限內(nèi)的可訪問密級(jí)及可進(jìn)行的操作行為，均可根據(jù)工作需要靈活設(shè)置。多種授權(quán)方式、多個(gè)授權(quán)支點(diǎn)，可深度定義每一位用戶在每一個(gè)模塊、對(duì)每一條信息的可操作行為，靈活適應(yīng)企業(yè)的精細(xì)化管理需求。此外，當(dāng)企業(yè)安全策略發(fā)生變化時(shí)，企業(yè)要隨時(shí)對(duì)已定義好的權(quán)限體系進(jìn)行調(diào)整，支撐不斷發(fā)展的管理與業(yè)務(wù)需求。

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