政府文件管理軟件選型的四大要素

電子文件是電子政務活動的主要工具和真實記錄,電子文件管理的疏漏或不當,可能造成政府機構和社會記憶的某些空白,使機構和國家為此遭受政治、經濟和文化等方面的重大損失。因此,政府電子文件管理是電子政務建設的題中應有之義。而政府文件管理軟件是實現政府文件管理的重要載體，那么，如何做好政府文件管理軟件選型呢？我們從以下四大要素進行分析，為大家提供參考。

第一：政府文件的全生命周期管理

通過文檔全生命周期管理，組織可以將不同來源、不同性質、不同用途的文檔資源整合起來，進行統一化、規范化管理。在此基礎上，文檔所承載的知識內容，通過分享、整合、存儲、更新等知識生命周期的過程，可以更好地發揮其效用價值。

知識管理專家會博通專注文檔一體化管理軟件，軟件涵蓋文檔全生命周期管理的專業功能，包括文檔采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

第二：政府文件管理的全面標準化、流程化

文檔、知識內容等資源，不僅能隨流程發起而產生，比如在業務流程中，應用系統模板快速創建報價單等；也可以通過流程進行協作、共享，比如通過借用流程查閱文檔，或將業務所需文檔通過流程發起流轉等；還能通過流程沉淀企業知識資產，比如通過歸檔流程，將審批痕跡與成果文件一并歸檔等。

這樣一來，組織內部的知識資源真正實現了“從業務中來，應用會博通文檔一體化管理軟件不但可實現各類文件的流轉，如檔案移交、歸檔、借還等，而且所有工作流的設計與運作工具，如采購、請假、指派任務等。業務中去”，從而更好地發揮其知識效用。

第三：政府文件管理紙質+電子文件同步管理

不同類型、不同性質的文件檔案，無論是紙質文件還是電子文件，都需要實現有序、同步管理。

通過會博通系統，可實現紙質文檔及電子文檔從采集、整理、錄入、歸檔入庫、借還、編研到注銷等全生命周期管理。不同類型、性質的文檔都能按照企業需求有序歸檔，清晰分類，文檔管理的效率大幅提升。會博通還提供了紙質存放位置地圖的功能，在系統中一查即可了解其存儲位置。

第四：政府文件管理需注重權限及安全管理

權限管理是否足夠細化、是否具備足夠的彈性，不僅關乎政組織的信息安全，更與組織的精細化程度、管理效率密切相關。

會博通文檔一體化管理軟件能夠為文檔提供細粒化、多維度的權限及安全管理體系：

（1）嚴密權限控制：文檔的編輯、搜索、查閱、借還等操作，均需依據權限進行，權限是針對對象、行為、信息等不同的層面進行設置。

（2）防擴散水印：查閱、打印檔案時均會自動帶上水印，擴散可追溯且操作全程在線留痕，避免組織重要信息外泄。

（3）多重安全機制：提供包括SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略。多重控險關卡，為文檔信息安全保駕護航。